Делопроизводство, это система организации документооборота‚ обеспечивающая порядок создания‚ приёма‚ регистрации‚ рассмотрения‚ исполнения и хранения документов в органах государственной власти. В Тамбовской области данная сфера регламентируется рядом нормативных правовых актов‚ ключевым из которых является постановление администрации области от № 353 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области».
Нормативная база
Организация делопроизводства в органах власти Тамбовской области опирается на следующие документы:
- Постановление администрации Тамбовской области от № 353 — базовая Инструкция по делопроизводству в администрации области;
- Распоряжение Правительства Тамбовской области от № 542-р — Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области (с изменениями на );
- Постановление администрации города Тамбова от № 10445 — Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова (с изменениями на );
- Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- Положение о порядке организации и проведения работ по обработке и защите конфиденциальной информации.
Общие положения инструкции
Инструкция по делопроизводству определяет:
- порядок приёма‚ регистрации и первичной обработки входящей корреспонденции;
- правила рассмотрения и резолюционной работы руководства;
- порядок подготовки‚ согласования и подписания проектов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- порядок контроля исполнения поручений;
- правила формирования дел‚ их хранения и передачи в архив;
- порядок работы с обращениями граждан и организаций.
Требования к оформлению документов
Документы‚ создаваемые в администрации области‚ должны соответствовать установленным формам и содержать обязательные реквизиты:
- наименование органа — автора документа;
- вид документа (постановление‚ распоряжение‚ письмо и т.д.);
- дата и регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе (фамилия‚ телефон — указываются в формате: Иванов И.И.‚ тел. 8 (4752) *—*).
Работа с обращениями граждан
Особое место в инструкции занимает порядок работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ. В структуре администрации области действует отдел по работе с обращениями граждан‚ должностные регламенты специалистов которого прямо ссылаются на постановление № 353. Обращения подлежат:
- регистрации в течение установленного срока;
- рассмотрению в течение 30 дней с момента регистрации;
- направлению ответа заявителю по указанному адресу или в электронной форме.
Контроль исполнения и архивное хранение
Исполнение документов и поручений контролируется структурными подразделениями администрации. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел‚ утверждаемой ежегодно. По истечении сроков хранения дела передаются в государственный архив Тамбовской области.
Контактная информация
Актуальные редакции инструкций и нормативных актов размещаются на официальных ресурсах:
- Портал органов государственной власти Тамбовской области: www.tambov.gov.ru;
- Официальный интернет-портал правовой информации Тамбовской области;
- Адрес администрации области: г. Тамбов‚ ул. Интернациональная‚ д. * (частично скрыт);
- Телефон приёмной: 8 (4752) —*.
Инструкция по делопроизводству в администрации Тамбовской области является основополагающим документом‚ обеспечивающим единообразие документационных процессов‚ законность принимаемых решений и эффективное взаимодействие органов власти с гражданами. Знание и соблюдение её положений обязательно для всех государственных гражданских служащих региона.