В деятельности испытательных лабораторий, научных центров и производственных предприятий проведение разрушающих испытаний, стандартная практика. По итогам таких исследований образцы (пробы) продукции теряют потребительские свойства, приходят в негодность и подлежат удачению с баланса или учета. Юридическим закреплением этого факта служит Акт списания образцов (проб). Ниже представлено подробное описание процедуры оформления, нормативной базы, структуры документа и нюансов учета на 2026 год.

Нормативная правовая основа

Оформление акта списания регламентируется комплексом нормативных документов; Главные из них:

• ГОСТ 31814-2012 «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия». В Приложении В приведена рекомендуемая форма акта списания для продукции, подвергнутой разрушающему контролю.
• ГОСТ Р 58972-2020 «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия». Устанавливает, что акт списания образцов (проб) продукции оформляет испытательная лаборатория.
• Постановление Госстандарта РФ от «Общий порядок обращения с образцами, используемыми при проведении обязательной сертификации продукции». Приложение 3 к данному документу содержит форму «Акт на списание образцов (проб)» с заключением: «Отобранные образцы (пробы) при испытаниях приведены в негодное состояние (израсходованы) и подлежат списанию».
• Форма № ТОРГ-16 (утв. Постановлением Госкома статистики РФ от № 132) — применяется для списания товаров/материалов, пришедших в негодность, в т.ч. по итогам испытаний (часто используется в бухгалтерском учете на складе/в торговле).
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документация в учете», определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа;

Основания для составления акта

Списание производится только при наличии документированных оснований. К основным причинам относятся:

1. Разрушающий контроль: продукция по условиям испытаний (ГОСТ, ТУ, договор с заявителем) полностью или частично разрушается, теряет форму, свойства и пригодность к дальнейшему использованию по назначению.
2. Израсходование: пробы полностью израсходованы в процессе анализов (химические, микробиологические, физические испытания).
3. Порча/Потеря качества: образцы повреждены в процессе транспортировки, хранения или подготовки к испытаниям (если это зафиксировано в акте осмотра/протоколе).
4. Истечение сроков хранения: если остаточные части образцов не подлежат возврату заявителю и срок их хранения по истечении испытаний истек.

Важно: Основанием для списания служит не только сам факт повреждения, но и Протокол испытаний (или Акт о проведенных испытаниях), в котором указан метод испытаний (разрушающий/неразрушающий) и результат.

Порядок формирования комиссии

Списание — это решение коллегиального органа. Порядок:

• Приказом (распоряжением) руководителя организации * (номер приказа, дата) создается комиссия по списанию.
• В комиссию включаются: председатель (обычно зав. лабораторией или технический директор), члены (лаборанты, метрологи, представитель качества, бухгалтер/материально ответственное лицо).
• Задача комиссии: установить факторы, по которым ТМЦ/образцы утилизируются, определить виновных (если повреждение — не результат нормального испытания, а аварии/неумелой работы) и зафиксировать факты.

Структура и обязательные реквизиты Акта списания

Согласно ФСБУ 27/2021 и типовым формам (Приложение В к ГОСТ 31814, Приложение 3 к Постановлению Госстандарта, ТОРГ-16), акт должен содержать:

Шапка документа

• Наименование документа: «Акт на списание образцов (проб)» или «Акт о списании товаров/материальных ценностей».
• Номер документа (сквозная нумерация за год).
• Дата составления (фактическая дата осмотра и принятия решения).
• Место составления (наименование организации: , город ).
• Основание: Номер и дата приказа о создании комиссии, номер и дата Протокола испытаний / Акта о проведении испытаний.

Состав комиссии

Табличная часть с указанием для каждого члена:

• Должность.
• Фамилия, Имя, Отчество (маскируем: *).
• Подпись (при заполнении на бумаге) / ЭЦП (в ЭДО).

Табличная часть (Перечень списываемых образцов)

Самая важная секция. Рекомендуемые колонки:

1. № п/п.
2. Наименование образца / продукции (как в протоколе отбора).
3. Идентификация: номер пробы (ID образца), серия, партия, дата изготовления.
4. Единица измерения (шт., кг, м, л).
5. Количество (вес/объем) списываемого.
6. Состояние образца: «Поврежден при разрушающих испытаниях», «Израсходован в полной мере», «Приведен в негодное состояние».
7. Причина списания (ссылка на пункт договора/ГОСТ/методику, предусматривающую разрушение).
8. Стоимость (если образцы были на балансе закупленными/собственного производства): остаточная стоимость или затраты на изготовление.
9. Сумма НДС (если применимо).

Типовая формулировка (по Приложению 3 к Постановлению Госстандарта):

«Комиссия установила: отобранные образцы (пробы) продукции [наименование] по результатам проведения испытаний (разрушающий контроль) приведены в негодное состояние (израсходованы) и подлежат списанию / утилизации в порядке, установленном законодательством / возврату заявителю (если предусмотрено договором)».

Необходимо указать способ утилизации: утилизация как отходов (с оформлением акта утилизации), передача на переработку, уничтожение под актом.

Подписи и печать

• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись председателя комиссии.
• Утверждение руководителем организации (графа «Утверждаю: Должность, Подпись, ФИО, Дата»).
• Печать организации (при наличии, ст. 6 ФЗ-402).

