Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление перехода личного дела государственного гражданского служащего (ГГС) — это обязательная процедура при переводе, назначении на новую должность или увольнении сотрудника. Документ, фиксирующий этот процесс,, Акт приема-передачи личного дела. Ниже представлено подробное руководство по составлению акта, его структуре, нормативной базе и актуальным образцам на 2026 год.

Нормативная правовая основа

Процедура ведения и передачи личных дел регулируется следующими ключевыми документами:

Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (ст. 33, 51) — определяет состав личного дела и порядок его ведения.
Постановление Правительства РФ от № 81 «Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих РФ».
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм архивных документов» (в части описей и актов).
Локальные нормативные акты конкретного органа власти (Инструкция по делопроизводству, Положение о кадровой службе).

Важно: Единой обязательной на уровне закона формы акта (как бланка строгой отчетности) не существует. Орган власти вправе утвердить свой бланк локальным актом. Однако структура и обязательные реквизиты едины для всех.

Основания для составления акта

Акт составляется в следующих основных случаях:

Перевод служащего в другой орган власти или на другую должность внутри органа.
Назначение на должность (приеме на службу) — личное дело передается из архива или от предыдущего работодателя;
Увольнение со службы — личное дело передается в архив органа или архивную организацию для хранения.
Направление в длительный отпуск (декретный, за счет служащего более 30 дней) — передача дела временно исполняющему обязанности лицу (по аналогии с передачей дел директора/главбуха);
Передача дел на хранение в архив органа или государственный архив.

Порядок проведения процедуры

Создание комиссии

Основанием для проведения приема-передачи является приказ (распоряжение) руководителя органа о назначении комиссии.

В комиссии должно быть не менее трех человек.
Состав: председатель (обычно зам. руководителя или начальник кадровой службы), члены (специалист кадровой службы, архивист, представитель профсоюза — по согласованию).
Передающее и принимающее лица в состав комиссии не входят (они выступают сторонами процесса).

Инвентаризация (проверка состава дела)

Перед подписанием акта комиссия сверяет содержимое личного дела с Описью документов личного дела работника (Форма № 7 по Приказу Росархива № 236 или локальная форма).

Проверяются:

Наличие всех документов по перечню (автобиография, анкета, копии приказов, аттестации, награждения, медкнижка и др.).
Полнота реквизитов документов (номера, даты, подписи, печати).
Состояние бумажных носителей (нет ли повреждений, потерь).
Соответствие дела требованиям к формированию (хронологический порядок, прошивка, нумерация листов).

Составление акта

Акт составляется минимум в 2 экземплярах:

Один — для передающего лица (или остается в деле при передаче в архив).
Второй — для принимающего лица (кадровая служба нового места службы/архива).
При необходимости — третий экземпляр для комиссии/архива органа.

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общеделовой практике, акт должен содержать:

Реквизит	Описание и требования к заполнению
Наименование документа	АКТ приема-передачи личного дела государственного гражданского служащего
Дата и место составления	Дата (число, месяц прописью, год), место (город, название органа власти). Пример: «г. , «» сентября 2026 г.».
Основание	Ссылка на приказ о назначении комиссии (№, дата). Пример: «На основании приказа от «» сентября 2026 г. № ».
Состав комиссии	ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены). Подписи с расшифровкой. ФИО маскируются: И.О. Фамилия -> * * *.
Стороны передачи	Передающее лицо: ФИО, должность, подразделение (или «Архив органа»). Принимающее лицо: ФИО, должность, подразделение (или название архива).
Сведения о служащем	ФИО служащего, чье дело передается, должность, табельный номер (если есть). Данные маскируются: * * *.
Табличная часть (Перечень передаваемых документов)
Фраза: «Комиссия установила, что личное дело служащего * * * составлено в соответствии с требованиями законодательства, документы полны, нумерация сквозная, прошивка надежная. Претензий по составу и оформлению дела нет».
Подписи сторон	Передало: Должность, Подпись, Расшифровка, Дата. Приняло: Должность, Подпись, Расшифровка, Дата. Члены комиссии: Подписи всех членов с расшифровкой.
Согласование (при необходимости)	Виза начальника кадровой службы / архивиста органа.

