Данная статья представляет собой систематизированный обзор нормативного акта, регулирующего организацию делопроизводства в районных (городских) судах общей юрисдикции Российской Федерации с акцентом на гражданское судопроизводство. Основой служит Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» в актуальной редакции (на учтены изменения от и № 266).

Правовая природа и статус документа

Инструкция является внутриведомственным нормативным правовым актом, обязательным для применения судебными приставами, секретарями судебных заседаний, делопроизводителями, помощниками судей и председателями районных судов. Она не регулирует процессуальные сроки и порядок рассмотрения дел (это прерогатива ГПК РФ), а устанавливает организационно-технические стандарты работы с документами: от приема иска до архивирования дела.

• Утвержден: Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 36.
• Действующая редакция: от (с учетом Приказа от № 266).
• Сфера действия: Районные суды, городские суды, межрайонные суды (в части делопроизводства первой инстанции).
• Цель: Обеспечение единообразия ведения делопроизводства, сохранности материалов, статистического учета и перехода на электронный документооборот.

Структура Инструкции (ключевые разделы для гражданских дел)

Документ состоит из разделов, покрывающих полный жизненный цикл дела. Ниже приведены разделы, критически важные для гражданского процесса:

1. Общие положения и руководство организацией делопроизводства (ответственность председателя, судебных приставов, администраторов).
2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции (включая электронный вид через ГАС «Правосудие» / Мой Арбитр / ГАС «Суды общей юрисдикции»).
3. Регистрация и учет гражданских дел (присвоение индексов, номенклатура дел).
4. Формирование и ведение судебных дел (сшивка, пронумеровывание, оформление обложек).
5. Делопроизводство по этапам гражданского процесса (подготовка к судебному заседанию, ведение протоколов, оформление решений).
6. Учетно-статистическая отчетность (заполнение карточек, журналов, реестров).
7. Хранение, передача в архив и уничтожение дел (сроки хранения по актам Росархива).
8. Приложения: формы документов (обложки дел, учетно-статистические карточки, журналы учета, расписки).

Ключевые особенности гражданского делопроизводства

Индексация и регистрация (п. 2.10 Инструкции)

В отличие от уголовных (индекс 55) и административных (66а) дел, гражданским делам присваивается индекс 66. Это базовый идентификатор для автоматизированных систем (АС ГАС «Суды общей юрисдикции») и бумажного учета.

Процедура регистрации включает:

• Внесение сведений в Журнал учета поступивших гражданских дел (форма согласно Приложению к Инструкции).
• Присвоение уникального номера дела (формат: 2-XXXX/2026 — для гражданских дел первой инстанции).
• Создание электронной карточки дела в АС ГАС.

Прием документов в электронном виде (раздел 3.1 актуализированных положений)

Согласно последним изменениям (Приказ № 248 от и редакция 2026 г.), Инструкция детально регламентирует работу с электронными документами, поданными через ЕПГУ / ГАС «Суды» / Систему «Мой Арбитр» (для участников ВАС):

• Проверка квалифицированной электронной подписи (КЭП) заявителя/представителя.
• Автоматическая/ручная регистрация входящего электронного документа.
• Формирование бумажного экземпляра дела (при необходимости) с отметкой о получении в электронном виде.
• Уведомление участников процесса о направлении документов в их личные кабинеты.

Формирование гражданского дела (физического носителя)

Несмотря на цифровизацию, бумажное дело формируется в обязательном порядке для дел, рассматриваемых в традиционном порядке, или по требованию суда.

Структура дела (сверху вниз):

1. Обложка дела (форма по Приложению к Инструкции) с указанием: номера дела, индекса 66, ФИО сторон (), категории спора, суммы иска, даты поступления, судьи.
2. Исковое заявление с приложениями.
3. Документы, подтверждающие уплату госпошлины.
4. Доказательства (копии договоров, чеков, заключений экспертов ).
5. Протоколы судебных заседаний (хронологически).
6. Судебные акты (постановление, определение, приказ) — в оригинале или заверенной копии.
7. Документы апелляционного/кассационного этапов (при возвращении дела).

Важно: Сшивка дела производится тремя отверстиями, пронумеровывание листов сквозное, последняя страница заверяется подписью секретаря/делопроизводителя и печатью суда.

Учетно-статистическая отчетность (Новые формы 2026 г.)

