Списание картриджей в бюджетном учреждении — это обязательная процедура, которая требует строгого соблюдения законодательства о бухгалтерском учете (ФЗ-402), казенном учете и порядка распоряжения имуществом. С 2013 года единая обязательная форма акта списания (ранее форма № ОС-4, МБ-8 и др.) отменена. Учреждения вправе разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике. Однако документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нормативная база и общие требования к форме

Основными документами, регулирующими оформление акта списания в бюджетной сфере, являются:

• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — реквизиты первичного учетного документа).
• Приказ Минфина РФ от № 174н «Об утверждении Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».
• Методические указания по учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от № 119н, п. 98).
• ФЗ от № 127-ФЗ «Об обеспечении единства измерений» (единица измерения — «шт.»).

Важно: Налоговые и контрольные органы не могут признать акт недействительным только из-за отсутствия утвержденной государством формы, если в нем присутствуют все обязательные реквизиты и он утвержден учетной политикой учреждения.

Обязательные реквизиты акта списания (по ст. 9 ФЗ-402)

Любой самодельный бланк должен содержать:

1. Наименование документа: «Акт на списание картриджей» (или «Акт о списании материальных запасов — картриджей»).
2. Дата составления: день, месяц, год (дата подписания комиссией).
3. Номер документа: сквозная нумерация за год (рекомендуется для удобства поиска).
4. Наименование учреждения: полное официальное название (например, МБОУ «СОШ № * г. » или ГБУЗ «Городская больница № »).
5. Содержание хозяйственной операции: основание и причина списания.
6. Количественные и стоимостные показатели: табличная часть (наименование, ед. изм., кол-во, цена, сумма).
7. Должности и ФИО лиц, составивших документ, и ответственных за его правильность: председатель и члены комиссии, материально-ответственное лицо (МОЛ), главный бухгалтер.
8. Подписи с расшифровкой: фамилия, инициалы.
9. Дата и подпись руководителя (утверждающего): директора или лица, уполномоченного приказом/доверенностью.

Порядок создания комиссии по списанию

Акт подписывается комиссией. Одностороннее решение МОЛ или бухгалтера недопустимо. Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения.

Типичный состав комиссии:

• Председатель: зам. директора по АХР / администратор дела / старший бухгалтер.
• Члены:
  • Главный бухгалтер (или старший бухгалтер по МПЗ), подтверждает стоимость.
  • Материально-ответственное лицо (системный администратор, лаборант, секретарь), подтверждает факт наличия/состояния.
  • Специалист IT-отдела / программист / инженер, дает техническое заключение о неисправимости/моральном устаревании.

Примечание: Если директор делегирует право подписи акта другому лицу, это обязательно должно быть оформлено приказом или доверенностью. Устная передача полномочий недопустима.

Основания (причины) для списания картриджей

В акте необходимо четко прописать причину. Формулировки пишутся своими словами, но должны быть понятны и обоснованы. Примеры:

• Выход из строя (механические повреждения: поломка ракеля, фотовала, магнитного вала, проявочного вала, дозирующего лезвия, лезвия восстановления, нарушение геометрии).
• Моральный износ / устаревание (нет совместимого оборудования, прекращено производство расходников).
• Неисправимость, устранение которой экономически нецелесообразно (стоимость ремонта > стоимости нового).
• Полная уничтоженность (пожар, наводнение).
• Похищение (по материалам проверки/следственных органов).
• Несоответствие требованиям заказчика/техническому заданию (например, использование лицензионных/совместимых картриджей не дает требуемого качества печати, оригиналы не закупались/недоступны).

Важный нюанс для бюджетников: Если картриджи были лицензионными (совместимыми) и их качество не устраивало заказчика, в акте можно указать: «Несоответствие качества печати требованиям Технического задания контракта/госконтракта, невозможность обеспечения гарантийного качества печати без оригинальных расходников».

Заполнение табличной части акта

Рекомендуемая структура таблицы:

Особенности оценки (цены в акте):

• Цена указывается в соответствии с учетной политикой: закупочная стоимость, остаточная стоимость (если амортизировались/списывались частями) или рыночная на дату списания.
• Если НДС по закупке принимался к вычету — цена указывается без НДС. НДС отдельно в акте не выделяется.
• Обязательно укажите валюту (рубли РФ).
• Картриджи можно списывать как в сборе, так и по комплектующим (фотовал, ракель, бункер с тонером), если они учитывались отдельно.

Специфика бюджетных учреждений: доходы от реализации/утилизации

Согласно ст. 256 БК РФ и Инструкции № 174н, от реализации (сдачи на утилизацию/переработку) отработанных картриджей учреждение получает собственные доходы.

Кодификация (КОСГУ / Аналитика):

• Подвид дохода / КОСГУ: 440 «Уменьшение стоимости материальных запасов».
• Счет учета расчетов с покупателем: 205 74 «Расчеты по доходам от операций с материальными запасами».

