Личная карточка работника по форме Т-2 (а для госслужащих — Т-2ГС(МС)) — один из ключевых кадровых документов, который заводится на каждого сотрудника при приёме на работу. Одним из важнейших её разделов является раздел VIII «Отпуск», где фиксируются все виды отпусков, предоставленных работнику за время работы в организации. В этой статье подробно разберём, что именно указывать в графе «Основание» и как правильно заполнять весь раздел.

Общие сведения о разделе VIII «Отпуск»

В разделе «Отпуск» личной карточки Т-2 отражаются все виды отпусков, которые предоставлялись сотруднику:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный отпуск (если предоставляется отдельно от основного);
• учебный отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы (административный);
• отпуск по беременности и родам;
• отпуск по уходу за ребёнком;
• иные виды отпусков, предусмотренные законодательством или локальными актами организации.

Таблица раздела содержит следующие графы:

1. Вид отпуска — например, «ежегодный основной оплачиваемый», «без сохранения заработной платы», «учебный» и т.д.;
2. Период работы — рабочий год, за который предоставляется отпуск (даты «с… по…»);
3. Количество календарных дней отпуска;
4. Дата начала и дата окончания отпуска;
5. Основание — именно эта графа вызывает больше всего вопросов у кадровиков.

Что писать в графе «Основание»

В графе «Основание» указываются реквизиты приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Как правило, это приказ по унифицированной форме Т-6 (на одного работника) или Т-6а (на группу работников), либо приказ, составленный по самостоятельно разработанной форме, утверждённой в организации;

Запись оформляеться следующим образом:

• дата приказа, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• номер приказа — в соответствии с внутренней нумерацией кадровых приказов организации.

Пример заполнения графы «Основание»

Допустим, работнику Иванову И. И. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на основании приказа от № 45-к. Тогда запись в разделе VIII будет выглядеть так:

• Вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый;
• Период работы: с по ;
• Количество календарных дней: 28;
• Дата начала: , дата окончания: ;
• Основание: приказ от № 45-к.

Если отпуск предоставлялся на основании заявления работника (например, отпуск без сохранения заработной платы), основанием всё равно служит приказ, поскольку именно приказ является распорядительным документом. Заявление при этом является основанием для издания приказа, но в карточке указываются реквизиты именно приказа.

Частые ошибки при заполнении графы «Основание»

• Указание вместо приказа графика отпусков (форма Т-7). График — это плановый документ, а не основание предоставления конкретного отпуска;
• Отсутствие номера или даты приказа;
• Указание только заявления работника без реквизитов приказа;
• Несоответствие дат отпуска в карточке датам, указанным в приказе.

Что делать, если строк в разделе «Отпуск» не хватает

Унифицированная форма Т-2 содержит ограниченное количество строк в разделе VIII. Если работник трудится в организации долго, строки заканчиваются. В этом случае возможны варианты:

1. Оформить вкладыш в личную карточку. На вкладыше указывают: «Приложение к личной карточке работника», дублируют номер и дату трудового договора, Ф.И.О. работника (например, Иванов И. И., табельный номер 00), а затем воспроизводят графы раздела VIII.
2. Завести новую карточку с сохранением старой в деле (при этом делается отметка о продолжении учёта).
3. При ведении кадрового учёта в электронном виде (1С и аналогичные программы) проблема нехватки строк снимается автоматически.

Общие требования к ведению личной карточки

Напомним основные правила:

• Личная карточка заводится на основании трудового договора и приказа о приёме на работу;
• Сведения вносятся на основании документов работника: паспорта (серия *, номер *), документов об образовании, трудовой книжки и др.;
• Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих документов;
• При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы;
• С разделами карточки (в т.ч. с разделом «Отпуск») работника рекомендуется знакомить под подпись.

В графе «Основание» раздела VIII «Отпуск» личной карточки Т-2 всегда указываются дата и номер приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а или самостоятельно разработанная форма). Корректное заполнение этой графы позволяет подтвердить законность предоставления отпуска, правильно рассчитать отпускной стаж и избежать претензий при проверках трудовой инспекции.