Сотрудничество с самозанятыми (плательщиками НПД) стало стандартом для многих ООО и ИП. Главный документ, фиксирующий факт передачи результата труда и основание для оплаты — это Акт выполненных работ (оказанных услуг). В статье разберем правовые нюансы, обязательные реквизиты, порядок работы через приложение «Мой налог» и дадим универсальный образец акта актуального формата.

Правовая природа документа: зачем он нужен?

Согласно ст. 753 ГК РФ (Подряд) и ст. 779 ГК РФ (Возмездное оказание услуг), исполнитель обязан передать результат работы заказчику, а заказчик — принять и оплатить его. Акт — это первичный учетный документ (ПУД), который:

• Подтверждает факт выполнения обязательств по договору (договору подряда/возмездного оказания услуг).
• Является основанием для списания расходов ООО по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и вычета НДС (если применимо).
• Необходим самозанятому для формирования чека в приложении «Мой налог» (фиксации дохода).
• Защищает стороны в случае споров (суд, налоговая проверка).

Важно: Сам факт подписания акта не заменяет выдачу чека самозанятым. Это два параллельно обязательных действия.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и рекомендациям ФНС)

Единой утвержденной формы (как бывшее Единое формальное бланко) не существует. Стороны устанавливают форму самостоятельно в договоре или учетной политике. Однако документ не будет признан первичным без следующих реквизитов:

1. Наименование документа: «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг».
2. Дата составления (день, месяц, год).
3. Наименование организации (ООО) и самозанятого (ФИО полностью).
4. ИНН обеих сторон (КПП — для ООО).
5. Ссылка на базовый договор: номер, дата договора подряда/услуг.
6. Перечень работ/услуг с указанием единиц измерения, количества, цены за единицу и стоимости.
7. Наличие/отсутствие НДС: для самозанятого указывается «Без НДС (НПД)» или «НДС не облагается».
8. Подписи уполномоченных лиц: директор ООО (или лицо по доверенности) и самозанятый. Печать ООО ставится по желанию (не обязательна с 2016 г., но часто требуется внутренними регламентами).

Особенности заполнения при работе с НПД (самозанятыми)

Указание статуса плательщика НПД

В шапке акта или в табличной части рекомендуется добавить строку: «Исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход (НПД)». Это сигнал бухгалтерии ООО, что:

• Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы за самозанятого не нужно.
• Не нужно оформлять 6-НДФЛ и СЗВ-М/СЗВ-ТД по данному лицу.
• Расходы учитываются на общих основаниях (п. 25 ст. 252 НК РФ).

Связка Акт → Чек в «Мой налог»

Процедура выглядит так:

1. Стороны подписывают Акт (на бумаге или по ЭДО).
2. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог»:
   • Тип операции: «Продажа» (для юрлиц/ИП).
   • Наименование: точное название работы/услуги из акта.
   • Сумма: итоговая сумма акта.
   • Покупатель: ИНН ООО (приложение само подтянет название).
3. Чек отправляется ООО (на email, в чат, через ЭДО).
4. Бухгалтерия ООО сверяет данные Акта и Чека (сумма, наименование, дата, ИНН).

Сроки выдачи чека

Согласно ст. 12 ФЗ-422, чек должен быть сформирован в момент расчета (при получении денег) или не позднее следующего календарного дня после получения оплаты. Лучшая практика: выставить счет, получить оплату, подписать акт, сразу выписать чек.

Пошаговая инструкция заполнения акта

Шаг 1. Шапка документа

Укажите место составления (город), дату (обычно дату подписания/приемки), номер акта (сквозная нумерация по договору или за год).

Шаг 2. Реквизиты сторон

Заказчик: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ИНН * КПП 
Адрес: г. **, ул. *, д. , офис 
Директор  .*. действующий на основании Устава

Исполнитель: Иванов Иван Иванович (самозанятый)
ИНН 
Адрес регистрации: г. *, ул. , д. , кв. *
Свидетельство о регистрации НПД №  от ..202

Шаг 3. Табличная часть (Суть сделки)

Сумма прописью: Восемьдесят тысяч рублей 00 копеек.

Шаг 4. Приемка-сдача и подписи

Обязательная фраза: «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки, качество соответствует условиям Договора и ТЗ. Претензий по объему, качеству и срокам нет».

