Государственный архив документов по личному составу города Кемерово (далее — Архив) является ключевым учреждением для хранения и выдачи архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату, награждения и иные социально-правовые факты биографии граждан, трудовую деятельность которых была связана с предприятиями и организациями, ликвидированными или реорганизованными на территории города.

Общие сведения и статус учреждения

Архив создан в соответствии с законодательством РФ в сфере архивного дела (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») и подведомственен органу исполнительной власти Кемеровской области — Кузбасса по архивному делу. Основная миссия — обеспечение прав граждан на получение информации о себе, а также предоставление данных государственным органам (Пенсионный фонд, суды, органы внутренних дел и др.).

Какие документы хранятся в архиве?

• Личные дела работников ликвидированных предприятий, учреждений и организаций (заводы, фабрики, совхозы, школы, больницы, управления и т.д.).
• Табельные ведомости начисленной и выплаченной заработной платы.
• Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении, поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.
• Листки учета рабочего времени (табели).
• Документы по пенсионному обеспечению (справки-учетки, анкеты, служебные записки о стаже).
• Документы реорганизованных организаций, переданные в архив в порядке правопреемства.

Важно: В архив не поступают документы действующих организаций (они хранятся у самих работодателей не менее 75 лет) и документы личного происхождения (свидетельства о рождении, браке, смерти), их выдает ЗАГС.

Контактная информация и реквизиты

Ниже приведены актуальные на момент написания статьи реквизиты. Персональные данные сотрудников и отдельные контактные детали замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности;

Режим работы и прием посетителей

Режим работы может корректироваться в связи с эпидемиологической ситуацией или ремонтными работами. Обязательно звоните по телефону справочной службы перед визитом.

График работы читального зала / окна выдачи справок:

• Понедельник – Четверг: с :00 до :00
• Пятница: с :00 до :00 (сокращенный день)
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (архив для посетителей закрыт)

Перерыв на обед: обычно с :00 до :00 (уточняйте по телефону).

Порядок обращения:

1. Предварительная запись: На текущий момент во многих архивах Кузбасса введена система предварительной записи через портал «Госуслуги» или по телефону. Уточните, требуется ли запись на конкретную дату.
2. Документы для визита: Паспорт гражданина РФ (оригинал). Если действуете по доверенности — оригинал доверенности, заверенной нотариально, и свой паспорт.
3. Написание заявления: На месте заполняется заявление на бланке архива (указываются ФИО, дата рождения, название предприятия, годы работы, цель справки).

Виды выдаваемых справок и сроки изготовления

Архив выдает справки установленного образца (Форма № 1-арх, Форма № 2-арх и др.) или в свободной форме с указанием конкретных реквизитов документов.

Основные виды справок:

• Справка о стаже и заработной плате (для Пенсионного фонда / СФР) — самая частая заявка. Содержит данные о заработной плате за любые 5 последовательных лет до 2002 г. или за 2000-2001 гг.
• Справка о трудовой деятельности (подтверждение факта работы на предприятии, должности, дат приема/увольнения, основания увольнения).
• Справка о награждении (медали, ордена, почетные грамоты, записанные в трудовую книжку или приказах).
• Дубликат трудовой книжки (выдается только в случае утраты оригинала и невозможности восстановления у работодателя; архив выдает справку-основание для восстановления).
• Справки для суда, нотариуса, МВД, миграционной службы (по официальным запросам или по заявлению гражданина).

Сроки готовности (согласно Административному регламентом):

• Стандартный срок: до рабочих дней с момента регистрации заявления.
• Срочный срок (по жизненным показаниям, в суд и т.д.): до рабочих дней (требуется документ, подтверждающий срочность — повестка в суд, справка из больницы и т.п.).
• Отложенный срок: если документы требуют сложного поиска (например, предприятие переименовывалось много раз), срок может быть продлен до дней с уведомлением заявителя.

Как получить справку удаленно (без личного визита)

Для жителей других регионов или лиц, не могущих прийти лично, предусмотрены следующие способы:

А. Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)

Это самый удобный и быстрый способ. Сервис называется «Предоставление архивной справки из фондов государственных архивов Кемеровской области».

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (подтвержденная учетная запись).
2. Найдите сервис через поиск или в разделе «Документы и данные» → «Архивные справки».
3. Выберите «Государственный архив документов по личному составу г. Кемерово».
4. Заполните форму: укажите ФИО (в т.ч. прежние), дату рождения, название предприятия (точно или примерно), годы работы, цель справки.
5. Прикрепите сканы паспорта и документов, подтверждающих смену фамилии (свидетельство о браке/разводе).
6. Выберите способ получения: электронно (с ЭЦП архива) в личный кабинет или по почте (Роспочта/ЕМС) на адрес регистрации/проживания.
7. Оплатите госпошлину (если предусмотрена для данного вида справки/способа получения) — на Госуслугах скидка %.

