График отпусков — это не просто формальность, а обязательный локальный нормативный акт, регламентируемый статьей 123 Трудового кодекса РФ․ Его отсутствие или ошибки при составлении грозит административными штрафами, конфликтами с персоналом и внеплановыми проверками Государственной инспекции труда․ В этой статье разберем пошаговый алгоритм составления, утверждения и ведения графика на актуальном примере 2026 года․

Правовая база и сроки утверждения

Согласно ч․ 1 ст․ 123 ТК РФ, график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется․

• На 2026 год: крайний срок утверждения, 17 декабря 2025 года (так как 18 и 19 декабря 2025 г․ — выходные)․
• На 2027 год: крайний срок, 17 декабря 2026 года․

Важно: Начать подготовку документа рекомендуется заранее (оптимально — в ноябре), чтобы успеть собрать пожелания сотрудников, согласовать даты с руководителями отделов и учесть производственную необходимость․

Кто обязан составлять график, а кто — нет?

Обязаны: Все работодатели (организации и ИП), имеющие штатных сотрудников․

Исключения (могут не составлять график):

1. Малые предприятия (до 15 человек): Работодатели со среднесписочной численностью работников до 15 человек вправе не составлять график, а определять порядок предоставления отпусков в письменном соглашении с каждым работником (ч․ 3 ст․ 123 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2)․
2. Новосозданные организации/ИП: В первый год работы компании график отпусков на текущий год составлять не обязательно․ Сотрудники уходят в отпуск по заявлениям по истечении 6 месяцев непрерывной работы․ На следующий год график оформляется в общем порядке․

Подготовительный этап: сбор данных

Перед заполнением бланка специалист кадровой службы (или уполномоченное лицо) должен:

• Опросить сотрудников о пожеланиях․ Практика показывает: лучше разослать официальные уведомления или анкеты за 1,5–2 месяца до срока утверждения․ Учесть мнение работников — прямое требование закона․
• Согласовать с руководителями структурных подразделений․ Нельзя допустить одновременного ухода в отпуск всех ключевых специалистов одного отдела (бухгалтерии, IT, производства), иначе работа встанет․
• Проверить накопленные права․ Учесть неиспользованные дни прошлых лет, дополнительные отпуска (за вредность, нерегулярный график, северные районы и т․д․)․
• Учесть гарантированные категории․ Несовершеннолетние, работники до 18 лет, инвалиды, ветераны труда, работники с детьми до 14 лет (один из родителей) и др․ имеют право выбрать удобное время отпуска (ст․ 267, 122, 123 ТК РФ)․

Форма графика: бланк Т-7 или собственная разработка?

Единая форма Т-7 (утверждена Постановлением Госкомастата от № 1) — это рекомендательный бланк․ Работодатель вправе:

• Использовать форму Т-7;
• Разработать свою форму (таблицу в свободной форме), закрепив её в локальном акте (Положении об отпусках или Политике по кадрам)․

Главное — в документе должны быть обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и ст․ 123 ТК РФ):

• Наименование организации/ИП (полное и сокращенное);
• Название документа («График отпусков на 20__ год»);
• Дата составления и регистрационный номер;
• Табличная часть с данными по каждому сотруднику;
• Подпись руководителя (и печати, если она используется);
• Подписи сотрудников о ознакомлении под роспись․

Пошаговое заполнение табличной части (по колонкам формы Т-7)

Разберем классическую структуру бланка Т-7․ Графы 7–9 заполняются в течение года по мере предоставления отпуска․

Пример заполнения строки на этапе составления (планирования):

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 (План) | 7 (Факт) | 8 | 9 |
| 001 | * * * | Менеджер | Отдел продаж | 28 | 15․07 – 11․08 | — | — | — |

Нюансы, о которых часто забывают

А․ Дополнительные отпуска

Если сотруднику положен дополнительный отпуск (за вредные условия, нерегулярный рабочий день, стаж на Севере и т․д․), его обязательно нужно отразить в графике․ Можно:

• Суммировать с основным (графа 5 = 28 + доп․ дни) и дать одним периодом;
• Выделить отдельной строкой в графике;
• Планировать в другое время по желанию работника․

Б․ Замена части отпуска денежной компенсацией

Работник может заменить часть отпуска (свыше 28 дней) на выплату․ В графике при этом указываються все дни отпуска полностью (и отыгрываемые, и компенсируемые)․ Факт компенсации фиксируется в приказе и в графе 9 («Примечания»)․

В․ Отпуск беременности и родов / Уход за ребенком

Декретные отпуска (БиР, уход за ребенком до 1,5 или 3 лет) в график ежегодных отпусков не включаются․ Они оформляются отдельными приказами․ Однако, если женщина уходит в ежегодный отпуск перед или после декретного — этот ежегодный отпуск в график вносится․

