Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку работнику лично невозможно в связи с его отсутствием или отказом от получения, работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости явиться за документом либо дать письменное согласие на его отправку по почте. Без такого согласия направление трудовой книжки почтой недопустимо.
Ниже представлен подробный разбор процедуры, актуальные образцы документов на 2026 год и важные нюансы оформления.
Законодательная база и общая процедура
Процесс отправки трудовой книжки по почте состоит из трех обязательных этапов:
- Уведомление работодателя. В день увольнения (или в день, когда стало известно об отсутствии работника) работодатель направляет заказным письмом с уведомлением о вручении уведомление о необходимости получить ТК или дать согласие на отправку.
- Получение согласия работника. Сотрудник пишет заявление (согласие) в произвольной форме, указывая точный почтовый адрес для отправки.
- Отправка трудовой книжки. Работодатель направляет ТК заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении, обязательно составляя опись вложения (ф. 107).
Важно: Срок вручения трудовой книжки — в день прекращения трудового договора. Если работник отсутствует, срок считается соблюденным, если работодатель в этот день направил уведомление (Письмо Минтруда России от N 14-2/ООГ-1347).
Образец уведомления работодателя работнику (Этап 1)
Документ готовится на бланке организации (или в произвольной форме) в двух экземплярах: один уходит работнику, второй с отметкой почты остается в личном деле/деле по увольнению.
Пример заполнения уведомления:
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получения трудовой книжки или согласия на ее отправку по почте
г. «___» _________ 202_ г.
Кому: * (ФИО работника полностью)
Адрес: г. , ул. , д. , кв. (последний известный адрес регистрации/проживания)
Основание: Приказ от «___» ________ 202_ г. № «Об увольнении по ст. ТК РФ» (прекращение ТД № * от .. г.)
Уважаемый(ая) * * !
Информирую Вас о том, что в связи с прекращением трудового договора ..202_ г. Ваша трудовая книжка готова к вручению.
В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, прошу Вас:
Явиться в отдел кадров (персонала) по адресу: г. , ул. , д. * в рабочее время (пн-пт с :* до *:) для получения трудовой книжки лично.
Либо направить в адрес ООО «Ромашка» (по адресу: г. , ул. , д. ) Ваше письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте с указанием точного почтового адреса, куда ее следует направить.
Внимание: В случае получения Вашего согласия трудовая книжка будет направлена заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении.
Приложение: Бланк заявления о согласии на отправку ТК по почте (для удобства).
Директор ООО «Ромашка» / * * / И.И. Иванов
М.П.
Исполнитель: Кадровик * , тел.: +7 () *—
Совет: Уведомление отправляйте заказным письмом с уведомлением о вручении (ф; 119). Почтовое уведомление с подписью адресата (или отметкой «Не взыскано», «Адресат не явился»), ваше главное доказательство соблюдения процедуры в суде или при проверке ГИТ.
Образец заявления работника (Согласия на отправку ТК по почте) — Этап 2
Строгой утвержденной формы не существует, документ пишется в произвольной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты. Ниже приведен актуальный образец на 2026 год.
Вариант А: Стандартный образец (для работника, получившего уведомление)
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от * * (ФИО работника полностью)
проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв.
тел.: +7 () —
О согласии на отправку трудовой книжки по почте
«___» _________ 202_ г. г. *
Я, * , нанятый(ая) в ООО «Ромашка» по трудовому договору № от .. г. на должность , в связи с прекращением трудового договора ..202_ г. (приказ № ), не имею возможности лично явиться за трудовой книжкой.
В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, выражаю свое согласие на отправление мне трудовой книжки по почте и прошу направить ее заказным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:
Индекс: *
Адрес: г. , ул. , д. , кв.
ФИО получателя: *
С последствиями получения трудовой книжки по почте (риск утери, повреждения, задержки сроков доставки) ознакомлен(а), права мои знаю.