Инструкция устанавливает обязательные формы учета. В последних редакциях (КонсультантПлюс, СПС) актуализированы следующие бланки, критичные для гражданского процесса:

Актуальные изменения 2025–2026 гг. (Приказ № 266 от , ред. от )

Последние поправки внесены для приведения Инструкции в соответствие с новыми нормами ГПК РФ (в т.ч. законами о обязательном досудебном урегулировании, упрощенном порядке, ИС «Правосудие»). Основные направления:

• Досудебное урегулирование: Внесены пункты по учету и контролю за соблюдением досудебной процедуры (проверка приложения к иску доказательств уведомления ответчика).
• Упрощенное производство: Специфика регистрации и движения дел по упрощенному порядку (ст. 232.1–232.4 ГПК) — сокращенные сроки, особенности формирования дела (минимум бумажных носителей).
• Электронное взаимодействие: Обязательное направление копий судебных актов участникам через личные кабинеты ГАС «Суды» с фиксацией факта ознакомления (электронная расписка).
• Исполнительное производство: Уточнен порядок регистрации и учета исполнительных листов, поступивших в суд для направления в ФССП (взаимодействие с АС ФССП).
• Архивное дело: Изменены сроки и порядок передачи дел в архив суда с учетом хранения электронных копий (цифровых двойников) в Едином архиве судебных актов.

Ответственность и контроль

За соблюдение Инструкции в конкретном суде отвечает Председатель суда (п. 1.3 Инструкции). Прямой контроль за состоянием делопроизводства по гражданским делам возлагается на:

• Судебного пристава (организационный контроль).
• Начальника канцелярии / Управления делопроизводства (методологический контроль, проверка журналов, карточек, своевременности регистрации).
• Помощника судьи (контроль за оформлением материалов конкретного дела, подготовкой проекта акта).

Нарушение требований Инструкции (утрата документов, несвоевременная регистрация, ошибки в статистике) влечет дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 192 ТК РФ и Положением о дисциплинарной ответственности судебных приставов/работников аппарата суда.

Взаимосвязь с Инструкцией для судов вышестоящих инстанций

Стоит отличать Инструкцию для районных судов (Приказ № 36) от Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах… (Приказ № 248 от ).

Ключевые отличия для гражданских дел:

• Индексы: В апелляции/кассации гражданским делам присваиваются иные индексы (например, 46 — гражданские дела в апелляции, 47 — в кассации), в то время как в районном суде используется только 66.
• Объем дела: В вышестоящих судах дело формируется из материалов, направленных нижестоящим судом (копии протоколов, решений, жалоб), а не из первичных доказательств.
• Сроки хранения: Отличаются ввиду разной категории ценности дел (решения первой инстанции хранятся дольше определений апелляции в части отдельных категорий).

Практическая рекомендация для специалистов

1. Работайте с актуальной версией. Используйте официальные правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант, СПС Право.ru, сайт cdep.ru / vsrf.ru), так как Инструкция меняется 2–3 раза в год. На актуальна редакция от .
2. Автоматизация. Большинство операций (регистрация, присвоение номера, формирование обложки, заполнение УС карточки) выполняются в АС ГАС «Суды общей юрисдикции». Ручное заполнение журналов допускается только при сбоях системы или по решению председателя.
3. Электронные дела. При формировании дела в системе «Электронное дело» соблюдайте структуру каталогов, установленную Инструкцией и Методическими рекомендациями Судебного департамента. Оригиналы документов, представленных в электронном виде, хранятся в суде до вступления решения в законную силу + 1 месяц (для возможности предоставления на проверку подлинность).
4. Архивация. Перед передачей в архив обязательно проведите инвентаризацию дела (сверку листов с обложкой, наличие всех судебных актов, исполнительного листа). Составьте Акт отбора дел к архиву.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (Приказ № 36), это основной «устав» организационной работы секретаря и делопроизводителя по гражданским делам. Ее знание необходимо для:

• Исключения процесуальных нарушений, связанных с несохранностью документов или пропуском сроков регистрации.
• Корректного формирования статистики (фомы УС карточки), от которой зависит загрузка судей и финансирование суда.
• Эффективного перехода на безбумажные технологии в рамках проекта «Цифровая справедливость».

Регулярный мониторинг приказов Судебного департамента при ВС РФ (раздел «Нормативная деятельность» -> «Приказы») — профессиональный долг каждого сотрудника аппарата районного суда.

Дата актуализации статьи: . Материал подготовлен на основе открытых данных интернета и текстов нормативных актов. Конкретные реквизиты сотрудников судов (ФИО, телефоны кабинетов *) в соответствии с политикой конфиденциальности не публикуются.