Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Своевременное и законное уничтожение документов с истекшим сроком хранения, обязательная процедура для любой организации. Ключевым документом, фиксирующим эту процедуру, является акт списания документов на уничтожение (также называемый актом о выделении документов к уничтожению). В данной статье подробно разбираются правовые основы, порядок формирования комиссии, этапы экспертизы ценности, а также приводятся рекомендации по заполнению акта с учетом актуальных нормативных актов на .

Правовая база и нормативные акты

Процедура уничтожения документов строго регламентируется федеральным законодательством и ведомственными приказами. Основные документы, на которые необходимо опираться:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 21).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Приказ № 236, заменил Приказ № 77).
Приказ Росархива от № 526 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций (типовые номенклатуры дел)».
Локальные нормативные акты организации: Номенклатура дел, Политика архивного хранения, Приказ о создании экспертной комиссии.

Согласно п. 4.2 Правил (Приказ № 236), дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются по истечении сроков.

Этапы процедуры списания и уничтожения

Процесс состоит из нескольких последовательных этапов. Пропуск любого из них делает процедуру недействительной с точки зрения закона.

Этап 1: Создание экспертной комиссии

По приказу руководителя организации создается постоянно действующая или разовая экспертная комиссия по определению ценности документов.

Требования к составу (п. 4.4 Правил Приказа № 236):

Председатель — обычно заместитель руководителя или начальник управления документацией.
Не менее двух членов комиссии.
В состав обязательно включаются: представители структурных подразделений (создателей документов), главный бухгалтер (или его зам.), кадровый специалист, сотрудник, ответственный за архивное хранение (архивариус).

Образец приказа о создании комиссии:

ПРИКАЗ
№ * от ..202*
г. *

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В целях обеспечения соблюдения законодательства об архивном деле ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать экспертную комиссию по определению ценности документов ООО/АО «» в следующем составе:
 Председатель: * (должность, ФИО )
 Члены:  (должность, ФИО ),  (должность, ФИО ),  (должность, ФИО ).
Утвердить Положение о экспертной комиссии (прил.).
Контроль за исполнением приказа возложить на .

Руководитель _____________ //
Дата "" ________ 202 г.

Этап 2: Проведение экспертизы ценности документов

Комиссия проверяет дела на наличие документов с истекшим сроком хранения (согласно утвержденной Номенклатуре дел). Отбирается документация, утратившая практическую, правовую, информационную ценность.

Важно: Документы постоянного хранения (10 лет и более, «75 лет», «95 лет», «Постоянно») на уничтожение не подлежат, они подлежат передаче в государственный архив.

Этап 3: Оформление протокола заседания комиссии

Результаты экспертизы фиксируются в Протоколе заседания экспертной комиссии. В нем указываются: дата, место, состав комиссии, перечень проверенных дел (номера по номенклатуре, названия, даты, сроки хранения), решение комиссии (уничтожить / продлить срок хранения / передать в госархив). Протокол подписывается всеми членами комиссии.

Этап 4: Составление Акта списания документов на уничтожение (Акта о выделении)

Это основной документ-основание для утилизации. Он составляеться на основании протокола. В акте перечисляются конкретные дела/документы, подлежащие физическому уничтожению.

Этап 5: Физическое уничтожение и составление Акта утилизации

Документы передаются на утилизацию (шредер, макулатура, сжигание — в зависимости от грифа секретности). Факт уничтожения фиксируется Актом утилизации (об уничтожении) документов с истекшим сроком хранения. В нем указываются способы уничтожения, дата, лица, провевшие утилизацию, и представитель комиссии, принявший участие в контроле.

Образец Акта списания документов на уничтожение

Единой утвержденной формы (как раньше форма № ОС-1 для основных средств) для акта списания документов не существует. Организация разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её локальным нормативным актом (Положением об архиве или Политикой архивного хранения).

Однако, согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и общим правилам делопроизводства, в акте обязательно должны быть реквизиты:

Наименование организации (полное/сокращенное).
Название документа: «Акт о выделении документов к уничтожению» или «Акт списания документов на уничтожение».
Дата составления и место (город).
Номер документа (сквозная нумерация по организации или по архиву).
Основание: номер и дата Протокола заседания экспертной комиссии, номер и дата Приказа о создании комиссии.
Состав комиссии (ФИО, должности, замаскированы как *).
Табличная часть с перечнем документов (см. ниже).
Причина списания: «Истек срок хранения, установленный Номенклатурой дел ООО/АО «*»».
Подписи председателя и членов комиссии с расшифровкой.
Гриф утверждения (виза руководителя организации).

Пример табличной части Акта списания:

№ п/п	Индекс дела (по номенклатуре)	Наименование дела / документа	Даты документов (крайние)	Срок хранения (лет)	Кол-во л. / т.	Примечание
1	01-05	Приказы по основной деятельности	2010–2012	5 лет	15 л.	Срок истек
2	12-03	Расчетные листы (копии)	2015	5 лет	1 т.	Не подлежат хранению (дубликаты)
3	08-11	Договоры ГПХ с истекшим сроком	2016	5 лет	8 л.

