Акт проверки качества товара — это первичный учетный документ‚ который фиксирует результаты осмотра‚ измерений‚ испытаний или иных способов оценки соответствия товара условиям договора‚ техническим условиям (ТУ)‚ ГОСТу или иным нормативным документам. Грамотное оформление акта является залогом защиты интересов как покупателя‚ так и поставщика в случае возникновения споров.

На актуальными остаются как унифицированные формы (для бюджетной сферы и отдельных отраслей)‚ так и свободные формы‚ разрабатываемые организациями самостоятельно в соответствии с учетной политикой и ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основные виды актов при проверке качества

В деловой практике чаще всего используются следующие виды документов‚ выбор которых зависит от цели проверки и этапа взаимодействия с поставщиком:

• Акт приемки товара (форма ТОРГ-1) — основной документ при передаче товара от поставщика к покупателю. Фиксирует количество‚ комплектность и видимые дефекты качества.
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству (форма ТОРГ-2) — составляется‚ если при приемке выявлены несоответствия (брак‚ недокомплект‚ несоответствие сорта/марки). Является основанием для предъявления претензии поставщику.
• Акт экспертизы товара — оформляется при необходимости глубокого исследования качества (лабораторных анализов‚ органолептической оценки) с привлечением экспертов или специализированных организаций.
• Акт осмотра товара — фиксирует внешний осмотр без вскрытия упаковки или с частичным вскрытием (например‚ при приемке на складе перевозчиком).
• Акт о выявленных недостатках (несоответствиях), детализирует конкретные дефекты‚ их характер (исправимые/неисправимые‚ существенные/несущественные).

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно стандартам делопроизводства и требованиям законодательства‚ любой акт проверки качества должен содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование документа (например: «Акт проверки качества товара»‚ «Акт экспертизы товара»).
2. Дата составления (день‚ месяц‚ год) и место составления (населенный пункт).
3. Наименование организации (полное и/или сокращенное)‚ от имени которой составлен документ.
4. Состав комиссии — фамилии‚ инициалы‚ должности лиц‚ принимавших участие в проверке (представители покупателя‚ поставщика‚ перевозчика‚ независимых экспертов). Пример: И.О. Фамилия * — начальник ОТК; И.О. Фамилия *, менеджер по закупкам.
5. Основание для проверки — номер и дата договора поставки‚ накладной (ТОРГ-12)‚ счета-фактуры‚ заказа на экспертизу.
6. Информация о проверяемом товаре: наименование‚ артикул/модель‚ номенклатурный номер‚ партия‚ дата производства‚ срок годности‚ количество принятого к проверке.
7. Методы и средства проверки: визуальный осмотр‚ измерения (калибр‚ весы)‚ лабораторные анализы‚ сопоставление с эталоном/описанием в ТУ/ГОСТ.
8. Выявленные несоответствия (дефекты): подробное описание‚ фотофиксация (ссылка на приложение)‚ классификация дефектов.
9. Подписи членов комиссии с расшифровкой (ФИО‚ должность). При несогласии отдельного члена комиссии — его особое мнение записывается в акте.
10. Печати организаций (при их наличии).

Образец заполнения акта приемки товара (по форме ТОРГ-1)

Форма ТОРГ-1 утверщена Постановлением Госкома Статистики РФ от № 132. Ниже приведена структура заполненного образца с маскировкой персональных данных.

Шапка документа

АКТ ПРИЕМКИ ТОВАРА
по форме № ТОРГ-1

___________ «___» 202_ г. г. * (Место приемки продукции)
Время начала ________‚ время окончания ______ приемки продукции
Причины задержки приемки ______________________________________
Время их возникновения __________‚ время их устранения ________

Комиссия в составе:
* *  (Фамилия‚ Инициалы), * (Должность) — Представитель покупателя
*  (Фамилия‚ Инициалы) — * (Должность) — Представитель поставщика
*  (Фамилия‚ Инициалы) —  (Должность) — Представитель перевозчика
(фамилии‚ инициалы лиц‚ принимавших участие в приемке)

Табличная часть (фрагмент)

Заключительная часть

Всего по акту принято товаров на сумму:  руб. * коп.
В том числе НДС: * руб. * коп.

