Архив Оренбургского государственного автономного образовательного учреждения высшего образования (ГАОО ВО) — это не просто место хранения бумаг, а ключевой структурный подразделение, обеспечивающий сохранность документации, подтверждающей правовые, социально-экономические и учебные права граждан. В статье подробно разберем функции архива, его фонды, порядок обращения и нюансы работы с архивными справками.
Общие сведения и правовая база
Деятельность архива регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области»;
- Локальными нормативными актами университета (Положение об архиве, Инструкция по работе с документами).
Основная миссия: обеспечение своевременного и полного поступления документов на хранение, их научная обработка, комплектование фондов, а также предоставление архивной информации потребителям — студентам, выпускникам, преподавателям и сторонним организациям (Пенсионному фонду, работодателям, судам).
Структура архивных фондов
Фонды архива ГАОО ВО формируются по принципу провенанции (происхождению) и делятся на несколько ключевых категорий:
Документы учебно-методического и учебно-организационного характера
- Приказы по учебной части (зачисление, отчисление, перевод, восстановление, академические отпуска);
- Учебные планы, рабочие программы дисциплин, календарные учебные графики;
- Ведомости промежуточной аттестации (экзаменов, зачетов, курсовых проектов);
- Документы по государственной итоговой аттестации (ГИА) и защите ВКР.
Документы по личному составу (Кадровый архив)
Хранятся в отдельном защищенном хранилище с ограниченным доступом. Включают:
- Личные дела сотрудников (служебные записки, контракты, заявления, характеристики);
- Трудовые книжки (до перехода на электронный формат) и их дубликаты;
- Документы о награждении, прохождении аттестаций, повышении квалификации.
Документы по воспитательной работе и студенческому движению
- Приказы по воспитательной части;
- Документы студенческих советов, профкомов, отрядов строителей/проводников;
- Материалы конференций, фестивалей, спортивных соревнований.
Научно-исследовательская документация
- Отчеты по НИР, ОКР, грантовым проектам;
- Актовые документы по интеллектуальной собственности (патенты, свидетельства на программы для ЭВМ).
Режим работы и контакты (маскированные данные)
Для получения справки или выписки необходимо лично явиться в архив или направить официальный запрос. Ниже приведены контактные данные с соблюдением политики конфиденциальности:
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Адрес местонахождения архива | г. Оренбург, ул. , д. , корпус , пом. |
| Телефон справочно-информационной службы | +7 () — (доб. *) |
| Электронная почта архива | archive@.ru |
| ФИО Начальника архива | Фамилия И.О. (ФИО полностью предоставляется только в официальных справках) |
| Часы приема посетителей | Понедельник – Четверг: : – *: Пятница: :* – : Суббота, Воскресенье: Выходной |
| Санитарный день | Последняя пятница каждого месяца |
Порядок получения архивных справок и выписок
Процедура взаимодействия с архивом строго регламентирована. Ниже приведен пошаговый алгоритм действий для основных категорий заявителей.
Для выпускников и студентов (справки об обучении, дубликаты дипломов, приложений)
- Подготовка документов: Паспорт РФ (оригинал), документ, подтверждающий смену фамилии (при наличии), заявление установленного образца (бланк выдается в архиве или скачивается с сайта вуза).
- Обращение: Личный визит в часы приема ИЛИ отправка почтового отправления с нотариально заверенной копией паспорта и заявлением (на обратном конверте обязательно указать адрес для ответа и контактный телефон).
- Сроки исполнения: Согласно ст. 41 Закона № 125-ФЗ — до 30 календарных дней со дня регистрации запроса. На практике стандартные справки (об обучении, об оценках) готовят за 3–5 рабочих дней.
- Получение: Только лично заявителю или нотариусу/уполномоченному лицу по нотариальной доверенности.
Для Пенсионного фонда (СФР) и работодателей
- Запросы направляются на официальном бланке организации с указанием основания (ст. 62 ТК РФ, ст. 41 Закона об архивном деле).
- Ответы направляются почтой или через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ/ЕПГУ).
- Срок ответа — в течение 10 рабочих дней.
Для судов и следственных органов
Основание: судебное определение, постановление следователя/дознавателя. Исходные документы (личные дела, ведомости) в суд не выдаются, предоставляются заверенные копии (выписки) по инвентаризационным спискам.
Особенности работы с электронным архивом и ЦИАС
С переходом на Цифровую образовательную среду и внедрением системы ЦИАС (Централизованная информационная аналитическая система) / «Добрософт» / «Университет 2.0», значительная часть документооборота переведена в электронный вид.
Что доступно онлайн (через личный кабинет студента/сотрудника):
- Электронные версии приказов по учебной части (с ЭП);
- Ведомости текущей успеваемости и промежуточной аттестации;
- Справки в автоматическом режиме (на такси, в банк, на военную кафедру).
