Материальный отдел (или отдел материально-технического снабжения — МТС) является ключевым звеном в логистической цепочке любого предприятия. От четкости его работы зависит бесперебойность производственных процессов, своевременность поставок сырья, материалов и оборудования. В данной статье подробно разберем, как формируется график работы сотрудников отдела, какие режимы труда применяются на практике и как правильно оформить соответствующие локальные нормативные акты.

Понятие и правовая природа графика работы

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), график работы — это внутренний документ организации, в котором представлен предварительный учет рабочего времени на каждого сотрудника за отведенный период (месяц, квартал, год). Он является обязательным элементом внутреннего трудового распорядка и должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (при ее наличии) и утвержден приказом (распоряжением) работодателя.

График помогает:

• Четко распланировать время, отведенное на работу и отдых;
• Визуализировать распорядок дня для всего коллектива;
• Обеспечить соблюдение норм продолжительности рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
• Планировать загрузку склада и зоны приемки/отгрузки.

Основные виды режимов работы в материальном отделе

Выбор режима работы зависит от специфики предприятия, режима работы склада и производственных потребностей. На практике чаще всего встречаются следующие варианты:

Стандартная пятидневка (40 часов в неделю)

Наиболее распространенный вариант для офисной части отдела (заведующий складом, менеджеры по закупкам, кладовщики-учетчики, работающие в 1С).

Пример типового расписания:

• Понедельник – четверг: с 08:30 до 17:15 (перерыв на отдых/питание 1 час);
• Пятница: с 08:30 до 16:15 (сокращенный день перед выходным);
• Суббота, воскресенье: выходные дни.

Другой популярный стандарт: пятидневка с 9:00 до 18:00 с часовым обедом. В период сдачи отчетности или проведения инвентаризаций возможны переработки (с оформлением по ст. 152 ТК РФ).

Режим со сменной работой (круглосуточный склад)

«Если рабочий график компании круглосуточный, то и работа хранилищ обязана быть такой же.»

Для предприятий с непрерывным производственным циклом (металлургия, нефтепереработка, крупные логистические центры) вводится сменный график. Обычно это:

• Две смены по 12 часов (например, 08:00–20:00 и 20:00–08:00);
• Три смены по 8 часов.

В этом случае график работы составляется в виде табеля учета рабочего времени на учетный период (месяц/квартал) с учетом суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

Гибкий график и сдвинутое начало рабочего дня

Для специалистов по закупкам, логистам, часто выезжающим на поставщиков или на объекты, может устанавливаться гибкий график (ст. 102 ТК РФ) с обязательным присутствием в «ядро» рабочего дня (например, с 11:00 до 15:00).

Часы приема посетителей и внутренней клиентуры

Важным аспектом работы материального отдела является взаимодействие с внутренними заказчиками (цехами, отделами) и внешними поставщиками/перевозчиками. Часто устанавливаются специальные часы приема для выдачи ТМЦ, приемки грузов или консультаций по заявкам.

Пример регламента приема (на основе практики крупных организаций/университетов):

• Понедельник – пятница: с 09:00 до 11:00 и с 14:00 до 15:30.

В остальное время сотрудники занимаются учетом в 1С, инвентаризацией, размещением грузов, документацией. Центральный склад может иметь свой режим: Понедельник-четверг с 8:00 до 17:00, Пятница до 16:00.

Специфика распределения функций и графиков внутри отдела

«Каждому специалисту выделяется определенный фронт работы. В очень больших корпорациях специалисты по учету будут разделены по отделам, например, материальный отдел, где каждый специалист будет заниматься учетом определенного вида ТМЦ.»

Это означает, что график может отличаться даже внутри одного отдела:

1. Начальник отдела МТС / Заведующий складом: Часто работает по стандартному графику управления (5/2), но несет ответственность за доступ к складу в нерабочее время (аварийные случаи).
2. Кладовщики-комплектавщики / Грузчики: График привязан к сменам производства или окнам приемки/отгрузки автотранспорта. Могут работать 5/2, но со сдвинутым началом (например, 07:00–15:00 для утренней приемки).
3. Учетчики (1С: Торговля и склад / Управление производственным предприятием): Обработка первичной документации, проведение инвентаризаций. Обычно 5/2 (9:00–18:00). Требования: пользователь ПК, легкая обучаемость, внимательность, работоспособность.
4. Менеджеры по закупкам / Снабженцы: График может быть гибким с учетом часов работы поставщиков.
5. Заместитель начальника отдела МТО: График работы с 8.00-17.00, 5/2, 8-часовой рабочий день.

