Работа с ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системой учёта алкогольной продукции) обязательна для всех участников оборота алкоголя. Одна из типовых ситуаций — выявление расхождений при приёмке товара. В этом случае вместо полного подтверждения накладной покупатель оформляет акт расхождения. Рассмотрим подробно, когда он нужен, как его составить и как выглядит образец.

Когда оформляется акт расхождения

Акт расхождения можно оформить в следующих случаях:

• Недовоз или недостача продукции — фактическое количество товара меньше указанного в ТТН;
• Бой или повреждение алкогольной продукции при транспортировке;
• Пересорт — поставлена продукция, не соответствующая наименованию в накладной;
• Несоответствие акцизных марок — отсканированные марки не совпадают с данными накладной;
• Излишки — фактическое количество превышает указанное в ТТН.

Порядок оформления акта расхождения на стороне покупателя

Общий алгоритм действий покупателя при выявлении расхождений выглядит так:

1. Проведите фактическую приёмку товара: пересчитайте продукцию, отсканируйте акцизные марки (для маркируемой продукции).
2. Откройте входящую ТТН в учётной системе (1С, МойСклад, СБИС, ПРОСТОР:КАССА и др.).
3. Заполните фактическое количество по каждой позиции. Для крепкого алкоголя перед формированием акта обязательно заполните закладку «Фактически полученные марки».
4. Сохраните изменения и в контекстном меню выберите пункт «Отправить акт о расхождении в ЕГАИС» (в некоторых системах — «Оформить расхождения»).
5. Система автоматически сформирует акт и отправит его в ЕГАИС.

После отправки акта накладная получает соответствующий статус, а поставщик (грузоотправитель) должен подтвердить или отклонить акт расхождений.

Действия поставщика при получении акта расхождения

Если грузополучатель отправил акт расхождений к вашей исходящей ТТН, необходимо:

1. Открыть входящий акт в учётной системе.
2. В поле «Номер накладной» указать номер исходящей накладной в ЕГАИС (формат TTN-0000000000).
3. Выбрать действие: «Подтвердить акт расхождения» или «Отклонить».
4. При подтверждении недопоставленная продукция списывается с остатков поставщика в ЕГАИС; при отклонении, расхождение разрешается в претензионном порядке.

Образец акта расхождения (структура документа)

Хотя в ЕГАИС акт передаётся в электронном виде (XML-документ), бумажный акт расхождений также оформляется для внутреннего учёта и претензионной работы. Типовой образец содержит:

• Наименование документа: «Акт о расхождении по количеству и качеству при приёмке товара»;
• Дата и место составления: г. Москва, ул. Примерная, д. , «___» _______ 20__ г.;
• Реквизиты сторон: ООО «Поставщик» (ИНН 77), ООО «Покупатель» (ИНН 77);
• Данные ТТН: номер TTN-0000000**, дата накладной;
• Состав комиссии: директор Иванов И. И., товаровед Петрова А. С., представитель перевозчика;
• Таблица расхождений: наименование продукции, код АП, количество по документам, количество фактически, расхождение;
• Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Пример табличной части

№ | Наименование | По ТТН | Фактически | Расхождение
1 | Водка «Примерная» 0,5 л | 120 | 115 | -5 (недостача)
2 | Вино «Образцовое» 0,75 л | 60 | 58 | -2 (бой)

Важные нюансы

• Акт расхождения нужно отправить в тот же срок, что и подтверждение накладной, как правило, до конца следующего рабочего дня после приёмки.
• Не путайте акт расхождения со списанием: возврат и недостача оформляются актом расхождений, а списание — отдельным документом с указанием причины выбытия.
• К заполненному бумажному акту обычно прикладывают сопроводительную записку со сроком подписания и возврата документа контрагенту.
• Если поставщик не отреагировал на акт, накладная остаётся «в подвешенном» статусе — следите за статусами в ЕГАИС.

Акт расхождения в ЕГАИС, обязательный инструмент при недовозе, бое, пересорте и несоответствии марок. Своевременное и корректное оформление акта защищает покупателя от излишних остатков на балансе ЕГАИС, а поставщика — от штрафов за некорректный учёт. Используйте возможности своей учётной системы (1С, МойСклад, СБИС и др.), которые автоматически формируют и отправляют акт в ЕГАИС.

За консультацией по настройке обмена с ЕГАИС обращайтесь к специалистам техподдержки вашей учётной системы: тел. 8 (800) —, e-mail: support@.ru.