Заявление — один из самых распространённых документов в деловом обороте. Мы пишем заявления на отпуск, на увольнение, о приёме на работу, о предоставлении отгула. Однако у многих возникает вопрос: что такое примечание в заявлении и что в нём нужно указывать? Разберёмся подробно.
Что такое примечание в документе
Примечание — это дополнительная пояснительная информация, которая помогает правильно понять и применить документ, но не является его обязательной частью. Согласно правилам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и справочные материалы портала «Грамота.ру»), примечания:
- содержат справочные или пояснительные сведения;
- не должны содержать требований — это принципиально важно;
- размещаются непосредственно после текста, таблицы или графического материала, к которым относятся.
Как оформляется примечание
Правила оформления достаточно строгие:
- Слово «Примечание» печатается с прописной (заглавной) буквы, с абзацного отступа, без подчёркивания.
- Если примечание одно, после слова «Примечание» ставится тире, и текст пишется с прописной буквы.
- Если примечаний несколько, каждое из них нумеруется арабской цифрой с точкой, а текст располагается с абзацного отступа после номера.
Пример оформления одного примечания
Примечание — Копия трудовой книжки прилагается.
Пример оформления нескольких примечаний
Примечания:
Документы подаются в двух экземплярах.
Оригинал справки предъявляется лично.
Что конкретно писать в примечании к заявлению
Содержание примечания зависит от типа заявления. Вот типичные случаи:
Заявление о приёме на работу
- Указание на временный характер работы: «Прошу принять меня на время отсутствия основного работника по причине декретного отпуска на должность менеджера».
- Сведения о совместительстве или неполном рабочем дне.
Заявление на отпуск или отгул
- Причина отгула (по семейным обстоятельствам, за ранее отработанное время).
- Ссылки на подтверждающие документы (свидетельство о браке, справка и т. п.).
Заявление об увольнении
- Просьба об увольнении без отработки с указанием уважительной причины.
- Просьба выдать документы в определённый срок.
Общие сведения для примечания
- Перечень прилагаемых документов;
- Контактные данные для связи, например: тел. +7 (9) *—;
- Уточнения по срокам и датам;
- Сведения о способе получения ответа (лично, по почте, по электронной почте).
Чего НЕ должно быть в примечании
- Требований и распоряжений — примечание носит исключительно информационный характер;
- Основной просьбы — она излагается в теле заявления;
- Эмоциональных оценок и лишних подробностей;
- Информации, не относящейся к делу.
Общие правила оформления заявления
Чтобы заявление выглядело грамотно, помните о структуре документа:
- Шапка (правый верхний угол): кому адресовано (должность, организация, Ф. И. О. в дательном падеже) и от кого (Ф. И. О. в родительном падеже, без предлога «от»). Например: Директору ООО «Пример» Павлову С. М. от старшего бухгалтера Долговой У. В.
- Название документа, слово «Заявление» с прописной буквы, без точки в конце.
- Текст, суть просьбы, начинается со слова «Прошу».
- Примечание (при необходимости) — после основного текста.
- Дата и подпись — внизу документа.
Примечание в заявлении — это вспомогательный элемент, который делает документ понятнее и информативнее. Пишите в нём только поясняющую информацию: ссылки на приложения, уточнения условий, контактные данные. Оформляйте примечание по правилам: с прописной буквы, с абзацного отступа, без подчёркивания и без требований. Тогда ваше заявление будет соответствовать всем нормам делопроизводства и не вызовет вопросов у кадровой службы или руководства.