Процедура составления и утверждения графика

Процесс оформления графика работы включает несколько этапов:

Этап 1: Разработка проекта

Ответственный лицо (часто HR-специалист или начальник отдела) готовит проект графика на учетный период (месяц/квартал/год) в табличной форме (Excel/Word или в АСУ «Кадры»).

Этап 2: Согласование

Проект направляется на согласование к выборному органу первичной профсоюзной организации (если есть). Срок согласования — не более 5 рабочих дней.

Этап 3: Утверждение

Работодатель издает Приказ (распоряжение) об утверждении графика работы не позднее чем за 1 месяц до вступления в силу (ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

Этап 4: Ознакомление под роспись

Каждый сотрудник материального отдела должен ознакомиться с графиком под личную подпись не позднее чем за 1 месяц до его вступления в силу.

Этап 5: Учет фактического времени

На основе графика ведется Табель учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13). Отклонения от графика (опоздания, переработки, отгулы, больничные) фиксируются в табеле специальными кодами.

Особенности работы в периоды пиковых нагрузок

Материальный отдел часто испытывает пиковые нагрузки в определенные периоды:

• Конец месяца/квартала/года: закрытие периодов в 1С, сдача отчетности, инвентаризация.
• Сезонные закупки: подготовка к отопительному сезону, посевной кампании и т.д.
• Годовая инвентаризация: часто требует привлечения всего персонала отдела и даже сторонних аудиторов в нерабочее время (выходные).

В эти периоды график может временно изменяться (введение сверхурочных, перенос выходных дней) только на основании приказа и с письменного согласия сотрудников (для отдельных категорий — по инициативе работодателя, ст. 113 ТК РФ).

Типовые ошибки при составлении графика

• Отсутствие перерыва на отдых и питание (обязателен при работе более 4 часов, ст. 108 ТК РФ).
• Превышение нормы часов за учетный период при суммированном учете без компенсации переработок.
• Нарушение срока ознакомления (менее чем за месяц).
• Несогласованность с профсоюзом (при его наличии).
• Игнорирование специфики склада: график офиса не совпадает с графиком приемки грузов на воротах, что приводит к простою транспорта.

Автоматизация и учет в 1С

Современные материальные отделы работают в информационных системах (1С:Предприятие — Торговля и склад, Управление торговлей, ERP, КА). График работы сотрудников может быть заведен в подсистему «Управление персоналом» (ЗУП) или «Табель учета рабочего времени» для автоматического расчета заработной платы и контроля норм труда.

Обязанности учетчиков включают: обработку первичной документации в программе 1С-Предприятие (торговля/склад). График их работы должен обеспечивать своевременное проведение документов (поступление, списание, перемещение) в день операции.

График работы материального отдела — это не просто таблица со временем прихода и ухода. Это инструмент управления логистикой, гарантия соблюдения трудовых прав сотрудников и основа для расчета заработной платы. Грамотное сочетание стандартных режимов (для офисной работы/учетчиков) и сменных/гибких режимов (для складской логистики, приемки/отгрузки) позволяет обеспечить бесперебойное снабжение предприятия.

Ключевые принципы успеха:

• Строгое соблюдение процедуры утверждения и ознакомления (ст. 103 ТК РФ);
• Учет специфики складских процессов (окна приемки, инвентаризация);
• Прозрачность для сотрудников (доступ к графику в любое время);
• Интеграция с системой учета рабочего времени (табель) и расчетом ЗП (1С:ЗУП).

Примечание: Конкретные фамилии руководителей, адреса складов, контактные телефоны и внутренние номера приказов в данной статье скрыты (*) в соответствии с политикой конфиденциальности. Для получения актуального графика вашего подразделения обратитесь к HR-менеджеру или непосредственному руководителю.