Подпись: _______________ / * /
Расшифровка подписи
Вариант Б: Если работник пишет заявление по своей инициативе (без предварительного уведомления)
Текст аналогичен, но в преамбуле указывается: «В ответ на Ваше уведомление № от .. г. (или: «По своей инициативе, так как не могу явиться лично…») сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте…».
Ключевые обязательные поля в заявлении работника:
- ФИО работника полностью (как в паспорте/ТК).
- Номер и дата трудового договора / Приказа об увольнении (если известны).
- Четкое согласие: «Выражаю согласие на отправку трудовой книжки по почте».
- Точный почтовый адрес (с индексом), куда слать. Желательно добавить ФИО получателя, если адрес не совпадает с пропиской.
- Способ отправки: «Заказное письмо с уведомлением о вручении» (обязательно).
- Дата составления и личная подпись с расшифровкой.
Оформление отправки трудовой книжки работодателем — Этап 3
После получения заявления-согласия (оригинал или скан/фото по электронной почте/мессенджеру, но оригинал обязателен для дела) работодатель в течение 3 рабочих дней (рекомендуется быстрее) отправляет ТК.
Чек-лист отправки:
- Упаковка: ТК помещаеться в конверт/посылку, которая гарантирует сохранность (лучше — коробка или плотный конверт класса «Д»/«Е» Почты России).
- Опись вложения (Форма № 107 / 107-У): Обязательный документ. Заполняется в 2 экземплярах. Один вкладывается внутрь, второй с почтовой отметкой (штемпель, дата, подпись оператора) остается у отправителя и прикрепляется к личному делу/делу по увольнению.
- В описи указывается: «Трудовая книжка серии № выданная .. г. (ФИО владельца: * * *)».
- Объявленная ценность: Устанавливается по усмотрению отправителя (обычно символическая сумма, напр., 100-500 руб.), но наличие объявленной ценности обязательно для получения компенсации при утере.
- Уведомление о вручении (Форма 119): Обязательно. Возвращается подписанным адресатом.
- Копия заявления работника: Рекомендуется вложить копию согласия работника внутрь посылки (для подтверждения основания отправки).
Пример заполнения Описи вложения (Ф. 107):
Отправитель: ООО «Ромашка», г; *, ул. , д.
Получатель: * * , г. , ул. , д. , кв. *
Наименование вложений | Кол-во | Ценность, руб. | Примечание
— | — | — | —
Трудовая книжка серии № (ФИО: * * ) | 1 экз. | 100,00 | Документ строгой отчетности
Заявление о согласии на отправку ТК (копия) | 1 л. | ⏤ |
Всего вложений: 2 позиции.
Общая объявленная ценность: 100,00 руб.
Отправитель: _______________ / * / (подпись оператора почты, штемпель календаря)
Получил(а): _______________ / * * / (подпись адресата при вручении)
Особенности 2026 года: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ведется параллельный учет (бумажная + электронная). С 2021 года работники могли выбрать только ЭТК.
- Если у работника только ЭТК: Бумажной трудовой книжки не существует. Работодатель в день увольнения вносит запись в СЭД (Систему электронного документооборота ПФР/СФР) через оператора ЭТК. Отправка по почте не требуется. Работнику выдается СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) в электронном виде или на бумаге (по желанию) — лично или по почте (тоже с согласием).
