Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документов, составляющих архивный фонд местного самоуправления; Данная статья посвящена структуре, функциям, порядку обращения граждан и правовым аспектам деятельности данного органа.

Общие сведения и правовая основа

Деятельность Архивного отдела регулируется:

Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Законом Хабаровского края «Об архивном деле в Хабаровском крае»;
Уставом города Хабаровска;
Положением об Управлении делами администрации города Хабаровска;
Положением об Архивном отделе (утвержденным руководителем управления).

Основная миссия: обеспечение сохранности документов, образующих архивный фонд администрации города, а также предоставление архивной информации государственным органам, организациям и гражданам.

Структура и основные направления работы

Архивный отдел, как правило, включает в себя несколько секторов (групп), каждый из которых выполняет специфические функции:

Сектор приема, учета и хранения документов

Прием документов от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в делопроизводстве;
Экспертиза документооборота и актирование дел на уничтожение или постоянное хранение;
Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность);
Ведение государственных архивных фондов (формирование описей, инвентарей, путем ввода данных в АИС «Архив» или аналогичные системы).

Сектор информационно-справочной работы и использования документов

Обеспечение прав граждан на получение архивной справки, выписок и копий документов (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ);
Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждениях, месте жительства/работы (для пенсионного обеспечения, судебных разбирательств, подтверждения прав на жилье и т.д.);
Работа с запросами от Пенсионного фонда РФ (СФР), судов, прокуратуры, органов МВД, нотариусов;
Консультирование граждан по вопросам поиска документов в других архивах края и региона.

Сектор научно-справочной работы и публикаций (при наличии штата)

Составление путеводителей, обзоров по фондам;
Цифрование документов для обеспечения удаленного доступа и сохранности оригиналов;
Организация выставок, подготовка информационных материалов к юбилеям города/администрации.

Состав фондов и временные рамки

Архивный отдел формирует архив администрации города Хабаровска. В фонды поступают документы:

Постоянного хранения: указы, постановления, распоряжения главы администрации, решения Думы города (до передачи в Государственный архив края), уставы, генеральные планы города, материалы конкурсов на замещение должностей, дела по кадрам (личные дела служащих, ведомости к приказам о приеме/увольнении) и др.
Временного хранения (сроком более 10 лет): дела по вопросам градостроительства, земельных отношений, благоустройства, социальной политики, обращения граждан (при наличии исторической ценности).

Важно: Документы до 1917 г., а также фонды ликвидированных дореволюционных учреждений, как правило, хранятся в Государственном архиве Хабаровского края (ГАХК) по адресу: г. Хабаровск, ул. Муравьев-Амурский, д. **. Архивный отдел администрации хранит преимущественно документы советского и современного периода (с 1917/1920 гг. по настоящее время), сформированные именно органами местного самоуправления города.

Порядок обращения граждан и получения услуг

Виды предоставляемых услуг

Выдача архивных справок (стандартных и нестандартных);
Выдача заверенных копий документов;
Подтверждение факта работы/службы, стажа, заработной платы;
Поиск информации по запросам организаций (СФР, суды, МФЦ).

Способы обращения

Способ	Описание
Личный прием	По адресу нахождения отдела (см. ниже). Необходимо иметь паспорт РФ. Прием ведется по графику (обычно 2-3 дня в неделю, уточнять по телефону).
Почта (РПО/ЕМС)	Заявление пишется в свободной форме с указанием ФИО, даты рождения, периода поиска, цели справки, адреса для ответа. К заявлению прикладывается копия паспорта и документа, подтверждающего смену фамилии (если была). Конверт маркируется «Архивный запрос».
ЕПГУ / РПГУ (Госуслуги)	Услуга «Получение архивной справки» доступна в электронном виде. Требуется подтвержденная учетная запись. Ответ приходит в личный кабинет или на почту.
Через МФЦ «Мои Документы»	Подача заявления в любом отделе МФЦ города. Срок исполнения увеличивается на сроки межведомственного взаимодействия (обычно +3-5 рабочих дней).

Необходимые документы для личного обращения

Паспорт гражданина РФ (оригинал);
Документы, подтверждающие смену фамилии/имени (свидетельство о браке, разводе, свидетельство о перемене имени) — при необходимости;
Доверенность (нотариально заверенная), если обращается представитель;
Заявление (заполняется на месте или заранее в свободной форме).

Сроки исполнения

Согласно ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ и Административному регламенту администрации города:

Стандартные справки (стаж, зарплата для СФР): до 10 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Сложные поисковые запросы (требуется изучение нескольких фондов): до 30 календарных дней (с уведомлением заявителя о продлении).
Запросы от судов, прокуратуры, СФР (в порядке межведомственного взаимодействия): в сроки, установленные законодательством (обычно 3-10 дней).

Контактная информация и реквизиты

Реквизиты Архивного отдела управления делами Администрации г. Хабаровска

Полное наименование: Архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска

Юридический адрес / Адрес нахождения: г. Хабаровск, ул. , д. , корп. (здание администрации города / Управления делами)

Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (4212) —

Телефон руководителя отдела (ФИО: * ): +7 (4212) — (доб. )

Электронная почта (официальная): arhiv@;ru / udd@*.ru (домен администрации города)

Официальный сайт администрации: www.khabarovskadm.ru (раздел «Структура» -> «Управление делами» -> «Архивный отдел»)

Режим работы приемной (примерный, уточняйте по телефону!):

Понедельник – Четверг: 09:00 – 13:00, 14:00 – 17:00
Пятница: 09:00 – 13:00, 14:00 – 16:00 (сокращенный день)
Суббота, Воскресенье: Выходной
Прием граждан по архивным вопросам часто ведется по определенным дням (напр., Вт, Чт). Обязательно звоните заранее!