Товар принят в количестве‚ соответствующем накладной‚ за исключением позиций‚ указанных в примечаниях.
Претензии по качеству оформлены отдельным Актом ТОРГ-2 № * от «___» 202_ г.

Члены комиссии:
Покупатель: _____________ / * *  /
Поставщик: _____________ /  *  /
Перевозчик: _____________ /  * * /

М.П. (Печать покупателя) М.П. (Печать поставщика)

Акт об расхождении по качеству (ТОРГ-2) — ключевые моменты

Если при приемке выявлены дефекты‚ составляется Акт ТОРГ-2. Он готовится в 3-х экземплярах: покупатель‚ поставщик‚ перевозчик (если вина перевозчика).

Важные нюансы заполнения:

• Указывается характер несоответствия: несоответствие сорту‚ марке‚ профилю‚ образцу‚ техническим условиям; наличие дефектов (трещины‚ сколы‚ порча‚ неполная комплектность).
• Обязательно фиксируется основа возникновения несоответствия: вина поставщика (брак производства)‚ вина перевозчика (повреждение в пути)‚ естественная убыль (в пределах норм/сверх норм).
• Прикрепляются фотографии‚ результаты лабораторных анализов‚ копии сопроводительных документов.
• Акт подписывается представителями обоих сторон. Если поставщик отказывается подписывать — составляется Акт односторонне с участием свидетелей или нотариуса‚ о чем направляется уведомление поставщику (ст. 513 ГК РФ).

Акт экспертизы товара: когда нужен и как оформить

Экспертиза назначается‚ если внешний осмотр (ТОРГ-1/ТОРГ-2) не позволяет установить истинное качество (скрытые дефекты‚ сложная техническая продукция‚ пищевая продукция‚ химия).

Образец требования о проведении экспертизы

ТРЕБОВАНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ ЭКСПЕРТИЗЫ КАЧЕСТВА ТОВАРА

Кому: ООО «» (Наименование поставщика/изготовителя)
Адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ офис * (Юридический адрес поставщика)
От: ИП * / ООО «» (Покупатель)
Адрес: г. ‚ ул. ‚ д.  (Адрес покупателя)

На основании Договора поставки № * от «___» 202_ г. и Акта приемки ТОРГ-1 № * от «___» 202_ г.‚
требую провести экспертизу качества товара: (Наименование‚ партия).

Вопросы к эксперту:
Соответствует ли качество товара условиям договора / ТУ * / ГОСТ *?
Являются ли выявленные дефекты (описание) производственными или эксплуатационными?
Возможно ли устранение дефектов? Какова стоимость устранения?
Пригоден ли товар к целевому использованию?

Предлагаю провести экспертизу в срок до «___» 202_ г. в лаборатории * (наименование) / на месте хранения товара.
Стоимость экспертизы возлагается на виновную сторону (п. 5 ст. 475 ГК РФ).

Приложения: 1. Копия договора. 2. Копия накладной. 3. Акт ТОРГ-1. 4. Фото дефектов.

Структура Акта экспертизы (по итогам)

• Реквизиты экспертной организации (лицензия‚ аккредитация — если требуется).
• ФИО эксперта(ов)‚ их квалификация‚ статус (независимый/ведомственный).
• Объект экспертизы (описание‚ маркировка‚ пломбировка проб).
• Методика исследования (ГОСТ‚ МУ‚ собственные методики).
• Результаты измерений/анализов в табличной форме.
• Экспертное заключение (выводы по каждому вопросу).
• Подписи экспертов‚ печать организации.