Что требует обращения в физический архив:
- Документы до 20 года выпуска (до внедрения ЭДО);
- Личные дела студентов старых годов (бумажные носители);
- Запросы на восстановление утерянных дипломов (выдается дубликат по решению ГАК);
- Сложные исторические справки (например, для подтверждения стажа работы преподавателя за 19/20 века).
Типовые проблемы и способы их решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| В архиве нет личного дела / ведомости | Документы не переданы кафедрой/деканатом в архив в срок (нарушение сроков хранения в структурных подразделениях). | Написать заявление руководителю архива с просьбой провести поиск в отделах-хранителях (деканаты, кафедры). Срок поиска до 30 дней. |
| Ошибка в ФИО в документах архива (опечатка в приказе) | Человеческий фактор при заполнении первичной документации. | Подать заявление на исправление ошибки в архив + приложить копию паспорта/свидетельства о рождении. Исправление вносится актующим документом (приказом ректора) с отсылкой к архивному делу. |
| Утерян диплом / приложение | Потеря владельцем. | Выдается Дубликат (имеет равную юридическую силу). Требуется: заявление, паспорт, 1 фото 3×4, справка из архива об обучении (форму выдает архив), оплата госпошлины (если предусмотрено локальными актами). Срок изготовления до 1 месяца. |
| Отказ в выдаче справки третьему лицу | Защита персональных данных (152-ФЗ). | Третье лицо должно иметь нотариальную доверенность с правом получения архивных справок в учебных заведениях. |
Сроки хранения документов (Ключевые категории)
Сроки устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности образовательных организаций высшего образования, с указанием сроков их хранения (утв. Росархивом).
- 75 лет (Пermanent / Долгосрочные): Личные дела студентов (карточки учета), ведомости государственных экзаменов, ведомости защиты ВКР, приказы по учебной части (зачисление, выдача документов об образовании), описи дел.
- 50 лет: Личные дела преподавателей/сотрудников (после увольнения), трудовые книжки.
- 10 лет: Ведомости промежуточной аттестации (зачеты, курсовые), учебные планы, программы дисциплин, приказы по воспитательной части.
- 5 лет: Журналы учета приказов, справок, корреспонденция текущая.
- До 1 года: Черновики, служебные записки разового характера.
Важно: По истечении сроков хранения документы подлежат экспертизе по ценности (ЭКЗ) с составлением Актов отбора к уничтожению. Документы исторической ценности переводятся в категорию «Хранить постоянно».
Историко-архивная справка: Преемственность учреждений
Часто запрашивают справки об обучении в вузах-предшественниках текущего ГАОО ВО. Архив хранит фонды реорганизованных учреждений (присоединенных, объединенных).
Пример цепочки преемственности (условно):
- Оренбургский институт * (г. Оренбург) — с 19* г.
- Оренбургский политехнический институт — с 19* г.
- Оренбургский государственный технический университет (ОрГТУ) — с 19* г.
- Оренбургское ГАОО ВО, с 20* г. (присвоение статуса ГАОО).
При запросе справки за период до 20* года в заявлении необходимо указывать точное историческое название вуза на момент обучения. Это ускорит поиск дела в описях соответствующего фонда.
Практические советы (Best Practices)
💡 Советы для эффективного взаимодействия с архивом:
- Звоните заранее. Уточните у архивариуса (тел. +7 () —), есть ли нужное дело в доступе, не находится ли оно на экспертизе или в выдаче другому посетителю.
- Готовьте заявление дома. Скачайте бланк с официального сайта вуза (раздел «Студенту/Выпускнику» -> «Архив/Справки»). Заполните четко блоковыми буквами;
- Проверяйте ФИО в паспорте и дипломе. Если фамилия менялась, обязательно возьмите оригинал свидетельства о браке/разводе/смене имени. Архив не имеет права выдать справку на другое ФИО без документа-подтверждения.
- Используйте ЕПГУ / Госуслуги. Некоторые справки (например, для ПФР) можно заказать через личный кабинет на портале Госуслуг, минуя визит в архив.
- Сохраняйте квитанции. Если платите за дубликат диплома или заказ справки через кассу/терминал — сохраните чек до получения документа.
Архив Оренбургского ГАОО выполняет критически важную функцию, гарантирует юридическую значимость образовательных документов на протяжении всей жизни выпускников. Понимание структуры фондов, сроков хранения и процедур обращения позволяет существенно сэкономить время при получении справок, дубликатов дипломов или подтверждении учебных периодов для пенсионного стажа.
Для актуальной информации (изменение часов приема, введение электронной очереди, новые бланки) рекомендуется регулярно проверять раздел «Архив» на официальном сайте университета или связываться с архивариусами по указанным выше контактам.
Данная статья носит информационный характер. Конкретные реквизиты, адреса и номера телефонов частично замаскированы (*) в целях безопасности и защиты персональных данных сотрудников. Официальную информацию уточняйте на сайте учреждении или по справочному телефону.