Ведение личной карточки работника по форме Т-2 остается обязательным требованием для организаций, не перешедших на полностью электронный документооборот без бумажных носителей. Даже в 2026 году правильное заполнение раздела XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» является ключевым моментом при оформлении ухода сотрудника. Ошибки в этом разделе могут привести к претензиям со стороны трудовой инспекции, судов и пенсионного фонда (СФР).

Нормативная база и актуальность формы Т-2 в 2026 году

Форма Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата от № 1 (с изменениями на 2026 год). Несмотря на цифровизацию кадрового учета (СЭД, ЭТК), бумажная личная карточка по-прежнему ведется большинством работодателей. Согласно информации из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ), увольняя работника по любому основанию, работодатель обязан оформить пакет документов: приказ об увольнении, трудовую книжку (при ее ведении) и личную карточку.

Куда именно вносится запись: Раздел XI

Все сведения об увольнении заносятся в Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)». Этот раздел находится на последних страницах бланка (обычно стр. 3–4 формы Т-2). Важно помнить: сведения в Разделе XI должны вноситься в строгом соответствии с записями в трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ, Постановление Минтруда).

Обязательные реквизиты записи в Разделе XI:

1. Основание увольнения — формулировка причины (инициатива работника, сокращение, соглашение сторон и т.д.).
2. Ссылка на статью/пункт Трудового кодекса РФ, конкретная норма закона (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
3. Дата увольнения — последний день работы сотрудника.
4. Номер и дата приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора — реквизиты административного документа.

Основные основания увольнения и формулировки для карточки Т-2

Ниже приведены самые частые случаи и правильные формулировки для столбца «Основание прекращения трудового договора».

Увольнение по собственному желанию (инициатива работника)

Статья ТК РФ: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в карточке:

Основание: Инициатива работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Дата увольнения: ..2026 г.
Приказ № * от ..2026 г.

Примечание: С 2026 года важно учитывать, что работник имеет право отозвать заявление до истечения срока уведомления (14 дней), если другой работник не приглашен на его место. Если отозвал — запись в карточке не делается, приказ отменяется.

Увольнение по соглашению сторон

Статья ТК РФ: п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в карточке:

Основание: Соглашение сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Дата увольнения: ..2026 г. (указанная в соглашении)
Приказ № * от ..2026 г.

Важно: Дата увольнения в приказе и карточке должна строго совпадать с датой в соглашении. Указание номера и даты самого соглашения в графе «Основание» допускается для удобства поиска.

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата/ликвидация)

Статья ТК РФ: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (ликвидация), п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение).

Запись в карточке:

Основание: Сокращение численности/штата (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) / Ликвидация организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Дата увольнения: .;2026 г.
Приказ № * от ..2026 г.

При сокращении обязательно наличие уведомления работника за 2 месяца и предложения другой работы. В карточке достаточно ссылки на пункт статьи.

Истечение срока трудового договора (срочный договор)

Статья ТК РФ: п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в карточке:

Основание: Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Дата увольнения: ..2026 г. (день истечения срока)
Приказ № * от ..2026 г.

Не требуется уведомление за 3 дня (в отличие от ранних норм), но необходимо заранее уведомить о непродлении, если это предусмотрено договором/локальными актами.

Перевод к другому работодателю / Перевод в другую организацию

Статья ТК РФ: п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в карточке:

Основание: Перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Дата увольнения: ..2026 г.

Приказ № * от ..2026 г.

Основанием является письменное согласие работника и заявление о приеме у нового работодателя.

Сложные ситуации и частые ошибки заполнения

Работник не явился за трудовой книжкой / получил по почте

Частый вопрос на профильных форумах (например, вопрос № 650787): «Сотрудник написал согласие на получение ТК по почте. В офис не пришел. Какую запись внести на последней странице личной карточки, где должна стоять подпись сотрудника при увольнении?»

Решение: В личной карточке Т-2 (в отличие от трудовой книжки по Приказу Минтруда от № 320н) подпись работника при увольнении не является обязательной для валидности записи. Однако на обратной стороне последней страницы (где обычно стоит расписка о получении ТК) рекомендуется сделать пометку:

«Трудовая книга направлена заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении № * от ..2026 г. по адресу: *»

Подпись работодателя (Кадрового сотрудника) и дата ставятся. Подпись работника отсутствует — это нормально.

Отсутствие подписи работника в карточке при увольнении по собственному желанию

Ранее существовала практика ставить подпись работника в карточке Т-2 напротив записи об увольнении. Сейчас законодательно это не требуется. Достаточно подписи ответственного лица (кадрового специалиста/руководителя), составившего запись, и печати организации (если она используется). Ссылка на приказ об увольнении, подписанный руководителем, и знакомство работника с приказом под роспись (или отказ от знакомства с актом) — достаточное доказательство волеизъявления.

Исправление ошибок в личной карточке

Если в Разделе XI допущена ошибка (неверная статья ТК, опечатка в номере приказа):

• Нельзя использовать корректор, зачеркивать или стирать.
• Неправильную запись аккуратно зачеркивают одной линией так, чтобы текст оставался читаемым.
• Рядом пишут: «Зачеркнутое верно», ставят подпись ответственного лица, дату и печать (есть).
• Сразу ниже вносят правильную запись.

Порядок действий HR-специалиста в последний рабочий день (Чек-лист)

1. Подготовить и подписать руководителем Приказ об увольнении (формы Т-8, Т-8а или собственной формы).
2. Ознакомить работника с приказом под роспись (или составить акт об отказе от ознакомления).
3. Заполнить Трудовую книгу (раздел «Сведения о работе») — запись о увольнении со ссылкой на статью ТК и номер/дату приказа. Заверение печати (при наличии) и подписи ответственного лица. Подпись работника в ТК с 2021 г. не требуется (Приказ Минтруда № 320н).
4. Внести запись в Личную карточку Т-2 (Раздел XI) по образцу выше.
5. Выдать трудовую книгу работнику (под роспись в журнале учета движения ТК / форме Т-3) или отправить почтой (см. п. 4.1).
6. Провести полный расчет: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по увольнению (если предусмотрены ст. 178 ТК РФ или соглашением).
7. Сдать отчетность в СФР (СЗВ-ТД / ЕДВ) в установленные сроки.

Хранение личных карточек уволенных сотрудников

Согласно архивным правилам (Приказ Минкультуры/Росархива), личные карточки (формы Т-2) уволенных сотрудников подшиваются в тома по годам увольнения и хранятся в архиве организации 75 лет (срок хранения кадровых документов). До передачи в архив они должны быть надлежаще заполнены, подписаны ответственным лицом и пронумерованы.

Резюме: Ключевые правила заполнения основания в Т-2

• Единообразие: Текст основания в карточке Т-2 должен в точности соответствовать тексту в трудовой книжке и приказа об увольнении.
• Ссылка на ТК РФ: Обязательно указывайте пункт, часть, статью Трудового кодекса РФ.
• Реквизиты приказа: Номер и дата приказа о расторжении договора — обязательные атрибуты записи.
• Подпись работника в Т-2: Не обязательна по закону (в отличие от журнала выдачи ТК).
• Электронный документооборот: Если организация ведет карточки только в ЭСД (СЭД), бумажная Т-2 не заводится, но данные в СЭД должны содержать те же реквизиты.

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, Постановления Госкомстата № 1, Приказа Минтруда № 320н и разъяснений справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.