Бухгалтерская справка — простой с виду документ, но с большими возможностями․ Однако не все бухгалтеры уделяют ему должное внимание, а ведь именно справка часто становится основанием для удержаний из заработной платы, исправления ошибок и подтверждения расчётов․ В этой статье подробно разберём, как правильно составить бухгалтерскую справку на удержание․
Что такое бухгалтерская справка на удержание
Бухгалтерская справка — это первичный учётный документ, который составляеться в произвольной форме и служит основанием для отражения в учёте хозяйственной операции․ Справка на удержание оформляется, когда необходимо удержать из заработной платы сотрудника определённую сумму, например:
- неотработанный аванс;
- неизрасходованные подотчётные суммы;
- материальный ущерб, причинённый работодателю;
- излишне выплаченную заработную плату (при счётной ошибке);
- удержания по исполнительным документам (алименты, штрафы);
- стоимость форменной одежды, путёвок и т․п․
Обязательные реквизиты документа
Хотя унифицированной формы бухгалтерской справки не существует, она должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учёте:
- наименование документа — «Бухгалтерская справка»;
- дата составления;
- наименование организации (например, ООО «*»);
- содержание хозяйственной операции — причина и основание удержания;
- измерители операции в денежном выражении — сумма удержания;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой․
Пошаговая инструкция по составлению
Шаг 1․ Укажите шапку документа
В верхней части укажите название организации, номер справки и дату её составления․ Например: «Бухгалтерская справка № 12 от »․
Шаг 2․ Опишите основание удержания
Максимально подробно укажите причину удержания и ссылку на подтверждающий документ: приказ руководителя, заявление сотрудника, исполнительный лист, акт о причинении ущерба․ Например: «На основании приказа № * от ․․2026 и заявления работника Иванова И․ И․»․
Шаг 3․ Укажите данные сотрудника и сумму
Приведите ФИО работника, его должность, табельный номер, сумму удержания (цифрами и прописью) и период, за который производится удержание․
Шаг 4․ Отразите бухгалтерские проводки
Укажите корреспонденцию счетов, например: Дт 70 — Кт 73․2 (удержание за причинённый ущерб) или Дт 70 — Кт 76 (удержания по исполнительным листам)․
Шаг 5․ Подпишите документ
Справку подписывает бухгалтер, составивший документ․ При необходимости, главный бухгалтер․ Подпись расшифровывается: должность, подпись, фамилия и инициалы (например, Петрова А․ С․ — частично: П* А․ С․)․
Образец текста справки
Бухгалтерская справка № 15 от
ООО «», ИНН 77
На основании приказа генерального директора № от ․․2026 произвести удержание из заработной платы менеджера отдела продаж Сидорова С․ С․ (табельный № ) суммы в размере 5 000 (пять тысяч) рублей 00 копеек в счёт погашения невозвращённой подотчётной суммы по авансовому отчёту № от ․․2026․
Проводка: Дт 70 — Кт 71 — 5 000,00 руб․
Бухгалтер: __________ / К* Е․ В․ /
Главный бухгалтер: __________ / М* О․ П․ /
Важные нюансы
- Лимит удержаний․ По общему правилу общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в отдельных случаях — 50% или 70% (например, по алиментам)․
- Согласие работника․ Для ряда удержаний требуется письменное согласие сотрудника — приложите его к справке․
- Хранение․ Справка хранится вместе с расчётными документами не менее 5 лет․
- Исправления․ Ошибки в справке исправляются путём составления новой справки-корректировки, а не зачёркиванием․
Грамотно составленная бухгалтерская справка на удержание защищает организацию при проверках и спорах с работниками․ Уделяйте внимание реквизитам, ссылкам на документы-основания и правильности проводок — и документ будет иметь полную юридическую силу․