Архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Задонского муниципального района Липецкой области является важнейшим хранилищем исторических и юридических документов, подтверждающих ключевые жизненные события жителей района. В данной статье собраны актуальные сведения об адресе, контактах, структуре, режиме работы и порядке получения справок и выписок.

Общие сведения об учреждении

В структуре Отдела ЗАГС администрации Задонского муниципального района функционирует специализированный Архив. Его основная задача, обеспечение сохранности, учет и выдача архивных документов актов гражданского состояния, составленных на территории Задонского района за прошедшие годы.

• Полное наименование: Отдел ЗАГС и Архива администрации Задонского муниципального района Липецкой области
• ИНН / КПП: 48080054 / 480801001 (данные частично замаскированы)
• Территория действия: г. Задонск, Задонский район Липецкой области
• Тип хранимых документов: Актовые записи о рождении, заключении брака, разводе, усыновлении, установлении отцовства, смене имени, смерти (за периоды, превышающие 100 лет для рождений/браков и 75 лет для смертей — перевод в государственный архив, более свежие — в ведомственном архиве ЗАГС).

Контактная информация и реквизиты

Внимание: Персональные данные и контактные телефоны частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.

Важно: Наличие отдельного прямого телефона архива лучше уточнять по общему номеру Отдела ЗАГС, так как архивный сектор часто работает по внутреннему графику приема посетителей.

Режим работы и прием посетителей

График работы Архива, как правило, совпадает с графиком приема граждан Отделом ЗАГС, однако могут существовать отдельные «архивные дни» или часы консультаций. Рекомендуется звонить заранее.

Примерный график (подтверждайте по телефону!):

• Понедельник – Пятница: 08:30 – 17:30 (перерыв: 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (учреждение закрыто для посетителей)

Прием в архивном отделе часто ведется по предварительной записи или в определенные часы (например, со 2-й по 4-ю час рабочего дня).

Какие документы хранятся в Архиве ЗАГС Задонского района

Фонд архива формируется из актовых книг, поступивших из территориальных органов ЗАГС, деятельность которых прекращена, а также из текущей работы Отдела ЗАГС Задонского района по истечении сроков хранения в действующем архиве (обычно 100 лет для рождений/браков, 75 лет для смертей).

Основные категории фондов:

1. Актовые записи о рождении (с начала государственной регистрации ~1917-1920 гг. по наст. время);
2. Актовые записи о заключении брака и расторжении брака.
3. Актовые записи о смерти.
4. Актовые записи об усыновлении (удочерении), установлении отцовства, смене имени, признании недействительными записей.
5. Вспомогательные фонды: Альфавитные указатели (репертуары), журналы учета выдачи справок, контрольные карточки.

Географическое покрытие: г. Задонск, бывшие сельские советы Задонского района (Казаньковский, Кузовецкий, Остреровский, Переворотовский, Прокудовский, Стычево-Глушинский, Топковский, Хворостянский, Ягодновский и др.).

Порядок получения справок и выписок из Архива

Кто имеет право обратиться:

• Сам субъект записи (при достижении 18 лет).
• Родители, супруг(а), дети (включая усыновленных), братья/сестры — при наличии документов, подтверждающих родство.
• Нотариусы, суды, органы опеки, полиция — по официальным запросам.
• Другие лица — только с нотариальной доверенностью или по решению суда.

Способы обращения:

1. Личный визит: По адресу: г. Задонск, ул. Советская, д.*. Необходимо иметь паспорт РФ и документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке).
2. Через Госуслуги (ЕПГУ / РПГУ): Услуга «Получение справки из актовой записи ЗАГС» (выбор органа ЗАГС: Отдел ЗАГС Задонского района). Самый быстрый способ для стандартных справок (Форма № 16, 25, 33, 34).
3. Почта России: Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. В конверте: заявление (нотариально заверенное или подпись, заверенная у почтового работника), копии паспорта и документов-оснований, конверт с обратным адресом и марками.
4. Электронная почта / Личный кабинет на сайте администрации: Для предварительного консультационного запроса (поиск записи по данным).

Необходимый пакет документов для личного обращения:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Заявление по установленному бланку (заполняется на месте или заранее).
• Документы, подтверждающие родство/законные интересы (оригиналы + копии).
• Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается на месте через терминал или в любом банке по реквизитам Отдела ЗАГС).

Государственная пошлина и сроки

Размеры госпошлины (актуально на 2026 год, ст. 333.26 НК РФ):

• Выдача справки на бумажном носителе — 200 руб.
• Выдача справки в электронном виде — 100 руб. (через Госуслуги).
• Заверенная копия актовой записи (для судебных целей, восстановления прав) — 200 руб.
• Поиск записей (архивная справка/свидетельство о том, что запись не найдена), 200 руб.