Особенности оформления по разным формам

Вариант А: По Приложению В к ГОСТ 31814-2012 / ГОСТ Р 58972-2020 (Для аккредитованных лабораторий / сертификации)

Это профильная форма для ИЛ. Она фокусируеться на связи с Протоколом испытаний и Заявителем.

• Обязательно указывается: Номер и дата Протокола испытаний, Номер договора/заявки на сертификацию.
• Данные Заявителя (Наименование, ИНН, адрес — *).
• Информация об образце до испытаний и после.

Вариант Б: По Приложению 3 к Постановлению Госстандарта РФ (Классика для обязательной сертификации)

Форма строго регламентирована. Содержит жесткое заключение: «Образцы… приведены в негодное состояние… и подлежат списанию». Используется при работе в системе обязательной сертификации (ТР ТС, ГОСТ Р).

Вариант В: Форма № ТОРГ-16 (Для бухгалтерии / складского учета ТМЗ)

Если образцы были закуплены как товары/материалы (счет 10, 41) и списываются на расходы (счет 20, 26, 91-2), бухгалтерия часто требует именно ТОРГ-16.

• Код по ОКУД: 0311008.
• Заполняется в 2-х экземплярах (комиссия, бухгалтерия).
• Связка: Акт испытаний -> Акт ТОРГ-16 -> Проводка Дт 94 / 20 / 26 Кт 10 / 41.

Бухгалтерский и налоговый учет (кратко)

Операции зависят от статуса образцов на момент испытаний:

Примечание: В 1С часто используется цепочка: Акт испытаний -> Акт ТОРГ-16 -> Списание Дт 94 Кт 41.01, затем Дт 91.02 Кт 94 (как указано в аналитике интернета).

Пошаговая инструкция по заполнению (Алгоритм)

1. Подготовка: Соберите Протокол испытаний, Акт отбора образцов, Договор/Заявку, Приказ о комиссии.
2. Осмотр: Комиссия осматривает остатки образцов (если есть) или ознакомляется с Протоколом, подтверждающим факт разрушения/израсходования.
3. Заполнение шапки: Номер, дата, организация (), основание (Приказ № от , Протокол № ).
4. Заполнение таблицы: Перенесите данные по каждому образцу. Укажите точное количество (вес) ДО испытаний и ПОСЛЕ (обычно 0 или остаток отходов).
5. Формулировка причины: Не пишите просто «испорчено». Пишите: «Образец подвергнут разрушающему испытанию на прочность на разрыв по ГОСТ .-20 (Протокол № от ..2026)».
6. Оценка стоимости: Заполните стоимостные колонки (если на балансе). Если образцы Заявителя — ставьте прочерк или «Не подлежит оценке (чужое имущество)».
7. Подписание: Все члены комиссии подписывают каждый лист (если листов несколько) или последний лист. Руководитель утверждает.
8. Регистрация: В журнале учета первичных документов (Журнал учета актов списания).
9. Передача в бухгалтерию: В установленные сроки (обычно до 5-го числа след. месяца) для отражения в учете.

Сроки хранения и архивирование

• Срок хранения первичных учетных документов (акты списания) — не менее 5 лет после окончания отчетного года (ст. 29 ФЗ-402, Росархив).
• Для аккредитованных лабораторий (ГОСТ ISO/IEC 17025) срок хранения записей (включая акты списания образцов) устанавливается системой менеджмента качества, но не менее срока действия сертификата/декларации + период обжалования (обычно 5-10 лет).
• Акт списания хранится вместе с Протоколом испытаний и Актом отбора образцов в одном деле/папке дела.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ссылки на Протокол испытаний. Акт списания без основания (протокола) считается необоснованным — риск налоговых начислений (артифактуальное снижение налоговой базы).
• Неполный состав комиссии. Нет представителя бухгалтерии или МОЛ — акт может быть признан недействительным для списания со счета 10/41.
• Расхождение количеств. Количество в Акте отбора ≠ Количество в Акте списания (без объяснения разницы: остатки, утилизация части).
• Списание чужого имущества по своей стоимости. Образцы Заявителя не могут списываться за счет средств Лаборатории (только с внебалансовых счетов).
• Использование неактуальной формы. Форма ТОРГ-16 не обязательна с 2013 г. (для коммерческих организаций), но если в Учетной политике зафиксирована своя форма, она должна содержать все реквизиты ФСБУ 27/2021.

Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП

На 2026 год акты списания полностью могут оформляться в электронном виде:

• В информационных системах лаборатории (LIMS) — автоматическое формирование по Протоколу испытаний.
• Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) членов комиссии.
• Обмен с Заявителем (если требуется подтверждение списания его образцов) через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.).
• Оригинал электронного документа — это XML-файл с подписями. Печатная форма — лишь копия для удобства чтения.

Грамотное оформление Акта списания образцов, поврежденных при испытаниях, — это не просто бюрократия, а защита финансовых интересов организации и лаборатории. Ключевые принципы: непрерывная цепочка документов (Приказ -> Акт отбора -> Протокол испытаний -> Акт списания), коллегиальность решения (комиссия) и соответствие формы целям (ГОСТ для аккредитации/сертификации, ТОРГ-16/внутренняя для бухгалтерии). Использование современных LIMS-систем и ЭДО позволяет минимизировать ошибки ручного заполнения и ускорить передачу данных в учет.

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы (ГОСТ 31814-2012, ГОСТ Р 58972-2020, ФСБУ 27/2021, Постановление Госстандарта ). Персональные данные, номера телефонов, адреса и номера конкретных приказов в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности.