Списание наградной продукции (медалей, орденов, знаков отличия, юбилейных знаков, памятных медалей, сувенирной продукции с наградным символом), это строго регламентированная процедура, требующая составления первичного учетного документа — Акта о списании․ Данный документ подтверждает факт вывода предметов из эксплуатации или оборота и служит основанием для снятия их с баланса или учета МОЛ (материально ответственного лица)․
В данной статье подробно разберем структуру акта, нормативную базу, пошаговую инструкцию по заполнению и предоставим типовой образец, адаптированный под текущие требования законодательства РФ․
Правовые основания для списания наградной продукции
До составления акта необходимо четко определить основание․ К основным правовым актам, регулирующим данный процесс, относятся:
- ГК РФ (ст․ 914, 915), правила хранения и ответственность за сохранность имущества․
- ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст․ 9, 10), требования к первичным учетным документам․
- Приказ Минфина РФ от № 257н (вместо отмененного Приказа № 107н) — единые формы первичной учетной документации (форма ОС-4а или ОС-4б для основных средств, форма МБП-26 для МЦ/товаров)․
- Постановление Правительства РФ от № 7 — правила ведения учета государственных наград (для госорганов)․
- Внутренние документы организации — Учетная политика, Положение о комиссии по списанию, Инструкция по оценке состояния имущества․
Важно: Наградная продукция, изготовленная из драгметаллов (золото, серебро) или являющаяся государственными наградой РФ, подлежит строгому учету и списанию только по решениям уполномоченных комиссий с обязательным участием представителей МЧС, МВД или Роскосмоса (в зависимости от ведомственной принадлежности)․
Основные основания для списания
Комиссия по списанию принимает решение на основании одного из следующих оснований:
- Физический износ/порча: механические повреждения, коррозия, потеря товарного вида, делающая невозможным дальнейшее использование или вручение․
- Истечение сроков годности/хранения: для продукции с ограниченным сроком хранения (например, отдельные виды сувенирки, упаковка)․
- Моральное устаревание: смена дизайна наград, изменение государственных символов, прекращение производства данного типа знаков․
- Утеря/хищение: по итогам инвентаризации выявлены недостачи (оформляется отдельно: справка о раскрытии, протокол допроса, решение руководителя)․
- Передача в музей/архив: списание с баланса с одновременным оформлением акта передачи безвозмездно․
- Уничтожение (утилизация): для продукции из драгметаллов — только по акту экспертизы и с изъятием драгметалла на учет․
Состав комиссии по списанию
Акт подписывается комиссией, утверждаемой приказом руководителя организации․ Минимальный состав:
- Председатель — зам․ руководителя по хозяйству/финансам или главный бухгалтер․
- Члены: представитель бухгалтерии, МОЛ (кладовщик/куратор фонда наград), технический специалист/эксперт (ювелир, герольдист, технолог), представитель службы безопасности (при наличии)․
- Секретарь, оформляет протокол заседания и готовит текст акта․
Для наградных знаков из драгметаллов в комиссию обязательно включается уполномоченный по драгметаллам сотрудник и представитель территориального органа Росконтроля/МЧС․
Структура и реквизиты Акта о списании (Обязательные элементы)
Согласно ст․ 9 ФЗ-402, документ должен содержать:
| Реквизит | Описание / Что указывать |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт о списании наградной продукции» (или «Акт о списании материальных ценностей» по форме МБП-26 / ОС-4а)․ |
| Дата составления | ДД․ММ․ГГГГ (фактическая дата заседания комиссии)․ |
| Номер документа | Сквозная нумерация за год (например, № 12-НП/2026)․ |
| Наименование организации | Полное наименование юрлица / ИП (* для маскировки)․ |
| Основание | Ссылка на приказ о создании комиссии, акт инвентаризации № ___, заключение эксперта ___․ |
| Табличная часть | Детальная спецификация каждой единицы (см․ ниже)․ |
| Фраза: «Признать списанием․․․ в связи с․․․»․ | |
| Подписи | Всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО *)․ |
| Утверждение руководителем | Виза директора/гендиректора с датой («Согласен», «Утверждаю»)․ |
Детализация табличной части (Спецификация)
Для наградной продукции описание должно быть максимально детализированным для исключения подмены:
