Архив Администрации города Саранска является ключевым учреждением‚ обеспечивающим сохранность документального наследия столицы Республики Мордовия. Это не просто место хранения бумаг‚ а современный информационно-справочный центр‚ выполняющий функции по формированию‚ учету‚ хранению и использованию архивных фондов органов местного самоуправления.

Историческая справка

История архивного дела в Саранске неразрывно связана с развитием города как административного центра. Первые документы‚ касающиеся управления городом‚ датируются XIX веком‚ когда Саранск был уездным городом Пензенской губернии. Однако системная работа по централизованному хранению документации начала развиваться активно в советское время.

• 1930-е годы: Создание уездного (позже районного и городского) архива при исполкоме Совета депутатов трудящихся.
• 1990-е годы: Реорганизация в Архив Администрации города Саранска в связи с изменением системы власти и переходом к органам местного самоуправления.
• Настоящее время: Учреждение работает на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Закона Республики Мордовия «Об архивном деле в Республике Мордовия» и Устава города Саранска.

Основные функции и полномочия

Деятельность архива регулируется нормативными правовыми актами. К основным задачам относятся:

1. Формирование архивных фондов: Прием на хранение дел от структурных подразделений Администрации‚ муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)‚ оформление дел по единым стандартам.
3. Научно-справочная работа: Составление описей‚ путеводителей‚ справочников и информационно-поисковых систем для обеспечения доступа к документам.
4. Предоставление архивной информации: Выдача справок‚ выписок‚ копий документов гражданам и организациям (правовые‚ социально-правовые‚ исторические справки).
5. Методическое руководство: Контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях Администрации и подведомственных организациях.

Состав фондов и ценнейшие документы

Архивные фонды Администрации города Саранска составляют значительный объем (на тысяч единиц хранения). Документы охватывают период с по настоящее время. Фонды делятся на несколько основных групп:

Доконкурсные фонды (до 1917 г.)

Представлены единичными документами‚ поступившими из ликвидированных учреждений уездного города: уездной управы‚ городской думы‚ полицейских управлений. Особую ценность представляют метрические книги‚ ревизские сказки и документы по земельному вопросу.

Советский период (1917–1991 гг.)

Самый массивный блок фондов. Включает дела:

• Исполнительного комитета Саранского городского Совета депутатов трудящихся (горсовета).
• Районных исполкомов (Ленинского‚ Октябрьского‚ Пролетарского — на разных этапах истории города).
• Городских управов народного хозяйства‚ финансов‚ здравоохранения‚ народного образования‚ ЖЭКов‚ довольств‚ архитектуры и градостроительства.

Особый интерес: Документы по эвакуации предприятий и населения в годы ВОВ‚ восстановлению города в послевоенное время‚ строительству крупных промышленных гигантов (Завод «ВОС»‚ «Оргстекло»‚ «Электрокабель» и др.)‚ генеральным планам развития Саранска.

Современный период (с 1991 г. по н.в.)

Дела Администрации города Саранска (Мэрии)‚ Совета депутатов‚ управ и департаментов: архитектуры и градостроительства‚ образования‚ культуры‚ социальной политики‚ экономического развития‚ земельных отношений и-cadastre. Активно формируются фонды муниципальных унитарных предприятий и бюджетных учреждений.

Режим работы и контакты

Для посещения читального архива или получения консультации необходимо заранее уточнить режим работы‚ так как он может меняться в зависимости от санитарно-эпидемиологической обстановки или внутреннего графика.

График приема посетителей (примерный)

• Понедельник – Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 12:30 – 13:30)
• Пятница: 08:30 – 16:15 (перерыв 12:30 – 13:30)
• Суббота‚ Воскресенье: Выходные дни
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает)

Примечание: Перед визитом обязательно звоните по телефону справки для подтверждения графика и записи на консультацию.

Порядок получения архивной справки

Гражданам и организациям предоставляются следующие виды справок:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсии‚ льгот) — по делам предприятий‚ переданных в архив.
• Справки о заработной плате (за советский период‚ для пересчета пенсии).
• Справки о проживании / регистрации (по домашним книгам‚ спискам избирателей‚ если дела сохранены).
• Историко-справочные выписки (по истории предприятий‚ улиц‚ зданий).
• Копии документов (построения‚ проектов‚ решений администрации).

Необходимые документы для обращения:

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал).
2. Документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника) — свидетельство о рождении‚ браке‚ смене фамилии.
3. Доверенность (нотариальная или простая письменная‚ заверенная в установленном порядке)‚ если обращается представитель.
4. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее на сайте).

Сроки исполнения: Согласно законодательству‚ справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.

Электронные сервисы и дистанционное обращение

В рамках перехода к «цифровому архиву» Администрация города Саранска развивает удаленные формы обслуживания:

• Портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ): Подача заявления на предоставление архивной справки (услуга «Предоставление архивной справки из архивных фондов органов местного самоуправления»). Позволяет отслеживать статус и получать готовый документ в личном кабинете или по почте.
• Сайт Администрации: Раздел «Обращения граждан» / «Муниципальные услуги» / «Архив». Наличие онлайн-формы для предварительного запроса.
• Электронная почта: Направление сканов заявления и документов на официальный e-mail архива (см. контакты выше).
• Поиск по фондам (Информационно-поисковая система): На сайте может быть доступен открытый описатель фондов или карточка описи для предварительного поиска номера фонда‚ описи и дела.

