Объяснительная записка — это официальный письменный документ, который работник предоставляет работодателю по его требованию, чтобы разъяснить причины опоздания, отсутствия на рабочем месте, невыполнения задания или иного нарушения трудовой дисциплины․ От того, насколько грамотно и правильно составлен этот документ, может зависеть исход дисциплинарного производства․ В этой статье мы подробно разберём, с чего начинать написание объяснительной и как избежать типичных ошибок․
Что такое объяснительная записка и когда она нужна
Объяснительная записка — это обязательный письменный документ при отсутствии на работе, опоздании или нарушении дисциплины․ Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение․ Работнику даётся два рабочих дня на его предоставление․
Типичные ситуации, когда требуется объяснительная:
- опоздание на работу;
- отсутствие на рабочем месте без уважительной причины;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- нарушение правил внутреннего трудового распорядка;
- появление на работе в состоянии опьянения;
- порча имущества работодателя;
- отказ от прохождения медосмотра или обучения․
С чего начинать: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Оформите «шапку» документа
Начинать объяснительную следует с правильного оформления реквизитов․ В правом верхнем углу листа формата А4 указывается:
- Адресат — должность и ФИО руководителя в дательном падеже․ Например: «Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И․ И;»․
- От кого — ваша должность, структурное подразделение и ФИО в родительном падеже․ Например: «от менеджера отдела продаж Петрова П․ П․»․
Шаг 2․ Укажите название документа
По центру листа пишется название: «Объяснительная записка» (без кавычек и без точки в конце)․ Некоторые организации допускают просто слово «Объяснительная»․
Шаг 3․ Напишите заголовок к тексту
Перед непосредственным текстом записки следует краткий заголовок, который начинается со слов «Касательно» или «Относительно»․ Например: «Касательно опоздания на работу »․ Это помогает сразу обозначить предмет документа․
Шаг 4․ Изложите суть — факты и причины
Основная часть пишется в свободной форме, но должна быть чёткой и по делу․ Рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Фактическая часть — признайте или опишите сам факт: «Я, Петров П․ П․*, опоздал на работу на 40 минут»․
- Причины — укажите объективные обстоятельства: «Причиной опоздания стала авария на линии метрополитена, в результате которой движение поездов было остановлено»․
- Аргументы в свою пользу, если считаете себя невиновным, важно грамотно и спокойно привести доводы, без эмоций и обвинений в адрес коллег или руководства․
Шаг 5․ Приложите подтверждающие документы
В объяснительной записке могут быть приложения — любые документы, подтверждающие ваши доводы:
- справка о болезни или травме (подтвердит отсутствие по уважительной причине);
- медицинская справка из травмпункта;
- справка от управляющей компании об аварии в доме;
- квитанция эвакуации автомобиля, справка о ДТП;
- свидетельство о рождении ребёнка и иные документы․
В тексте записки сделайте отметку: «Приложение: справка № 1* от на 1 л․»․
Шаг 6; Поставьте дату и подпись
В самом конце объяснительной проставляются дата подачи документа и личная подпись с расшифровкой․ Например:
_____________ / Петров П․ П․/
Образец объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И; И․
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича*
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу ․
Я, Петров П; П․*, прибыл на рабочее место с опозданием на 40 минут․ Причиной опоздания стала техническая неисправность в метрополитене, в связи с чем движение поездов было временно приостановлено․ Подтверждающую справку прилагаю․ Впредь обязуюсь планировать маршрут с учётом возможных задержек․
Приложение: справка № 2* от на 1 л․
_____________ / Петров П․ П․*/
Советы юристов: чего делать не стоит
- Не отказывайтесь писать объяснительную․ Отказ не освобождает от ответственности — работодатель просто составит акт об отказе, а вы лишитесь возможности изложить свою позицию․
- Не пишите лишнего․ Документ должен быть кратким, по делу, без эмоциональных оценок и излишних подробностей личной жизни․
- Не признавайте вину, если не согласны․ Можно описать факты и указать, что нарушения с вашей стороны не было․
- Не используйте нецензурную лексику и обвинения в адрес коллег и руководства․
- Сохраните копию․ Попросите, чтобы на вашем экземпляре поставили входящий номер и дату регистрации — работодатель обязан зарегистрировать документ․
Начинать объяснительную записку следует с правильного оформления «шапки», названия документа и заголовка со слов «Касательно» или «Относительно»․ Далее кратко и фактологично изложите обстоятельства, укажите уважительные причины, приложите подтверждающие документы и поставьте дату с подписью․ Грамотно составленная объяснительная, это ваш законный инструмент защиты, который может помочь избежать дисциплинарного взыскания или смягчить его последствия;