Порядок проведения осмотра и проверки (пошаговый алгоритм)

1. Подготовка: Изучение договора‚ спецификаций‚ ТУ/ГОСТ. Подготовка приборов контроля (весы‚ калибры‚ фотоаппарат)‚ бланков актов.
2. Сбор комиссии: Уведомление поставщика/перевозчика о времени и месте приемки (за 1-3 дня). Составление приказа о комиссии.
3. Внешний осмотр: Проверка целостности упаковки‚ пломб‚ маркировки‚ комплектности мест. Фотофиксация.
4. Вскрытие и приемка по количеству: Пересчет‚ взвешивание. Сравнение с накладной (ТОРГ-12 / УПД).
5. Проверка качества (выборочная/полная): Органолептика (вид‚ запах‚ цвет)‚ измерение геометрии‚ проверка документации (паспорта‚ сертификатов‚ деклараций соответствия).
6. Фиксация результатов: Заполнение ТОРГ-1 (если все ок) или ТОРГ-1 + ТОРГ-2 (есть расхождения). При сложных спорах — Акт осмотра/экспертизы.
7. Подписание и распределение экземпляров.
8. Передача в бухгалтерию для отражения в учете (ДТ 41 / 10 / 44 — КТ 60) и претензионной работы.

Типичные ошибки и риски при оформлении

Электронный документооборот (ЭДО) и акты проверки

С 2025-2026 гг. подавляющее большинство B2B-взаиморасчетов перешло на ЭДО (Диадок‚ СБИС‚ Контур‚ 1С-ЭДО и др.).

• Акты ТОРГ-1‚ ТОРГ-2‚ АКТЫ ЭКСПЕРТИЗЫ оформляются в формате XML (формализованные документы) или PDF с ЭЦП (неформализованные).
• Юридическая сила электронного акта‚ подписанного усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП)‚ равна бумажному с «живой» подписью и печатью (ст. 6‚ 9 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• В ЭДО автоматически проставляются дата/время отправки и получения‚ что исключает споры о сроках.
• Рекомендуется хранить оригиналы XML-файлов в архиве организации не менее 5 лет (срок хранения первички).

Скачиваемые материалы (шаблоны)

Для практической работы рекомендуем использовать проверенные бланки. (Ссылки на файлы условны‚ в реальной системе они ведут на файлообменник или базу знаний)

• [Скачать пустой бланк Акта приемки товара ТОРГ-1 (.docx / .xlsx)], для ручного или автоматического заполнения из 1С.
• [Скачать заполненный образец Акта ТОРГ-1 (.pdf)] — наглядный пример с комментариями.
• [Скачать бланк Акта об расхождении ТОРГ-2 (.docx)] — с выпадающими списками причин расхождений.
• [Скачать бланк Акта экспертизы товара (.docx)], структура для независимой экспертизы.
• [Скачать бланк Акта осмотра товара (.docx)], упрощенная форма для внутреннего контроля / приемки на складе 3PL.
• [Скачать образец Претензии к поставщику на основании Акта ТОРГ-2 (.docx)] — готовый юридический документ.

Нормативная база и полезные ссылки

При работе с актами проверки качества опираются на:

• ГК РФ (ст. 475‚ 476‚ 477‚ 513‚ 514‚ 515) — права и обязанности сторон при несоответствии качества‚ порядок предъявления претензий‚ сроки обнаружения дефектов.
• Постановление Госкома Статистики РФ от № 132 — утверждение форм ТОРГ-1‚ ТОРГ-2‚ ТОРГ-3 и др. (обязательны для бюджетников‚ рекомендательны для коммерции).
• ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9‚ 10) — требования к реквизитам первичных документов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — системы стандартизации. Наименования первичных учетных документов. Общие требования к составлению.
• Технические регламенты ТР ТС / ТР ЕАЭС (например‚ ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции»‚ ТР ТС 017/2011 «О безопасности легкой промышленности») — обязательные требования к безопасности и маркировке.
• ФЗ № 2300-1 «О защите прав потребителей» (ст. 18‚ 29), если покупатель — физлицо (Б2С).

Акт проверки качества товара — это не просто формальность для бухгалтерии‚ а главное юридическое средство фиксации факта передачи прав и ответственности за товар. Использование актуальных образцов (ТОРГ-1‚ ТОРГ-2‚ Акт экспертизы)‚ строгое соблюдение реквизитов‚ детальная фиксация дефектов с фото/видео и своевременное направление претензий поставщику, залог минимизации финансовых потерь и успешного разрешения споров в досудебном порядке или в суде.

Совет: Внедрите в учетную политику единые шаблоны актов с обязательными полями для фотофиксации и QR-кодов на партии товара. Автоматизируйте заполнение из 1С/ERP-системы для исключения ошибок ручного ввода.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу.