Акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — один из самых востребованных первичных документов в хозяйственной деятельности любой организации. Он фиксирует факт передачи имущества от одной стороны к другой: от поставщика покупателю, от материально ответственного лица новому сотруднику, между подразделениями компании. В этой статье разберём, как составить акт, какие реквизиты обязательны, и как удобно вести его в формате Excel.
Что такое акт приёма-передачи ТМЦ
Акт приёма-передачи ТМЦ — это первичный учётный документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни: передачу товаров, материалов, оборудования или иных ценностей. Согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом.
Акт составляют в следующих ситуациях:
- поставка товара по договору купли-продажи или поставки;
- передача имущества между материально ответственными лицами;
- передача ТМЦ на ответственное хранение;
- возврат товара поставщику;
- передача ценностей при увольнении сотрудника;
- внутреннее перемещение между складами и подразделениями.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной обязательной формы акта приёма-передачи ТМЦ в общем случае не существует — организация разрабатывает её самостоятельно. Однако документ обязан содержать реквизиты, предусмотренные законодательством:
- наименование документа («Акт приёма-передачи ТМЦ»);
- дата составления (число, месяц, год);
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни (что передаётся и на каком основании);
- величина измерения в натуральном и денежном выражении с указанием единиц;
- должности лиц, совершивших сделку и ответственных за её оформление;
- подписи и ФИО ответственных лиц.
В отдельных случаях применяются унифицированные формы:
- ТОРГ-1 — акт о приёмке товаров по количеству и качеству;
- ТОРГ-2 — акт об установленном расхождении по количеству и качеству;
- МХ-1 — акт о приёме-передаче ТМЦ на хранение;
- МХ-3 — акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение.
Структура акта в формате Excel
Формат Excel удобен тем, что позволяет автоматизировать расчёты: суммы по позициям, итоговую стоимость, НДС. Типовой образец акта в Excel включает следующие блоки:
Шапка документа
- наименование и реквизиты передающей стороны: ООО «», ИНН 77, адрес: г. Москва, ул. , д. ;
- наименование и реквизиты принимающей стороны;
- основание передачи, номер и дата договора (например, договор поставки № от .*.20** г.);
- номер акта и дата составления.
Табличная часть
Основная часть документа, таблица с колонками:
- № п/п;
- наименование ТМЦ;
- единица измерения (шт., кг, м и т.д.);
- количество;
- цена за единицу, руб.;
- сумма без НДС;
- ставка и сумма НДС;
- итоговая сумма с НДС;
- примечание (серийный номер, состояние, комплектность).
Заключительная часть
- формулировка: «Перечисленные ТМЦ переданы в полной комплектности, в исправном состоянии, претензий по количеству и качеству принимающая сторона не имеет»;
- подписи сторон: «Передал» — директор Иванов И.И. (Иванов И.), «Принял» — кладовщик Петров П.П. (Петров П.);
- при необходимости, оттиски печатей.
Правила оформления и хранения
Акт может быть составлен:
- на бумаге — не менее чем в двух экземплярах (по одному для каждой стороны);
- в электронном виде — с подписанием электронной подписью.
Документ оформляется в момент передачи ТМЦ либо непосредственно после её завершения. Ответственный сотрудник своевременно передаёт акт в бухгалтерию, данные из него заносятся в регистры бухгалтерского учёта.
Если в акте обнаружена ошибка, допускается внесение исправлений с указанием даты правки и подписей лиц, внёсших изменения.
Практические рекомендации
- Закрепите форму акта в учётной политике организации — это придаст самостоятельно разработанному бланку официальный статус.
- Проверяйте ТМЦ при приёмке — сверяйте количество, качество, комплектность с данными накладной и договора.
- Фиксируйте расхождения — при выявлении недостачи или брака составляйте акт по форме ТОРГ-2 и направляйте претензию поставщику.
- Используйте защиту листа в Excel, чтобы формулы в итоговых ячейках не были случайно изменены.
- Храните акты в течение установленного срока, как правило, не менее 5 лет.
Грамотно составленный акт приёма-передачи ТМЦ защищает интересы обеих сторон сделки, служит основанием для бухгалтерского и налогового учёта, а также становится важным доказательством при разрешении споров. Использование образца в формате Excel существенно упрощает работу: автоматические расчёты исключают арифметические ошибки, а типовой шаблон экономит время на оформление документа.
За консультацией по составлению документов вы можете обратиться к специалистам по телефону +7 (4) — или по адресу электронной почты info@**.ru.