Увольнение материально ответственного лица (МОЛ) или сотрудника, закрепленного за имуществом организации, требует обязательного оформления передачи ценностей. Ключевым документом в этом процессе является Акт приема-передачи материальных ценностей (имущества). Ниже представлена подробная статья о правилах составления, нормативной базе, образце заполнения и частых ошибках на 2026 год.

Нормативная правовая база в 2026 году

Согласно актуальной информации из систем типа КонсультантПлюс на , передача материальных ценностей при смене или увольнении МОЛ осуществляется по результатам внеплановой инвентаризации. Оформление происходит с использованием следующих форм:

• Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450), для учета перемещения внутри организации.
• Акт приема-передачи материальных ценностей (форма из Приложения № 4 к Порядку № 1034) — основной документ фиксации факта передачи.

Важно: С 2013 года (Постановление Госкомстата № 132) единые обязательные формы для коммерческих организаций отменены. Компании вправе разработать свой бланк акта, закрепив его в учетной политике, однако многие продолжают использовать рекомендованные госстатистикой формы (например, форму МБ-12 или типовые формы из Приложения № 4 к Приказу Минфина № 1034 для бюджетной сферы) как проверенные судебной практикой образцы.

Когда и зачем нужен Акт приема-передачи

Документ составляется в следующих случаях:

1. Увольнение МОЛ (кладовщика, кассира, главного бухгалтера, системного администратора и др.).
2. Перевод на другую должность (смена зоны ответственности).
3. Отпуск или болезнь МОЛ (временная передача другому лицу).
4. Выдача оборудования в пользование (ноутбуки, телефоны, спецодежда) — актуально для удаленной работы (см. практику 2026 г;).

Цели акта:

• Снятие материальной ответственности с уволенного сотрудника.
• Возложение ответственности на нового МОЛ или возврат на баланс организации.
• Фиксация фактического состояния имущества (наличие, отсутствие, повреждения, износ).
• Отсутствие имущественных претензий со стороны работодателя (если акт подписан без замечаний).

Процедура проведения приема-передачи: пошаговый алгоритм

Процедура не прописана в ТК РФ детально, поэтому опираются на внутренние документы и рекомендации Минфина.

Шаг 1. Приказ (Распоряжение) о создании комиссии

Выдается от имени руководителя организации. В приказе указываются:

• Состав комиссии (председатель — обычно зам. директора/главный бухгалтер, члены, представители бухгалтерии, охраны труда, профсоюза, новый МОЛ).
• Основание: увольнение гражданина * (ФИО маскировано) по ст. ТК РФ.
• Сроки проведения инвентаризации и передачи.
• Перечень передаваемых ценностей (ссылка на инвентаризационные листы).

Образец приказа можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) за 2025-2026 гг.

Шаг 2. Внеплановая инвентаризация

Проводится ДО составления акта приема-передачи. Комиссия сверяет фактическое наличие с учетными данными (карточками учета, ведомостями). Результаты оформляются Инвентаризационной описью (ф. ИНВ-3, ИНВ-5 или своя форма) и Сравнительной ведомостью (ф. ИНВ-19/ИНВ-20).

Если выявлены расхождения (недостачи, излишки, порча) — составляются отдельные акты, принимается решение о взыскании у виновного лица.

Шаг 3. Составление Акта приема-передачи

Оформляется минимум в 2 экземплярах (один — уволенному/новому МОЛ, второй — в бухгалтерию/архив организации). При необходимости — третий экземпляр для комиссии.

Обязательные реквизиты Акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)

Любой самодельный бланк должен содержать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи материальных ценностей / имущества / дел».
• Дата составления (день, месяц, год) и место (наименование организации).
• Наименование организации (полное/сокращенное).
• Основание: Приказ № * от ..2026 г. (номер и дата приказа маскированы).
• Состав комиссии (ФИО, должности — Фамилии маскируются как * в публичных образцах, в оригинале пишутся полностью).
• ФИО уволенного сотрудника (МОЛ) и нового ответственного лица (если есть).
• Табличная часть с описанием имущества (см. ниже).
• Подписи всех членов комиссии, уволенного и нового МОЛ с расшифровкой.