Особенности поиска документов: частые проблемы и решения

Документы не найдены в Архивном отделе администрации

Если справка выдает отрицательный результат («Документы не обнаружены»), рекомендуется обратиться в:

Государственный архив Хабаровского края (ГАХК) — фонды краевых органов, предприятий, организаций, дореволюционные фонды;
Архивное управление Хабаровского края — координирует работу архивной сети края, ведет единый реестр архивных фондов;
Центральный государственный архив Дальнего Востока (ЦГАДВ) (г. Владивосток) — фонды Дальневосточного края/области 1920-1930-х гг.;
РГАЭ (Москва), РГАНИ (Москва), РГАСПИ (Москва), центральные фонды министерств, ведомств, партийных органов;
ЗАГС г. Хабаровска — акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) за последние 100 лет (до передачи в архив);
Территориальный орган СФР по Хабаровскому краю — для уточнения страховых стажей (индивидуальный лицевой счет).

Утрата документов при реорганизации/ликвидации предприятий

Частая проблема — отсутствие дел по кадрам ликвидированных городских предприятий (ДК, заводы, траст, УК и т.д.).

Алгоритм действий:

Уточнить в Архивном отделе администрации, были ли переданы дела предприятия в архив (проверить реестры передач).
Обратиться в ГАХК — многие предприятия передавали архивы непосредственно в краевой архив.
Проверить наличие дубликатов в архивах вышестоящих ведомств (министерств отрасли).
В случае подтвержденной утери — оформлять стаж через суд (ст. 30 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях») на основании косвенных доказательств (свидетельские показания, талоны, фото, медкнижки, домовые книги).

Цифровизация и удаленный доступ

В рамках проекта «Цифровой архив» и перехода на электронное делопроизводство (АИС «Делопроизводство», «Архив. Веб-доступ»):

Проводится массовое сканирование дел постоянного хранения (личные дела, ведомости к приказам, генеральные планы);
Внедряется возможность заказа справок через ЕПГУ с получением результата в виде электронного документа с ЭЦП;
Формируется единая архивная информационная система города для межведомственного обмена данными (СМЭВ 3).

На текущий момент (2024-2025 гг.) полнотекстовый поиск по фондам через открытый интернет не доступен из-за требований 152-ФЗ «О персональных данных». Поиск ведется архивариусами по внутренним базам данных по входящим запросам.

Платность услуг

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1014 и региональному законодательству:

Бесплатно: справки для назначения пенсий, пособий, судебных разбирательств (по запросам СФР, судов, органов опеки), справки ветеранам, участникам ВОВ, лицам, пострадавшим от радиационных катастроф.
Платно (для граждан): справки для личных нужд (вступление в наследство, оформление визы, подтверждение стажа для частных целей, восстановление трудовой книжки без назначения пенсии). Тарифы устанавливаются администрацией города (обычно * ౼ * руб. за справку + оплата почтовой пересылки). Оплата производится через квитанцию в банке или терминал (реквизиты уточняйте в отделе).
Платно (для юрлиц/нотариусов): по договорам/счетам на оплату.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить справку за другого человека (родителя, бабушку)?

Да, но только при наличии нотариальной доверенности на представление интересов в архивных учреждениях или по решению суда. Для умерших родственников — свидетельство о смерти + документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении заявителя, где указан родитель).

Вопрос: Срок хранения личных дел служащих администрации?

Личные дела — 75 лет с момента окончания работы;

Ведомости к приказам о приеме/увольнении/переводе — 75 лет (или перманентно, если не велись личные дела);

Личные карточки учетов рабочего времени (табеля) — 75 лет (для работников, принятых до 2003 г., при отсутствии ИЛС в СФР);

Вопрос: Что делать, если в архиве ошибка в фамилии/дате рождения в документе?

Архив не имеет права вносить исправления в оригиналы документов фонда. Справка выдается с указанием данных именно так, как они записаны в документе. Исправление данных возможно только через суд (установление факта правового значения) или в ЗАГС (если ошибка в акте госрегистрации). В справке архивариус может сделать примечание: «В документе фамилия записана как «Иванов», по паспорту заявителя «Иванова»».

Архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска выполняет системообразующую функцию по сохранению документальной памяти города. Для успешного получения услуги гражданам рекомендуется:

Заблаговременно уточнить режим приема и необходимый пакет документов по телефону +7 (4212) —*.
Подготовить полный пакет документов, подтверждающих личность и родственные связи.
Использовать портал Госуслуг для удаленной подачи заявления (это экономит время и исключает ошибки в адресе ответа).
В случае отрицательного ответа — не отчаиваться, а запросить официальный отказ (письменный) и обратиться в вышестоящие архивы (ГАХК) или в суд.

Данная информация носит справочный характер. Актуальные реквизиты, тарифы и график приема обязательно подтверждайте на официальном сайте администрации города Хабаровск или по телефонам указанных выше.