График отпусков — обязательный локальный документ, который должен быть в каждой организации․ Он регламентируется статьёй 123 Трудового кодекса РФ и обязателен как для работодателя, так и для работников․ В этой статье разберём, как правильно составить график запланированных отпусков, какую форму использовать и приведём образец заполнения․
Зачем нужен график отпусков
График отпусков решает сразу несколько задач:
- обеспечивает равномерное распределение отпусков сотрудников в течение года;
- позволяет избежать ситуации, когда одновременно отдыхает весь отдел;
- даёт работодателю возможность заранее спланировать замещение отсутствующих сотрудников;
- защищает права работников на ежегодный оплачиваемый отдых;
- помогает избежать штрафов со стороны трудовой инспекции․
Отсутствие утверждённого графика отпусков — нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Сроки составления и утверждения
Согласно ч․ 1 ст․ 123 ТК РФ, график отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового года․ То есть график на 2027 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2026 года․
Ознакомить работников с графиком под подпись закон прямо не обязывает, но на практике это рекомендуется делать — например, с помощью ознакомительного листа или графы в самом документе․
Форма графика: Т-7 или своя
Традиционно используется унифицированная форма № Т-7 (ОКУД 0301020), утверждённая Постановлением Госкомстата РФ от № 1․ Однако с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным — организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике․
Многие компании ведут график в Excel или Google Таблицах с автоматическим расчётом дней отпуска, остатка дней и наглядной разбивкой по месяцам (в т․ч․ в виде диаграммы Ганта)․
Структура графика отпусков (форма Т-7)
График содержит следующие графы:
- Графа 1 — наименование структурного подразделения;
- Графа 2 — должность (специальность, профессия) по штатному расписанию;
- Графа 3, фамилия, имя, отчество работника;
- Графа 4 — табельный номер;
- Графа 5 — количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
- Графа 6 — запланированная дата начала отпуска;
- Графа 7, фактическая дата начала отпуска (заполняется по факту);
- Графа 8 — основание переноса отпуска (реквизиты документа);
- Графа 9 — дата предполагаемого отпуска при переносе;
- Графа 10, примечание․
Важно: в графе 6 нужно указывать не только месяц, но и конкретную дату начала отпуска․ Графы 7–9 заполняются по факту, когда сотрудник уходит в отпуск или переносит его․ Предварительно их можно заполнять карандашом․
Образец заполнения графика отпусков
Ниже приведён пример заполнения (данные сотрудников частично скрыты):
| № | Подразделение | Должность | ФИО | Таб․ № | Дней | Дата начала (план) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Иванова А․ | 00 | 28 | — | |
| 2 | Отдел продаж | Менеджер | Петров С․ | 00 | 14 + 14 | / | Отпуск разделён на части |
| 3 | Производство | Мастер смены | Сидоров В․* | 00 | 28 | — |
График подписывает руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, утверждает — руководитель организации․ Дополнительно может издаваться приказ об утверждении графика отпусков в свободной форме․
Кого учитывать в первую очередь
Некоторые категории работников вправе уйти в отпуск в удобное для них время, и их пожелания обязательны к учёту:
- несовершеннолетние работники (ст․ 267 ТК РФ);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
- мужья в период нахождения жён в отпуске по беременности и родам;
- совместители — одновременно с отпуском по основному месту работы;
- ветераны боевых действий, почётные доноры, чернобыльцы и другие льготные категории;
- родители трёх и более детей до 18 лет (пока младшему не исполнится 14 лет)․
Перенос и изменение отпуска
Если отпуск переносится по соглашению сторон или в связи с производственной необходимостью, в графе 8 указывается основание (например, заявление работника от *․․2026 № **), а в графе 9, новая дата․ О предстоящем отпуске работника нужно уведомить под подпись не позднее чем за две недели до его начала․
Срок хранения
График отпусков необходимо хранить 3 года (п․ 453 Перечня, утв․ Приказом Росархива от № 236)․
Грамотно составленный график запланированных отпусков — это защита от штрафов и конфликтов в коллективе; Используйте форму Т-7 или собственный шаблон в Excel, утвердите документ до 17 декабря, учитывайте права льготных категорий работников и фиксируйте все переносы отпусков документально․