- Если работник ведет бумажную ТК (или параллельно): Действует описанная выше процедура с бумажной книжкой. Запись в ЭТК вносится параллельно в срок не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
Важно: Даже если работник ведет ЭТК, но у него на руках осталась бумажная ТК (закрытая или с записями до 2020 г.), её также нужно выдать/отправить по правилам ст. 84.1 ТК РФ.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отправка ТК без письменного согласия работника | Нарушение ст. 84.1 ТК РФ, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц), компенсация за задержку выплаты (ст. 236 ТК РФ) | Всегда ждать исходящее заявление/согласие с адресом и подписью |
| Отправка обычным письмом / без описи вложения | Невозможно доказать факт отправки именно ТК и ее содержимого. Риск утери без компенсации. | Только заказное письмо/посылка с объявленной ценностью + Опись вложения (ф. 107) + Уведомление о вручении (ф. 119) |
| Несоответствие адреса в заявлении и на конверте | Письмо не дойдет, вернется с истечением срока хранения. Срок выдачи ТК считается нарушенным. | Проверять адрес из заявления при заполнении почтового конверта/бланка ЕПГ |
| Пропуск срока отправки уведомления (не в день увольнения) | Считается нарушением срока выдачи ТК. Начисление компенсации за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ). | Готовить уведомление заранее, в день приказа об увольнении, если работник не явился |
| Утеря оригинала заявления работника | Нет доказательства основания для отправки почтой при проверке. | Оригинал заявления сдаеться в дело по увольнению / личное дело. Копия — в почтовую посылку; |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли отправить согласие по электронной почте / WhatsApp / Telegram?
Да, можно. Судебная практика (обзоры ВС РФ) допускает получение согласия в электронном виде (скан, фото, сообщение), если оно содержит все реквизиты (ФИО, адрес, явную волю, дату, подпись/идентификацию автора). Но: Оригинал заявления работник все равно должен прислать по почте или передать лично позже для архива. Работодатель имеет право не отправлять ТК, пока не получит оригинал (или нотариально заверенную копию), чтобы избежать рисков.
Что делать, если работник не отвечает на уведомление?
Если уведомление вернулось с отметкой «Не взыскано», «Адресат не явился», «Уехал» — работодатель исполнил свою обязанность по уведомлению. ТК хранится у работодателя до момента явки работника или получения его согласия. Бессрочное хранение — обязанность работодателя. Штрафов за хранение нет, есть штрафы за невыдачу в срок (если не было уведомления).
Кто платит за почтовую отправку?
Работодатель. Все расходы на заказное письмо, объявленную ценность, уведомление, упаковку — за счет работодателя (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письмо Минтруда). Взыскать их с работника нельзя.
Нужно ли нотариально заверять согласие?
Нет, законом это не предусмотрено. Достаточно простой письменной формы с личной подписью. Нотариальное заверение — лишние затраты времени и денег для работника.
Резюме: Алгоритм действий HR-специалиста
- День увольнения (Дата приказа): Работник не явился за ТК -> Составляем Уведомление (2 экз.).
- Отправляем Уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении по последнему известному адресу.
- Почтовое уведомление (ф. 119) с подписью/отметкой почты -> в Личное дело / Дело по увольнению.
- Получаем от работника Заявление-согласие (оригинал или скан с реквизитами + адресом).
- В течение 1-3 дней: Упаковываем ТК -> Заполняем Опись вложения (ф. 107) в 2 экз. -> Сдаем на почте Заказное письмо/посылку с об. ценностью + Уведомление о вручении (ф. 119).
- Второй экземпляр Описи со штемпелью почты + Чек об оплате + Копия конверта -> в Дело по увольнению.
- Почтовое уведомление о вручении (ф. 119), вернувшееся подписанным -> в Дело по увольнению (финальное доказательство).
- В СЭД (СФР) вносим запись об увольнении в срок не позднее следующего рабочего дня (для ЭТК/параллельного учета).
Где скачать готовые бланки (Word / PDF)
Вы можете использовать следующие ключевые слова для поиска актуальных редактируемых форм на правовых порталах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Моё дело, База НПА) или в открытом доступе:
- «Уведомление работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте образец 2026»
- «Заявление работника о согласии на отправку по почте трудовой книжки бланк 2026 word»
- «Опись вложения форма 107 заполнение образец трудовая книжка»
Совет: Всегда проверяйте дату редакции бланка (актуальны редакции 2025-2026 гг.), так как реквизиты почтовых форм (ф. 107, 119) могут меняться Приказом Почты России.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов рекомендуется сверяться с актуальным ТК РФ, приказами Минтруда/Почты России и внутренними локальными нормативными актами вашей организации. Дата актуальности информации: .