Электронный архив — это не просто хранилище файлов‚ а сложная программно-аппаратная система‚ требующая четкого регламента работы. В отличие от традиционного бумажного архива с фиксированным графиком приема посетителей (например‚ с 9:00 до 18:00 в будни)‚ «график работы» электронного архива, это многослойная концепция‚ включающая режим доступа пользователей‚ окна технического обслуживания‚ графики резервного копирования и часы работы службы поддержки.

Ниже представлено подробное описание стандартных режимов работы корпоративных и государственных электронных архивов‚ рекомендации по их настройке и нюансы‚ о которых стоит знать администраторам и пользователям.

Режимы доступа пользователей (Front-end доступ)

Основной показатель доступности электронного архива для сотрудников организации или внешних запросителей.

Круглосуточный доступ (24/7) — стандарт для современных СЭД

Большинство современных систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления электронным архивом (СУЭА) развернуты на корпоративных серверах или в облаке (SaaS) с обеспечением непрерывной доступности.

• Пользователи: Сотрудники компании‚ имеющие права доступа‚ могут работать с документами в любое время суток‚ включая выходные и праздники.
• Исключения: Плановые технические окна (см. раздел 2) и форс-мажорные ситуации.
• Мобильный доступ: Через веб-интерфейс или мобильные приложения (iOS/Android) функционал доступен идентично десктопной версии.

Режим «Рабочее время» (Business Hours Only)

Применяется реже‚ обычно в организациях с высокими требованиями информационной безопасности (Гостайна‚ КСЗ) или при ограниченных лицензиях на одновременные подключения.

• Типичный график: Понедельник–Пятница 08:30–17:30 (или 09:00–18:00) по местному времени головного офиса.
• Обеденный перерыв: В веб-интерфейсах обычно не реализуется (сессия сохраняется)‚ но может быть настроен автоматический тайм-аут неактивности (например‚ 15–30 минут).
• Вне графика: Доступ блокируется на уровне шлюза/брандмауэра или политик СЭД.

График работы виртуальной читальни / службы справок

Если электронный архив предоставляет услуги внешним пользователям (гражданам‚ юристам‚ историкам)‚ доступ к порталу может быть круглосуточным‚ но экспертная поддержка (рассмотрение запросов‚ выдача заверенных копий‚ консультации по поиску) ведется по графику:

Примечание: Конкретные адреса физических точек выдачи (если предусмотрены гибридные модели) и контактные телефоны уточняйте на официальном портале организации. Пример маскировки: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ тел; +7 () —*.

Технические окна обслуживания (Maintenance Windows)

Это критически важный компонент графика‚ о котором обычные пользователи часто не знают‚ но который определяет надежность хранилища.

Ежедневные операции (Low Impact)

• Инкрементное резервное копирование: Обычно запускается в ночное время минимальной активности (01:00 – 04:00). Может незначительно снижать производительность дисковой подсистемы.
• Индексация полнотекстового поиска: Фоновый процесс‚ может идти постоянно или по расписанию (например‚ каждые 15–30 минут или ночью).
• Ротация логов и очистка временных файлов: Ежедневно в 03:00 – 04:00.

Еженедельные / Ежемесячные окна (High Impact — возможна остановка сервисов)

Стандартная практика: Выходной день‚ ночное время (например‚ Суббота 22:00 – Воскресенье 06:00 или Воскресенье 00:00 – 08:00).

1. Полное резервное копирование (Full Backup): Создание образа БД и файлового хранилища для DR (Disaster Recovery).
2. Обновление ПО СЭД/СУЭА: Установка патчей безопасности‚ минорных версий.
3. Обслуживание СУБД: Реиндексация‚ обновление статистики‚ проверка целостности (DBCC CHECKDB и аналоги).
4. Тестирование восстановления (Restore Test): Развертывание копии на тестовом контуре (ежемесячно/квартально).

Важно: Пользователей необходимо уведомлять за 3–5 рабочих дней через корпоративный портал или рассылку о планируемой недоступности системы.

Экстренное техническое обслуживание

Проводится при обнаружении критических уязвимостей (0-day) или сбоях. График не регламентирован‚ цель — минимизировать RTO (Recovery Time Objective). Обычно инициируется администратором безопасности (* * ) или руководителем ИТ-отдела ( * *).

График архивных процессов (Back-end процессы)

Внутренние процессы жизненного цикла документов‚ работающие по расписанию (cron/планировщик задач СЭД).

Автоматическое перечисление дел в архив

• Частота: Ежедневно (ночью) или еженедельно.
• Логика: Скрипт проверяет сроки хранения дел в текущем делопроизводстве. Дела с истекшим сроком действия (по номенклатуре‚ утвержденной приказом Росархива / внутренним документом) переводятся в статус «Архив» / «На хранение».

Контроль сроков хранения и актирование на уничтожение

• Частота: Ежемесячно / Ежеквартально (обычно 1-е число месяца/квартала).
• Результат: Формирование проектов актов на уничтожение для экспертной комиссии. Уведомление ответственных лиц (архивистов‚ секретарей комиссий) по email/внутренней почте.