Г․ Сотрудники, принятые в текущем году

Новички, не отработавшие 6 месяцев, в график на текущий год не вносятся (они еще не приобрели право)․ Их отпуск планируется на следующий год или оформляется по заявлению после отработки 6 месяцев (если стороны договорились ранее)․

Утверждение и ознакомление

1. Приказ об утверждении․ График вступает в силу приказом (распоряжением) руководителя․ В приказе ссылаются на ст․ 123 ТК РФ․
2. Ознакомление под роспись․ Каждый сотрудник обязан ознакомиться с графиком под роспись (в самой форме Т-7 есть колонка для подписи работника, либо используется отдельный лист ознакомления)․ Срок, до начала года или сразу после утверждения․
3. Согласование с профсоюзом․ Если в организации есть первичная профсоюзная организация, график согласовывается с ее выборным органом (ч․ 1 ст․ 123 ТК РФ)․ Отказ профсоюза в согласовании не блокирует утверждение, но фиксируется протоколом разногласий․

Изменения в графике в течение года (Корректировки)

График, живой документ․ Изменения допускаются и часто необходимы:

• Перенос отпуска (по инициативе работодателя — только с согласия работника; по инициативе работника — по заявлению)․ Оформляется приказом, вносится в графы 7, 9 графика․
• Разделение отпуска (если изначально планировался целиком, а работник попросил разбить)․
• Вызов с отпуска (только с письменного согласия работника, оплата в двойном размере)․
• Исключение сотрудника (увольнение) или включение нового (если он отработал 6 мес․ и приобрел право)․

Важно: Любые изменения фиксируются в графике (графы 7–9) и подтверждаются приказом․ Переиздавать весь график или издавать новый приказ об утверждении измененного графика не нужно․

Хранение документа

Срок хранения графика отпусков, 3 года (в соответствии со списком стандартных управленческих архивных документов, утвержденным Росархивом)․ Хранить нужно вместе с приказами о предоставлении отпусков и заявлениями сотрудников․ Порядок хранения такой же, как у других локальных нормативных актов․

Ответственность за нарушения

Нарушение сроков составления, порядка предоставления отпусков или отсутствие графика влечет за собой административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц (ИП): штраф от 1 000 до 5 000 руб․ (за повторное — до 20 000 руб․ или дисквалификация на 1–3 года)․
• Для организаций: штраф от 30 000 до 50 000 руб․ (за повторное — от 50 000 до 70 000 руб․ или приостановка деятельности до 90 дней)․

Кроме того, за каждую задержку предоставления отпуска или задержку выплаты отпускных грозит отдельный штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ и возможны выплаты компенсации морального вреда по ст․ 237 ТК РФ․

Инструменты автоматизации: Excel и специализированные сервисы

Для малых компаний удобно вести график в Excel (используя формулы для подсчета дней, условное форматирование для визуализации загрузки по месяцам)․ Существуют готовые шаблоны с макросами․

Для среднего и крупного бизнеса эффективнее использовать HR-системы (СЭД, 1С:ЗУП, Saby, Контур․Персонал, Мое Дело и др․)․ Они позволяют:

• Автоматически рассчитывать сроки отработанного года;
• Формировать график на основе пожеланий и правил ТК РФ;
• Контролировать минимум 14 дней в одной части;
• Генерировать приказы (Т-6) и уведомления одним кликом;
• Вести историю изменений и хранить электронные подписи ознакомления․

Чек-лист: «График готов к утверждению»

1. [ ] Собраны пожелания всех сотрудников (в т․ч․ гарантированных категорий)․
2. [ ] Учтены неиспользованные дни прошлых лет и доп․ отпуска․
3. [ ] Согласованы даты с руководителями отделов (нет «провалов» в штате)․
4. [ ] Соблюдено правило: хотя бы 14 дней подряд в одной из частей отпуска․
5. [ ] Заполнены графы 1–6 формы Т-7 (или своей формы)․ Графы 7–9 пусты․
6. [ ] Подготовлен проект приказа об утверждении․
7. [ ] Проведено согласование с профсоюзом (если есть)․
8. [ ] Приказ подписан руководителем не позднее 17 декабря (для следующего года)․
9. [ ] Сотрудники ознакомлены с графиком под роспись․
10. [ ] Экземпляр графика передан в бухгалтерию для расчета отпускных (за 3 дня до начала отпуска)․

Резюме: График отпусков — это инструмент планирования и правовая защита компании․ Составляйте его заранее, учитывайте интересы сторон, строго следуйте форме и срокам утверждения, а изменения фиксируйте своевременно․ Это сэкономит вам штрафы, нервы и хаос в производственном календаре․

Дата актуальности информации: ․ Нормативная база: ТК РФ, Постановление Госкомастата № 1, Постановление Пленума ВС РФ № 2, ст․ 5․27 КоАП РФ․