Подписи:

• Заказчик: Подпись директора / уполномоченного лица (М.П. — место печати, если ставится). Расшифровка: Должность, ФИО.
• Исполнитель: Подпись самозанятого. Расшифровка: ФИО.

Образец акта (Текстовый шаблон для копирования)

Электронный документооборот (ЭДО) с самозанятыми

С 2026 года использование ЭДО становится все более предпочтительным. Самозанятые могут подключиться к ЭДО через операторов (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).

Преимущества ЭДО:

• Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон — это равносильно бумажному с печатью (ст. 6, 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Исключается потеря документов, ошибки при ручном вводе.
• Автоматическая передача данных в бухгалтерию ООО и в приложение «Мой налог» (через интеграции операторов ЭДО).
• Юридическая значимость подтверждается судебной практикой.

Нюанс: У самозанятого должна быть действующая УКЭП (на токене или в облаке) и доступ к личному кабинету оператора ЭДО.

Типичные ошибки, которые приводят к рискам на проверке

1. Отсутствие ссылки на договор. Акт без номера/даты базового договора может быть признан недоказующей основой расходов.
2. Расхождение наименований. В акте «Консультации по маркетингу», в чеке «Услуги дизайнера», в договоре «Аутсорсинг». ФНС может признать расходы недокументированными.
3. Указание НДС в акте. Самозанятые не платят НДС (исключение — ввоз товаров на таможне). Строка «НДС 20%» или выделение НДС в строке суммы — грубая ошибка.
4. Подпись не уполномоченного лица. Если за ООО подписывает менеджер без доверенности или заказчика в ЭДО — риск оспаривания.
5. Поздняя дата акта. Акт подписан 01.10, а работы выполнялись в августе. Для налогового учета расход относится к периоду подписания акта (п. 1 ст. 272 НК РФ — момент возникновения обязательства).

Нюансы оплаты и валютного контроля

• Оплата на карту физлица: Разрешена. В назначении платежа обязательно: «Оплата по Акту №__ от __.__.202_ г. по Договору №__ от __.__.202_ г. НДС не облагается (НПД)».
• Наличный расчет: Допускается до 100 000 руб. по одному договору (п. 4 ст. 9 ФЗ-115, инструкция ЦБ № 5348-У). Лучше безнал.
• Иностранное лицо — заказчик: Если ООО — резидент РФ, а самозанятый работает на него — валютного контроля нет (расчеты в рублях). Если заказчик — нерезидент, самозанятый не может принимать валюту напрямую без оформления валютного договора в банке (сложно для НПД, обычно отказываются).

Хранение документов

Срок хранения первичных документов (актов, счетов, чеков) — не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они составлены (ст. 29 ФЗ-402, Росархив). Для ЭДО хранение обеспечивает оператор (обычно бессрочно или по тарифу). Бухгалтерия ООО должна иметь доступ к архиву акта на любой момент для предоставления по запросу ФНС.

Чек-лист перед подписанием (для бухгалтера ООО)

• [ ] Номер и дата акта совпадают с реестром входящих/исходящих.
• [ ] Данные ООО (ИНН, КПП, наименование) верны.
• [ ] Данные самозанятого (ФИО, ИНН, статус НПД) верны (проверить через сервис ФНС «Статус плательщика НПД»).
• [ ] Ссылка на действующий договор верна.
• [ ] Перечень работ соответствует ТЗ/договору.
• [ ] Суммы сходятся: Акт = Счет = Платежка = Чек в «Мой налог».
• [ ] Фраза «НДС не облагается (НПД)» или «Без НДС» присутствует.
• [ ] Подписи стоят, расшифровки есть, даты подписания проставлены.
• [ ] Чек от самозанятого получен (на email / в ЭДО / в ЛК ОФД).

Грамотно оформленный Акт выполненных работ — это не просто формальность, а финансовая безопасность ООО и гарантия отсутствия вопросов у самозанятого к налоговой. Ключевые правила 2026 года: точная привязка к договору, явное указание статуса НПД, отсутствие НДС в сумме, синхронность с чеком в «Мой налог» и подпись уполномоченных лиц. Используйте ЭДО для автоматизации рутины и минимизации ошибок.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных ситуациях (крупные суммы, специфические виды работ, споры) рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или налоговому консультанту.