Проверка целостности и подлинности (Fixity Check / Audit)

• Частота: Ежеквартально / Полугодично (для длительного хранения > 10 лет / постоянного).
• Процесс: Пересчет хеш-сумм (SHA-256‚ ГОСТ Р 34.11-2012) файлов‚ проверка ЭП/ЭЦП‚ валидация сертификатов УЦ. Отчет направляется руководителю архива (* * *).

Миграция форматов (Preservation Planning)

• График: По событию (обнаружение устаревшего формата) или по стратегическому плану (раз в 3–5 лет).
• Действие: Конвертация в актуальные форматы сохранения (PDF/A‚ XML‚ TIFF) с сохранением оригинала.

График работы администраторов и архивистов (Персонал)

Человеческий фактор остается ключевым. График специалистов‚ обеспечивающих функционирование архива‚ может отличаться от графика доступа пользователей.

Администраторы системы (Системные администраторы / DBA)

• График дежурств: Часто 24/7 (по графику дежурств: дневная смена‚ ночная смена‚ выходные).
• SLA (Service Level Agreement): Время реакции на инцидент Priority 1 (система недоступна) — 15–30 минут в рабочее время‚ 1–2 часа в нерабочее.
• Контакты дежурного: Телефон горячей линии: +7 (*) —* (маскировано).

Архивисты / Кураторы данных (Data Stewards)

• График: Стандартный пятидневка (Пн-Пт 09:00–18:00).
• Функции: Прием документов в архив (актирование)‚ формирование описей‚ экспертиза сроков‚ работа с запросами пользователей (сложные поисковые сессии)‚ подготовка к аудитам.

Служба поддержки пользователей (Helpdesk / Service Desk)

• График приема звонков/тикетов: Пн-Пт 08:00–20:00‚ Сб 10:00–14:00 (зависит от масштаба организации).
• Каналы: Портал самообслуживания (24/7)‚ email: support@.ru‚ телефон: +7 () —*.

Нормативное оформление графика работы

График работы электронного архива должен быть зафиксирован во внутренних документах организации:

1. Положение об электронном архиве (или Положение об архиве организации): Основной документ‚ утверждаемый руководителем. Содержит разделы: «Режим доступа»‚ «Режим технического обслуживания»‚ «Порядок действий при сбоях».
2. Инструкция по администрированию СЭД/СУЭА: Технический документ для ИТ-отдела с расписанием бэкапов‚ обновлений‚ мониторинга.
3. Соглашение об уровне сервиса (SLA): Между ИТ-отделом (провайдером услуги) и бизнесом (потребителем). Фиксирует доступность (например‚ 99.9% в месяц)‚ исключая плановые окна.
4. Приказ о назначении ответственных лиц: Кто отвечает за открытие/закрытие доступа‚ за ночные бэкапы‚ за взаимодействие с Росахивом/инспекциями.

Особенности графика для облачных архивов (SaaS / Cloud)

Если организация использует облачный электронный архив (например‚ Астрал.ЭДО/Архив‚ Диадок‚ СБИС‚ 1С-ЭДО‚ МойСклад и др.)‚ график делится на зоны ответственности:

Чек-лист: Как проверить‚ что график работает эффективно

Проводите аудит графика работы архива регулярно (не реже раза в год):

• [ ] Соответствует ли график ТО реальной нагрузке (логи входов пользователей)?
• [ ] Укладывается ли время восстановления из бэкапа (RTO) в допустимые для бизнеса пределы?
• [ ] Есть ли пересечение окон бэкапа и индексации с пиковой нагрузкой пользователей?
• [ ] Получают ли пользователи уведомления о плановых остановках заранее?
• [ ] Регламентирована ли процедура экстренного доступа к архиву в нерабочее время (например‚ для судебного приказа или проверки)?
• [ ] Актуален ли список дежурных администраторов и их контакты (телефоны: +7 (*) —*)?

График работы электронного архива — это не просто таблица с часами открытия. Это сложная матрица‚ объединяющая непрерывный доступ пользователей‚ строго регламентированные технические окна‚ автоматизированные процессы жизненного цикла документов и графики дежурств ключевого персонала.

Правильно настроенный и задокументированный график (в Положении об архиве и SLA) обеспечивает баланс между доступностью информации для бизнеса и надежностью ее сохранности на десятилетия. Не забывайте‚ что согласно требованиям Росархива (Приказ № 236‚ Приказ № 125 и др.)‚ электронный архив должен гарантировать подлинность‚ целостность‚ читаемость и доступность документов на протяжении всего срока хранения‚ что напрямую накладывает отпечаток на все описанные выше режимы работы.

Статья подготовлена на основе общих практик администрирования СЭД/СУЭА и требований законодательства РФ в области архивного дела. Конкретные параметры (время бэкапов‚ SLA‚ контакты ответственных лиц: * * *) должны быть зафиксированы во внутренних локальных нормативных актах вашей организации.