Образец заполнения Акта (Текстовый шаблон для Word)

Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать в Word и адаптировать под локальный бланк вашего органа. Конфиденциальные данные заменены на .

 <br/> АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО <p>г. «___» _____________ 2026 г.</p> <p>Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии по приему-передаче личного дела,<br/> назначенные приказом г. * от «___» _____________ 2026 г. № ,<br/> в составе:<br/> Председатель: * (должность) _________________ / * /<br/> Член: * (должность) _________________ / * /<br/> Член: * (должность) _________________ / * /</p> <p>составили настоящий Акт о том, что:</p> <p>ПЕРЕДАЛО: * * (ФИО передающего лица / название архива/подразделения)<br/> Должность: *<br/> Подразделение: </p> <p>ПРИНЯЛО: * (ФИО принимающего лица / название архива/подразделения)<br/> Должность:<br/> Подразделение: *</p> <p>Личное дело государственного гражданского служащего:<br/> ФИО служащего: * * *<br/> Должность: *<br/> Табельный номер: *<br/> Дата рождения: *</p> <p>Состав личного дела (перечень документов):</p> <p>┌────┬─────────────────────────────────────┬────────────┬────────┬─────────┬──────────────────┐<br/> │ № │ Наименование документа │ Дата │ Номер │ Кол-во │ Примечание │<br/> │ п/п│ │ документа │ док-та │ листов │ (состояние) │<br/> ├────┼─────────────────────────────────────┼────────────┼────────┼─────────┼──────────────────┤│ 1. │ Автобиография │ ..20 │ ౼ │ │ Хорошее │<br/> │ 2. │ Анкета госслужащего │ ..20 │ — │ │ Хорошее │<br/> │ 3. │ Копия приказа о назначении на службу│ ..20 │ № * │ │ Нотариально │<br/> │ │ │ │ │ │ заверена │<br/> │ 4. │ Копии приказов о присвоении │ ..20 │ № * │ │ │<br/> │ │ классных чинов / поощрениях │ │ │ │ │<br/> │ 5. │ Актуальные справки о доходах │ 2024-2025 │ — │ │ За последние 3 г.│<br/> │ 6. │ Результаты аттестации │ ..20 │ Прот.№ │ │ │<br/> │ │ │ │ * │ │ │<br/> │ 7. │ Медицинская книжка / справка │ ..20 │ № * │ │ Действует до │<br/> │ │ │ │ │ │ ..20 │<br/> │&#8230; │ &#8230; │ &#8230; │ &#8230; │ &#8230; │ &#8230; │<br/> └────┴─────────────────────────────────────┴────────────┴────────┴─────────┴──────────────────┘</p> <p>ИТОГО документов: * шт. ИТОГО листов: *</p> <p>Комиссия установила, что личное дело составлено в соответствии с Положением о порядке<br/> ведения личных дел госслужащих (Постановление Правительства РФ от № 81),<br/> документы полны, хронологический порядок соблюден, листы пронумерованы, дело прошито,<br/> прошивка закреплена клеевой биркой с указанием числа листов, подписью ответственного<br/> лица и печатью органа. Претензий по составу и оформлению дела нет.</p> <p>ПЕРЕДАЛО: ПРИНЯЛО:<br/> Должность: * Должность: *<br/> Подпись: ____________ Подпись: ____________<br/> Расшифровка: * * Расшифровка: *<br/> Члены комиссии:<br/> Подпись ____________ / * /<br/> Подпись ____________ / * /<br/> Подпись ____________ / * * /<br/>  

Особенности передачи в разные ситуации

Перевод в другой орган власти

Личное дело направляется только по официальному запросу нового органа (письменное обращение с указанием основания — приказ о назначении/переводе).
Передача оформляется Актом в 2 экз. Один остается в отдающем органе (в копии дела или журнале учета), второй уезжает вместе с делом.
Срок передачи: обычно в течение 3-5 рабочих дней с момента получения запроса (регламентируется локальными актами).