Особенности работы с разными категориями документов

Документы о стаже и зарплате (Пенсионные справки)

Это самый частый тип запросов. Важно знать:

• Архив хранит дела только ликвидированных или реорганизованных предприятий. Если организация действует — справку нужно запрашивать у текущего работодателя / бухгалтерии.
• Для периодов работы до 2002 года (введения СНИЛС) архивные справки являются основным подтверждением стажа.
• Домашние книги и личные карточки учетов времени (ф. Т-2) имеют срок хранения 75 лет (для личных дел) и 50 лет (для табелей)‚ после чего подлежат уничтожению или перечислению в фонд постоянного хранения (выборочно).

Земельные и имущественные вопросы

Архив Администрации хранит решения исполкома / администрации о предоставлении земельных участков‚ выборе места строительства‚ переименовании улиц‚ присвоении адресов. Эти документы часто требуются при:

• Оформлении права собственности (дачный амнистия‚ упрощенный порядок).
• Разрешении споров о границах участков.
• Получении выписки из ЕГРН (уточнение адреса объекта).

Генеалогические и исторические исследования

Для генеалогов архив предоставляет доступ к:

• Метрическим книгам (если переданы в архив ЗАГСа или хранятся в фондах горсовета до 1917/1920 гг.).
• Ревизским сказкам (доконкурсный период).
• Спискам избирателей‚ домашним книгам (советский период).
• Документам о репрессированных (по запросам из Мемориала‚ правозащитных организаций или родственников по решению суда/прокурора).

Важно: Доступ к документам‚ содержащим сведения‚ составляющие тайну частной жизни (ст. 137 УК РФ‚ ФЗ «Об архивном деле» ст. 17)‚ предоставляется только заинтересованным лицам (самому субъекту‚ родственникам при подтверждении смерти‚ по решению суда) до истечения 75 лет со дня создания документа.

Взаимодействие с другими архивами

Архив Администрации города Саранска не изолирован. Он тесно сотрудничает с:

• Государственным архивом Республики Мордовия (ГА РМ): Главный региональный архив (ул. ‚ д. ). Принимает на хранение наиболее ценные фонды городского значения по истечении 10-летнего срока хранения в муниципальном архиве (по актам отбора). Хранит фонды губернских/областных учреждений.
• Архивом Министерства внутренних дел по РМ: По вопросам реhabiлитации‚ служебных досье.
• Архивом ФСИН по РМ: По делам заключенных.
• ЗАГСом города Саранска: По метрическим записям (рождение‚ брак‚ смерть).
• МФЦ (Мои Документы): Точки приема заявлений на архивные справки (часто МФЦ выступает посредником для подачи через Госуслуги или бумажного обращения).

Советы посетителям и частые ошибки

1. Уточняйте место хранения заранее. Звоните в архив Администрации (+7 () —) и называйте название организации‚ годы работы‚ ФИО. Архивариус проверит описи и скажет‚ есть ли дело у них или оно в ГА РМ.
2. Собирайте пакет документов полностью. Неполный пакет (нет свидетельства о смене фамилии‚ нет доверенности), основание для приостановки срока или отказа.
3. Используйте Госуслуги. Это быстрее‚ прозрачнее и исключает потерю бумажного обращения.
4. Не ждите последнего дня перед визитом в ПФР/СФР. Срок исполнения запроса до 30 дней. Подавайте запрос в архив за 1‚5–2 месяца до обращения в Социальный фонд.
5. Фотографирование в читальном зале. Обычно разрешено безспышно для личных целей (без штатива и вспышки)‚ но уточните у дежурного архивариуса правила конкретного дня.

Перспективы развития

Архив Администрации города Саранска движется в сторону полной оцифровки фондов и внедрения электронного документооборота (ЭДО). Основные векторы:

• Создание электронных копий наиболее востребованных фондов (пенсионные дела‚ решения по земелу‚ генеральные планы).
• Внедрение системы электронного архива (СЭА) для учета и выдачи копий без изъятия оригиналов.
• Расширение перечня услуг на портале Госуслуг (получение выписок в электронном виде с ЭЦП).
• Повышение условий хранения: модернизация систем климат-контроля‚ пожаротушения‚ антивадальной защиты в хранилищах по адресу: г. Саранск‚ ул; ‚ д. .

Архив Администрации города Саранска — это надежный хранитель памяти города. Независимо от того‚ ищете вы подтверждение трудового стажа для пенсии‚ историю своего дома или данные для научной работы‚ сотрудники архива готовы оказать содействие в рамках законодательства. Ключ к успешному обращению — подготовленность: знание точных реквизитов (ФИО‚ даты‚ названия организаций) и своевременное обращение через удобный канал (Госуслуги‚ почта или личное визит по адресу: г. Саранск‚ ул. ‚ д. ).

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации города Саранска и нормативных правовых актов в сфере архивного дела. Контактные данные и реквизиты руководства приведены в замаскированном виде (*) в целях информационной безопасности. Актуальную информацию уточняйте на официальных ресурсах.