Проводки по реализации/сдаче отработанных картриджей:

1. Дебет 205 74 560 — Кредит 201 10 172 — Начислены доходы от выбытия МЗ (списание остаточной стоимости списываемых картриджей со счета учета МЗ).
2. Дебет 201 11 510 17 (КОСГУ 440) — Кредит 205 74 660, Поступили ДС на лицевой счет в органе ФК от покупателя/утилизатора.

Аналогично оформляются доходы от продажи новых картриджей, ставших лишними (например, техника списана, картриджи к ней не подходят).

Порядок утилизации (экологические требования)

Лазерные картриджи относятся к отходам IV класса опасности (паспорт отходов ФККО 7 41 100 01 34 4 или аналогичный). Запрещено выбрасывать их в общий мусор.

• Утилизацию/переработку должны проводить только лицензированные организации (лицензия на деятельность по сбору, транспортировке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов I–IV классов опасности).
• С утилизатором заключается договор.
• На основании акта приема-передачи отходов (или акта выполненных работ/услуг) оформляется списание и признание дохода (если утилизатор платит) или списание без дохода (если платит учреждение).
• Процесс: сортировка → распределение по категориям → гранулирование → термическая обработка в печах → вторичная переработка сырья.

Процедура подписания и утверждения (Две даты)

В акте фиксируются две даты:

1. Дата составления (подписания комиссией): день, когда комиссия осмотрела имущество и подписала акт.
2. Дата утверждения (подписи директора/уполномоченного): день, когда руководитель утвердил решение комиссии.

Правило: Дата составления ≤ Даты утверждения. Нельзя утверждать акт задним числом до даты его составления комиссией, это риск претензий со стороны казначейства/налоговой.

Количество экземпляров:

Готовится минимум 2 экземпляра:

• Экземпляр №1, в бухгалтерию (для оформления проводок, списания со счета 101/105/201).
• Экземпляр №2, у материально-ответственного лица (МОЛ) / в IT-отделе (для снятия с оперативного учета, базы 1С, табличек инвентаризации).

Типовые формы, которые можно использовать (как основу)

Хотя свои формы разрабатываются самостоятельно, на практике часто адаптируют бывшие унифицированные формы:

• Форма 0504230 «Акт о списании материальных запасов» — если картриджи учитываются как МПЗ (счет 105 / 201 10 172). Наиболее универсальный вариант.
• Форма МБ-8 «Акт на списание (изятие) ценностей», для списания малых и недолговечных вещей (если картриджи списывались в расход сразу при закупке на счет 201 11 510 / КОСГУ 244), но пошли на заправку/восстановление и вышли из строя в процессе эксплуатации.
• Свой бланк «Акт на списание картриджей и комплектующих» — с детализацией по моделям принтеров, серийным номерам (если есть) и заключением IT-специалиста.

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для 1С/Word)

Типичные ошибки и риски при проверках

1. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными приказом.
2. Одна дата. Дата составления и утверждения совпадают, но подписи директора стоит раньше подписей комиссии (или наоборот, без логики).
3. Нет заключения специалиста. Фраза «износился» без подписи сисадмина/инженера, подтверждающего техническое состояние.
4. Неуказана цена или сумма. Невозможно сделать проводку списания (Дт 201 10 172 / Кт 201 11 510 или Дт 205 74 / Кт 201 10 172).
5. Утилизация без договора/акта. Картриджи «просто выбросили» или сдали частнику без лицензии — риск штрафов по КоАП (ст. 8.2) и непризнания расходов/доходов.
6. НДС в цене. Указали закупочную цену с НДС, хотя НДС был вычетен — завышение расходов/убытков.
7. Списание «лишних» новых картриджей без признания дохода. Если картриджи новые, а принтер списан — их нужно реализовать (признание дохода КОСГУ 440), а не списывать как брак.

Особенности учета в 1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения (редакция 3.0 / 2.0)

• Документ: «Списание товаров» (раздел «Закупки» или «Склад») или специальный документ «Акт списания МЗ» (если настроено).
• Операция: «Списание МЗ» / «Выбытие МЗ».
• Счета: Дт 201 11 510 (КОСГУ 244/242) — Кт 201 10 172 (если списывали в расход сразу) ИЛИ Дт 205 74 — Кт 201 10 172 (если реализуют/утилизируют с доходом).
• Реестр актов: Ведите журнал регистрации актов списания (номер, дата, сумма, основание) для быстрого предоставления аудиторам/казначейству.

Грамотное оформление акта списания картриджей в бюджетном учреждении, это не просто бюрократия, а защита расходов учреждения и соблюдение экологического законодательства. Ключевые моменты: приказ на комиссию, техническое заключение IT-специалиста, правильная оценка (без НДС, если вычетен), обязательная утилизация через лицензиатов и признание доходов (КОСГУ 440) при сдаче отработанных ресурсов. Используйте приведенный выше образец как базу для разработки собственного бланка, закрепленного в Учетной политике на 2026 год.

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных документов рекомендуется консультироваться с главным бухгалтером учреждения и юристом с учетом актуальных изменений в законодательстве и внутренних локальных нормативных актах.