Увольнение и передача в архив органа

При увольнении личное дело формируется к архиву (проверяется полнота за весь период службы).
Акт составляется между кадровым сотрудником (передающим) и архивистом органа (принимающим).
Срок хранения в архиве органа — согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (обычно 75 лет до 2002 г. р. или 50 лет после 2002 г.).

Передача временно исполняющему обязанности (отпуск/больничный)

Оформляется по тому же образцу.
В основании указывается приказ о назначении временно исполняющего обязанности.

Типичные ошибки и риски

Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный неавторизованными лицами, не имеет юридической силы.
Неполный состав дела. Отсутствие копий приказов, автобиографии, справок о доходах. Это выявляется при проверках (прокуратура, контрольно-счетные органы).
Нарушение оформления дела. Отсутствие нумерации листов, прошивки, клеевой бирки. Такое дело архив не примет к хранению.
Передача без акта. Устная передача или передача «под роспись в журнале» без акта не снимает ответственность передавшего лица за сохранность документов.
Использование устаревшей формы. Проверяйте актуальность локального бланка. Формы из «КонсультантПлюс» за 2025-2026 гг. (как указано в источниках: Форма: Акт приема-передачи личного дела государственного служащего (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)) являются эталонными.

Электронный документооборот (ЭДО) и личные дела

С 2024-2026 гг. активно внедряется ведение личных дел в электронном виде (ЭЛД — электронные личные дела).

При переводе служащего в орган, использующий ЭДО, передача может осуществляться через Единую систему интерведомственного электронного взаимодействия (ЕСИА/СМЭВ) или региональные системы (например, «Госуслуги. Органам власти»).
В этом случае Акт приема-передачи подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) членов комиссии и сторон.
Бумажное дело (если оно было) передается параллельно с оформлением бумажного акта.

Где найти актуальные бланки (источники)

Рекомендуется использовать проверенные правовые системы для скачивания актуальных форм на текущий год:

КонсультантПлюс: Раздел «Формы» -> Поиск «Акт приема-передачи личного дела государственного служащего» (доступны версии 2024, 2025, 2026 гг.).
Гарант: Банк форм и бланков.
Официальные сайты органов власти: Часто публикуют локальные бланки в разделе «Документы» / «Делопроизводство» / «Кадровая работа».
Сайт Росархива: Типовые формы (Приказ № 236).

Чек-лист перед подписанием акта (для члена комиссии)

[ ] Есть приказ о назначении комиссии (актуален, не отозван).
[ ] Состав комиссии соответствует приказу (не менее 3 человек, нет заинтересованных сторон).
[ ] Личное дело служащего физически присутствует.
[ ] Проведена сверка с Описью (Форма № 7 или локальная).
[ ] Все листы пронумерованы, дело прошито, бирка заполнена верно.
[ ] В таблице акта указаны все документы без пропусков.
[ ] Подписи всех членов комиссии, передавшего и принявшего лиц стоят рядом с расшифровками.
[ ] Даты подписаний совпадают с датой акта.
[ ] Экземпляров акта достаточно для всех заинтересованных сторон.

Резюме

Акт приема-передачи личного дела ГГС — это ключевой документ, подтверждающий законность перехода кадровой документации. В 2026 году основные требования остаются прежними: наличие приказа на комиссию, полный состав дела, табличная опись в акте, подписи всех участников. Используйте приведенный выше образец как базу, но обязательно согласуйте итоговый бланк с архивистом и юристами вашего органа, чтобы учесть локальные требования. Храните свой экземпляр акта не менее срока хранения личного дела (в архиве органа) или до передачи дела следующему хранителю.

Примечание: В статье использована информация из открытых источников и правовых систем (КонсультантПлюс, Гара) на дату . Персональные данные (ФИО, номера приказов, адреса) заменены на * в соответствии с политикой конфиденциальности.