Примечание: В акте могут быть выделены не только дела с истекшим сроком, но и документы сотрудников, не подлежащие хранению (копии паспортов, СНИЛС, ИНН, военных билетов, справок 2-НДФЛ, предоставленных при приеме на работу, если оригиналы не требовались).

Образец Акта утилизации (об уничтожении) документов

Составляется после физического уничтожения. Обычно заполняется в 2-х экземплярах: один остается в архиве/у секретаря комиссии, второй, у лица, выполнившего утилизацию (или у подрядчика).

АКТ УТИЛИЗАЦИИ (ОБ УНИЧТОЖЕНИИ) ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ ХРАНЕНИЯ

г. * «__» ________ 202 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель экспертной комиссии * //
Член комиссии (архивариус)  //
Представитель подрядчика / ответственное лицо по утилизации  /*/

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что в нашем присутствии уничтожены документы, выделенные к уничтожению Актом №  от ..202* (Протокол №  от ..202*).

Способ уничтожения: _________________________ (переработка в макулатуру / шредерирование / сжигание).
Место уничтожения:  (адрес площадки / помещение организации).
Объем: ____ кг макулатуры / ____ дел / ____ томов.

Уничтожение проведено полностью, восстановлению не подлежит.

Подписи:
Председатель _____________ //
Архивариус _____________ //
Исполнитель _____________ //

Сроки хранения самих актов

Это критически важный момент, который часто упускают.

Акт списания (выделения) на уничтожение и Протокол заседания комиссии, являются документами архивного учета. Срок хранения: Постоянно (или 75 лет по Перечню типовых управленческих документов, раздел «Документы по архивному делу», код 1;1.3 / 1.1.4). Они подтверждают законность уничтожения первичных документов.
Акт утилизации (об уничтожении) — срок хранения также Постоянно (как документ, подтверждающий факт уничтожения).
Приказ о создании комиссии — хранится Постоянно (как документ по управлению архивным делом).

Типичные ошибки и риски

Отсутствие Приказа о комиссии или создание комиссии «на бумаге» без реальной работы.
Экспертиза без архивариуса — грубое нарушение Приказа № 236.
Уничтожение документов до истечения срока (например, бухгалтерия 5 лет, а уничтожили через 3).
Уничтожение документов, подлежащих передаче в госархив (срок 10+ лет, кадровые до 2003 г. — 75/95 лет).
Отсутствие Акта утилизации, есть акт списания, но нет подтверждения факта физического уничтожения.
Использование документов, выделенных к уничтожению, в качестве черновиков — запрещено (ст. 19 Закона № 125-ФЗ).
Уничтожение актов списания/утилизации вместе со списанными делами.

Электронные документы: специфика списания

Если организация ведет делопроизводство в электронном виде (СЭД, 1С:Документооборот, Directum и др.), процедура аналогична, но есть нюансы:

Экспертиза проводится по реестрам/делам в СЭД.
Акт списания формируется в системе (ЭП всех членов комиссии).
Уничтожение — это безвозвратное удаление файлов из хранилища и резервных копий (или физическое уничтожение носителей, если это офлайн-архив).
Акт утилизации подтверждает факт безвозвратного удаления (журнал аудита СЭД, протокол удаления).
Сроки хранения актов — также Постоянно (в электронном архиве).

Чек-лист для архивариуса/секретаря комиссии

Перед подписанием актов проверьте:

[ ] Утверждена актуальная Номенклатура дел на текущий год?
[ ] Есть Приказ о комиссии текущего года?
[ ] В комиссии есть архивариус, гл. бухгалтер, кадровый специалист?
[ ] Проведена экспертиза ВСЕХ дел с истекшим сроком (не выборочно)?
[ ] Составлен Протокол заседания (с решениями по каждому делу)?
[ ] Акт списания ссылается на Протокол и Приказ?
[ ] В акте списания нет дел со сроками «Постоянно», «75 лет», «95 лет», «10 лет и более» (кроме случаев продления сроков комиссией с обоснованием)?
[ ] Физическое уничтожение проведено в присутствии члена комиссии?
[ ] Составлен Акт утилизации?
[ ] Акт списания, Протокол, Акт утилизации, Приказ о комиссии сшиты/склеены в один том учета и поставлены на хранение «Постоянно»?

Грамотное оформление акта списания документов, это не просто бюрократия, а единственный способ защитить организацию от претензий контролирующих органов (Росахив, налоговая, прокуратура, суды) в случае проверки. Отсутствие акта или ошибки в его оформлении трактуются как незаконное уничтожение документов, что влечет за собой административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ, штрафы на должностных лиц до 000 руб., на юрлиц до 0 000 руб.) и гражданско-правовые риски (невозможность защитить свои интересы в суде без первичных документов).

Используйте приведенные образцы как базу для разработки своих утвержденных форм, зафиксируйте их в Положении об архиве вашей организации и строго следуйте процедуре: Приказ → Комиссия → Экспертиза → Протокол → Акт списания → Уничтожение → Акт утилизации → Хранение актов постоянно.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (в т.ч. Журнал «Кадровое дело», Секретариат.ру) и актуального законодательства на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту или юристу организации. Персональные данные, наименования организаций, адреса и номера телефонов в тексте заменены на маску .