Б. По электронной почте

Напишите на официальный e-mail архива arhiv-*@kemerovo.*.

В письме обязательно укажите:

• ФИО полностью (в т.ч. фамилия при рождении/прежние фамилии).
• Дата и место рождения.
• Название предприятия (завода, организации) — максимально точно.
• Примерные годы работы.
• Цель справки (ПФР, суд, личные нужды).
• Способ получения (на e-mail с ЭЦП / заказной почтой).
• Контактный телефон и адрес для почтовой отправки.

В ответ вам пришлют реквизиты для оплаты госпошлины (если нужна) и стоимости почтовой отправки. Сканы паспорта и доверенности (если есть) лучше прикрепить сразу.

В. Почтовым отправлением (заказное письмо с вложением)

1. Напишите заявление в свободной форме (рекомендуется использовать бланк с сайта администрации Кемерово).
2. Приложите нотариально заверенную копию паспорта (развороты с фото и пропиской) и копий документов о смене фамилии.
3. Приложите квитанцию об оплате госпошлины (реквизиты уточняйте по телефону или на сайте) и конверт с марками для обратной отправки (или деньги на почперевод).
4. Отправьте заказным письмом с описью вложения на адрес: г. Кемерово, ул. *, д. , ГАДЛС г. Кемерово.

Особенности поиска документов: «Подводные камни»

Поиск в архиве по личному составу, процесс трудоемкий. Успех зависит от полноты вводных данных.

Что критически важно знать/указать:

1. Точное название предприятия; «Завод «Химпром», «Шахта № », «Городская больница № *», «Управление народного хозяйства». Название «Завод на Кировском районе» — не подходит.
2. Годы работы. Даже приблизительные (например, «1985–1992 гг.») сильно сужают поиск.
3. ФИО на момент работы. Если женщина выходила замуж в 1990 г., а работала с 1980 г., искать нужно по девичьей фамилии.
4. Номер и дата приказа о приеме/увольнении (если есть трудовая книжка, перепишите все записи именно этого предприятия).

Что делать, если предприятие не ликвидировано?

Если организация действует (даже если сменила название/юридический адрес), документы по личному составу хранятся у самого работодателя (в его архиве или кадровой службе). ГАДЛС г. Кемерово в таком случае справку не выдаст и вернет заявление с указанием актуального адреса работодателя (по данным ЕГРЮЛ).

Реорганизация предприятий (пravoпреемство):

Если завод был преобразован в ОАО, потом в ЗАО, потом ликвидирован — документы могут быть разделены между несколькими архивами (городским, областным,departmentalным). Сотрудники ГАДЛС г. Кемерово обязаны проконсультировать, куда именно обратиться, если фонд не у них.

Правовые основания и нормативная база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановление Правительства РФ от № 636 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов для пользования».
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении типовых форм архивных справок…».
• Закон Кемеровской области «Об архивном деле в Кемеровской области».
• Административный регламент предоставления государственной услуги «Предоставление архивных справок…» (утвержден Минкультурой Кузбасса).

Платность услуг

Согласно ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ, предоставление архивных справок гражданам для реализации их пенсионных, трудовых, жилищных и иных социально-правовых прав осуществляется бесплатно.

Платно (по тарифам, утвержденным учредителем):

• Справки для целей, не связанных с защитой социальных прав (например, для составления родословной, истории семьи, коммерческих целей).
• Изготовление копий документов (ксерокопии, сканы) в количестве более стр. на одно обращение.
• Поисковые работы по сложным темам (генералогические запросы), превышающие норматив трудоемкости.
• Почтовые расходы на отправку готовой справки (оплачиваются заявителем отдельно).

Тарифы уточняйте в приемной или на сайте администрации Кемерово в разделе «Платные услуги».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Полезные советы перед обращением

1. Подготовьте «шпаргалку»: Напишите на листе все известные названия предприятий, годы работы, должности, ФИО на тот момент; Это сэкономит время при заполнении заявления.
2. Сфотографируйте записи в трудовой книжке (если она есть) по данному предприятию — это лучшая подсказка для архивариуса.
3. Проверяйте готовность по телефону за 1-2 дня до предполагаемой даты выдачи (номер заявки сообщат при приеме).
4. Сохраняйте квитанцию об оплате почты/госпошлины до получения результата.
5. Электронная справка с ЭЦП (полученная через Госуслуги) имеет полную юридическую силу для ПФР, банков, судов. Распечатывать её на бумаге для предоставления в организации не обязательно — достаточно переслать файл.