Командировка, это поездка сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 168), работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд, проживание и другие затраты, связанные с командировкой. Чтобы получить компенсацию, сотруднику часто требуется написать заявление на оплату проезда. В этой статье разберём, как правильно его составить.
Когда нужно заявление на оплату проезда
Заявление может понадобиться в следующих ситуациях:
- сотрудник самостоятельно приобрёл билеты и просит возместить их стоимость;
- работник просит выдать аванс на покупку билетов до начала поездки;
- проезд оплачивался личной банковской картой, и требуется подтверждение расходов;
- сотрудник использовал личный автомобиль и просит компенсировать топливо и износ транспорта;
- стоимость билетов превысила установленный в компании лимит, и нужно согласование.
Общие правила оформления
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа — в правом верхнем углу указывается адресат (должность и ФИО руководителя, например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.») и данные заявителя (должность, ФИО, структурное подразделение).
- Название документа — «Заявление» (по центру).
- Основной текст — просьба оплатить или возместить стоимость проезда с указанием реквизитов приказа о командировке, дат и маршрута поездки, суммы расходов.
- Перечень приложений — билеты, чеки, посадочные талоны, квитанции.
- Дата и подпись с расшифровкой.
Образец заявления на возмещение стоимости проезда
Генеральному директору
ООО «»
Петрову П.П.
от менеджера отдела продаж
Сидорова Сергея Сергеевича
Заявление
Прошу возместить расходы на проезд к месту командировки и обратно в связи со служебной поездкой в г. с по на основании приказа № * от .
Стоимость проезда составила:
- железнодорожный билет Москва — * — 4 500 руб.;
- железнодорожный билет * — Москва — 4 500 руб.
Приложения:
- Билеты — 2 шт.
- Посадочные талоны, 2 шт.
- Чек об оплате — 1 шт.
Сидоров /Сидоров С.С./
Образец заявления на выдачу аванса на проезд
Если билеты ещё не куплены, заявление формулируется иначе:
«Прошу выдать аванс в размере 12 000 (двенадцати тысяч) рублей на приобретение билетов в связи с направлением в командировку в г. * с по (приказ № * от ). Обязуюсь отчитаться по авансовому отчёту в течение трёх рабочих дней после возвращения».
Какие документы подтверждают расходы на проезд
- бумажные и электронные билеты (с маршрут-квитанцией для авиаперелётов);
- посадочные талоны;
- чеки и квитанции об оплате;
- путевые листы и чеки АЗС — при поездке на личном автомобиле (вместе с соглашением об использовании личного транспорта);
- копия приказа о командировке.
Полезные советы
- Сохраняйте все билеты и чеки. Без подтверждающих документов бухгалтерия вправе отказать в возмещении.
- Уточните лимиты. Во многих компаниях локальными актами установлены ограничения на класс обслуживания (например, только эконом-класс).
- Подавайте заявление вовремя. Авансовый отчёт с приложениями обычно сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения.
- Согласуйте отклонения заранее. Если стоимость билетов превышает норматив, получите письменное согласие руководителя до покупки.
- При утере билета запросите у перевозчика справку о стоимости проезда — она может быть принята как подтверждение.
Заявление на оплату проезда в командировку — простой документ, но его правильное оформление ускоряет получение компенсации и избавляет от доработок авансового отчёта. Укажите реквизиты приказа, даты и маршрут поездки, точную сумму расходов, приложите подтверждающие документы — и бухгалтерия возместит затраты без лишних вопросов.