Образец заполнения табличной части Акта (Пример для 2026 г.)

Ниже приведена структура таблицы. Конкретные данные (инвентарные номера, серийные номера техники) в публичных образцах рекомендуется маскировать (*).

Примечание: Если имущество передается не новому МОЛ, а на склад/в архив, графа «Новый МОЛ» зачеркивается, подпись ставит кладовщик/архивариус.

Особенности передачи дел (для руководителей и главбухов)

Отдельно выделяется Акт приема-передачи дел. Он включает не только материальные ценности, но и:

• Печати, штампы, бланки строгой отчетности.
• Ключи от сейфа, кассы, офисов, серверных.
• Доступы к ИС (1С, банк-клиенты, почта, CRM, Госуслуги организации), логины/пароли в акте не пишутся, передаются по отдельному протоколу или запечатываются в конверте.
• Реестры договоров, контрагентов, дебиторской/кредиторской задолженности.
• Электронные ключи (ЭЦП/КЭП) — передача оформляется в удостоверяющем центре, в акте фиксируется факт отзыва старых и выпуска новых.

Сроки: Передача дел должна быть завершена в день увольнения (последний рабочий день). Задержка недопустима, так как уволенный перестает нести ответственность с момента подписания акта.

Частые ошибки и риски (судебная практика 2024-2026 гг.)

1. Отсутствие инвентаризации. Акт подписан «на веру». Суд признает такой акт недоказательной базой для взыскания ущерба.
2. Подписание только уволенным. Нет подписей членов комиссии или нового МОЛ. Документ односторонний.
3. Общие формулировки. «Передан ноутбук» без инвентарного/серийного номера. Невозможно идентифицировать объект спора.
4. Игнорирование состояния. Не зафиксированы дефекты. Позже работодатель предъявляет претензии по царапинам/поломкам, которые были до передачи.
5. Передача ЭЦП/паролей в открытую. Нарушение ФЗ-63 «Об электронной подписи» и политики ИБ. Пароли должны быть сменены админом сразу после увольнения.
6. Один экземпляр акта. У уволенного нет копии — он может оспорить факт передачи или сумму взыскания;

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленка в 2026 году

С учетом распространения гибридной работы:

• Акт можно оформить в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи) обеих сторон. Это равносильно бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ-402, ст. 160 ГК РФ).
• Если уволенный работает удаленно и не может прийти в офис: оборудование отправляется транспортной компанией с описью вложения. Акт составляется на основании фото/видео фиксации упаковки и описи ТК. Подписи ставятся в ЭДО.
• Для передачи доступов используются корпоративные менеджеры паролей (Vault, Bitwarden, 1С:Предприятие) с функцией «передача прав» без раскрытия секретов.

Приложения к Акту (рекомендуемый перечень)

К основному акту прикладываются (нумеруются сквозно):

• Приложение № 1: Перечень передаваемых документов/делов (реестр коробок/папок).
• Приложение № 2: Инвентаризационная опись (ф. ИНВ-3/ИНВ-5), копия.
• Приложение № 3: Сравнительная ведомость расхождений (ф. ИНВ-19) — если есть.
• Приложение № 4: Акт осмотра состояния техники/авто (фотофиксация повреждений).
• Приложение № 5: Протокол передачи доступов/ЭЦП (пароли запечатаны в конверте № *).
• Приложение № 6: Накладная на внутреннее перемещение (ф. 0510450 / М-11 / своя форма).

Резюме: чек-лист для HR и Бухгалтерии на день увольнения

Грамотно оформленный Акт приема-передачи имущества при увольнении — это главная защита организации от необоснованных претензий бывшего сотрудника и гарантия сохранности активов при смене ответственных лиц. В 2026 году акцент смещается на цифровизацию процесса (ЭДО, КЭП, фото/видеофиксация) и детальную идентификацию объектов (серийные номера, QR-коды инвентаризации). Используйте приведенный выше образец структуры и чек-лист для минимизации рисков.

Данная статья носит информационный характер. Для составления конкретного документа с учетом специфики вашей организации (бюджет/коммерция, отрасль, внутренние регламенты) рекомендуется консультироваться с юристом или старшим бухгалтером.