- Наименование: Полное официальное название (напр․, «Медаль «За отличие в службе» I степени», «Знак отличия «Почетный работник отрасли»»)․
- Номенклатурный номер / Код: Внутренний код учета․
- Единица измерения: шт․
- Количество: В натуре․
- Материал/Проба: Серебро 925°, Золото 585°, ТОМБАК, МЕЛЬХИОР, Эмаль горячая/холодная․
- Заводской/Реестровый номер: Критично важно для госнаград․ Указывается номер с обратной стороны медали/ордена․
- Инвентарный номер: Номер по учету в организации․
- Первоначальная стоимость / Остаточная стоимость: В рублях (для БУ и НУ)․
- Состояние: «Негоден к вручению», «Имеет сколы эмали», «Поврежден шпонка/петля», «Утрачен товарный вид»․
- Способ списания: Утилизация / Уничтожение / Передача в музей / Изъятие драгметалла․
Образец заполнения Акта о списании наградной продукции
Ниже приведен универсальный образец, соответствующий форме МБП-26 (утв․ Приказом Госкомастат от № 132, все еще применяемой по ст․ 9 ФЗ-402 при отсутствии своей формы в учетной политике) с адаптацией под специфику наград․
АКТ № 15-НП/2026
о списании наградной продукции
г․ «15» марта 2026 г․
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Зам․ генерального директора по АХР Иванов И․И․
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Петрова А․С․
Начальник отдела наград и протокола Сидоров В․К․
Эксперт по геральдике и фалерустике Козлов Д․М․
Материально ответственное лицо (кладовщик фонда наград) Смирнова Е․В․
составили настоящий Акт о том, что в ходе проведения плановой инвентаризации (Акт инв․ № 08-ИНВ/2026 от «10» марта 2026 г․) и экспертизы состояния наградного фонда ООО «» (ИНН , КПП , адрес: г․ , ул․ , д․ ), выявлена продукция, вышедшая из строя (имеющая механические повреждения, потерю эмалевого покрытия, коррозию основы), не подлежащая восстановлению и дальнейшему использованию по назначению․
| № п/п | Наименование награды / знака | Материал, проба | Реестровый / Заводской № | Инв․ № | Кол-во, шт․ | Первонач․ стоимость, руб․ | Остаточ․ стоимость, руб․ | Причина списания / Состояние | Способ утилизации |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Медаль «За трудовую доблесть» (образец 2020 г․) | Серебро 925°, эмаль | № АВ 123456 | Н-001 | 1 | 12 500,00 | 0,00 (амортизирована) | Скол эмали на аверсе (центральное поле), деформация шпонки․ Негодна к вручению․ | Изъятие драгметалла на учет (Акт изъятия № 5-ДМ) |
| 2 | Знак отличия «Почетный сотрудник ОАО «Ромашка» | Мельхиор, никелирование, эмаль холодная | Зав․ № МЧ-789012 | Н-045 | 3 | 450,00 | 450,00 | Коррозия основы (пятна окисления на 80% площади), потеря товарного вида․ Срок хранения 10 лет истек․ | Уничтожение (прессование) по Акту утилизации № 7-УТ |
| 3 | Памятная медаль «75 лет Победы» (юбилейная, ведомственная) | Томбак, золочение | Без номера (партия 2020 г․) | Н-112 | 15 | 3 750,00 | 3 750,00 | Повреждение упаковки и самих медаль при переезде склада (вмятины на обверте)․ Не подлежат вручению․ | Утилизация как цветной металлолом |
ИТОГО к списанию: 19 единиц․
Общая первоначальная стоимость: 16 700,00 руб․ 00 коп․
Общая остаточная стоимость: 4 200,00 руб․ 00 коп․
КОМИССИЯ ПОСТАНОВИЛА:
- Признать указанную наградную продукцию подлежащей списанию с балансового учета ООО «*» в связи с негодностью к дальнейшему использованию (физический износ, механические повреждения, истечение сроков хранения)․
- Списать остаточную стоимость наградной продукции (4 200,00 руб․) на финансовый результат (счет 91․02 / 10 / 29) в марте 2026 г․
- Наградную продукцию из драгметаллов (п․1 таблицы) передать на изъятие драгметалла ответственному за учет ДМ с оформлением Акта изъятия драгметаллов․
- Продукцию из цветных металлов (п․п․ 2, 3) передать на утилизацию по договору № с ООО «ВторметРесурс » (лицензия № )․
- Настоящий Акт составлен в 3 экземплярах: 1 — Бухгалтерия, 2 — Отдел наград (МОЛ), 3 — Архив․
Председатель комиссии
_______________ / Иванов И․И․ /
М․П․
Члены комиссии:
_______________ / Петрова А․С․ /
_______________ / Сидоров В․К․ /
_______________ / Козлов Д․М․ /
_______________ / Смирнова Е․В․ /
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «»
_______________ / Кузнецов П․П․ * /
«___» _______________ 2026 г․
М․П․
Особенности списания отдельных категорий наградной продукции
Государственные награды РФ (Ордена, Медали, Почетные звания)