Сроки готовности:

• Стандартная справка (Форма № 16, 25, 33, 34) — до 1 рабочего дня (часто выдается в день обращения, если запись оцифрована).
• Заверенная копия актовой записи / Архивная справка (требуется поиск в бумажных томах) — до 30 календарных дней (ст. 35 ФЗ-143).
• Ответ на официальный запрос (суд, нотариус), в течение 1 месяца.

Особенности генеалогического и исторического поиска

Многие обращаются в Архив Задонского района за целями, не связанными с получением прав (составление родословной, история дома, поиск корней).

Что нужно знать:

• Сроки конфиденциальности: Сведения об актах гражданского состояния являются конфиденциальными в течение 100 лет (рождение, брак) и 75 лет (смерть) со дня государственной регистрации. Доступ к «закрытым» записям возможен только по основаниям, предусмотренным ст. 9 ФЗ-143 (личное участие, родство, суд, нотариус).
• Перевод в ГАЛО: Фонды старше 100/75 лет должны передаваться в Государственный архив Липецкой области (ГАЛО) (г. Липецк, пл. Ленина, 1 / ул. Свердлова). Если в Задонском ЗАГС запись не найдена, запрашивайте информацию в ГАЛО (фонды Р-1, Р-2, Р-3 и т.д.).
• Метрические книги до 1917 г.: Приходские метрические книги (крестные, венчальные, похоронные ведомости) до 1917 года хранятся исключительно в ГАЛО (фонды духовного правления, уездных управлений). В Архиве ЗАГС их нет.
• Разрушенные/утраченные книги: Задонский район пострадал во время ВОВ. Часть книг утрачена. В таких случаях архив выдает Свидетельство об отсутствии записи (Форма № 34), которое является основанием для восстановления записи через суд (ст. 47 ФЗ-143).

Полезные советы перед обращением

1. Соберите максимально точные данные: ФИО (на момент события), точная/примерная дата, место (населенный пункт, село, хутор), ФИО родителей/супруга. Ошибки в фамилиях (например, «Ковалев» vs «Ковалёв», «Е» vs «Ё») — частая причина отказа в поиске.
2. Проверьте Госуслуги сначала: Если событие после 1990-х и запись оцифрована, справка придет за минуты без визита в архив.
3. Уточните название населенного пункта в исторической перспективе: Многие села Задонского района меняли названия, входили в разные волости/уезды (Елецкий уезд Воронежской губ., затем Задонский уезд). Архивариус поможет определить, в какой ЗАГС/сельсовете регистрировалось событие.
4. Оформляйте доверенность заранее: Если едете за родственником, доверенность должна быть нотариальной и содержать полномочия на «получение сведений из органов ЗАГС/архивов».
5. Фото/видеосъемка: В помещениях архива/ЗАГС съемка документов и актовых книг запрещена без разрешения руководителя. Выписывайте данные вручную или заказывайте официальную заверенную копию.

Альтернативные источники информации

Если поиск в Архиве ЗАГС Задонского района не дал результатов:

• Государственный архив Липецкой области (ГАЛО) — основной фонд дореволюционных метрик и советского периода (старше 100/75 лет). Адрес: г. Липецк, пл. Ленина, 1. Сайт: galo.ru.
• Центральный государственный исторический архив Воронежской области — фонды Елецкого уезда Воронежской губернии (до 1928 г. Задонский уезд входил в Воронежскую губ.).
• РГАДА (Москва) — ревизские сказки, confesionalные росписи XVIII в. для Задонского уезда.
• Сайт «Память народа» / «Подвиг народа» / «ОБД Мемориал» — для уточнения дат и мест рождения/смерти участников ВОВ.
• FamilySearch / MyHeritage / Geni — оцифрованные метрические книги ГАЛО (часть фондов доступна онлайн после регистрации).

Архив ЗАГС Задонского муниципального района по адресу г. Задонск, ул. Советская, д.* — это ключевой пункт доступа к документально подтвержденной истории семей, живших на этой земле. Грамотная подготовка запроса (точные ФИО, даты, родственные связи) и знание процедур (Госуслуги, почта, личный визит, судебное восстановление) значительно сэкономят ваше время.

Рекомендуем начинать с онлайн-заявки на портале Госуслуг, а при сложных генеалогических задачах — связываться с архивариусом по телефону +7 (47471) *— для предварительной консультации о сохранности фондов по конкретному населенному пункту.