Списание производится исключительно по решению Президента РФ (для орденов/медалей) или ведомственного министра (для ведомственных наград) в случаях:
- Обнаружения подделки․
- Несанкционированного изготовления․
- Необратимой порчи при хранении в госфондах․
Акт оформляется комиссией с участием представителя Геральдического при Президенте РФ / ведомства․ Драгметалл изымается строго по акту экспертизы․
Наградная продукция из драгметаллов (Золото, Серебро, Платина)
- Требуется Акт экспертизы драгметаллов (форма устанавливается организацией, но должна содержать массу чистого драгметалла)․
- Списание с учета МЦ/ОС и одновременное оприходование драгметалла на счет 10 «Материалы» (субсчет «Драгметаллы») по рыночной/балансовой стоимости․
- Обязательное уведомление территориального органа ФТС/МЧС (в зависимости от вида деятельности) о движении драгметаллов․
Корпоративная / Ведомственная / Юбилейная продукция (без драгметаллов)
Списание упрощенное: по акту комиссии, решению руководителя․ Утилизация, как металлолом (цветной/черный) или твердые бытовые отходы (класс опасности 5), с оформлением акта приема-передачи металлолома (форма ТОРГ-12 / УПД)․
Бухгалтерские проводки при списании
| Событие | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Списание остаточной стоимости наград (МЦ/Товары) | 91․02 (Прочие расходы) | 10 / 41 (Материалы/Товары) | По акту комиссии, если ОС — 01/02 |
| Списание НДС (если вычет принят ранее) | 68․02 (НДС) | 91․02 | При наличии входного НДС |
| Изъятие драгметалла (Золото/Серебро) | 10 (Драгметаллы) | 91․01 (Прочие доходы) | Стоимость по учетным ценам ЦБ РФ или рыночной |
| Расходы на утилизацию/доставку на пункт приема | 91․02 / 26 / 44 | 60 / 76 | Услуги утилизатора, транспорт |
| Приход выручки от сдачи металлолома | 51 / 62 | 91․01 | Если сдали на пункт приема за деньги |
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие реестрового/заводского номера в акте․ Для госнаград это грубое нарушение, влечет невозможность списания и претензии аудиторов/прокуратуры․
- Списание «партиями» без перечня номеров․ Каждая медаль/орден — уникальный объект учета․ Общая фраза «Медали разные — 50 шт․» недопустима․
- Игнорирование драгметалла․ Списание серебряной медали на расходы без изъятия серебра — упущенная выгода и нарушение ФЗ «О драгметаллах»․
- Отсутствие заключения эксперта․ Решение комиссии «по глазку» без подписи специалиста (ювелира, фалерустика) о негодности может быть оспорено․
- Несвоевременное оформление․ Акт должен быть составлен в день выявления брака/потерь или в день инвентаризации․ Отсрочка ведет к расхождениям в отчетности․
Хранение и архивирование
- Срок хранения: Акты списания (первичка), минимум 5 лет после года отчетности (Рекомендация Росахива, типовые перечни)․ Акты по драгметаллам и госнаградам — 75 лет (как документы строгой отчетности/учет ДМ)․
- Хранятся в бухгалтерии (1 экз․), у МОЛ (1 экз․), в архиве организации (1 экз․)․
Автоматизация процесса (1С, SAP, и др․)
В современных ERP-системах (1С:ERP, 1С:КА, 1С:Бухгалтерия 3․0) процесс оформляется через документ:
- 1С: «Списание товаров» / «Списание ОС» / «Акт списания МЦ» (МБП-26)․
- Используйте дополнительные атрибуты/реквизиты номенклатуры для хранения: «Реестровый номер», «Проба металла», «Вес чистого драгметалла», «Год acuвки»․
- Настройте подсистему «Учет драгметаллов» для автоматического перевода стоимости на счет 10․04 при списании․
- Печатная форма акта должна быть доработана под таблицу с реестровыми номерами (стандартная форма МБП-26 их не предусматривает)․
Грамотное оформление Акта о списании наградной продукции, это не просто бурократическая формальность, а гарантия финансовой безопасности организации, соблюдения законодательства об учете драгметаллов и госнаград, а также защиты от коррупционных рисков (подмены наград, хищения драгметаллов)․
Ключевые принципы: полнота атрибутов (номера, пробы, вес), наличие экспертного заключения, четкое разделение путей утилизации (ДМ / цветмет / утиль) и строгая привязка к приказам и инвентаризациям․ Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под Учетную политику вашей организации и специфику хранимого наградного фонда․
Данная статья носит информационный характер․ Для оформления конкретных операций рекомендуеться консультироваться с главным бухгалтером и юристом организации с учетом отраслевой специфики и актуальных изменений в законодательстве․