Обеспечение воинских частей и подразделений канцелярскими принадлежностями, это не просто закупка бумаги и ручек. Это строго регламентированный процесс, закрепленный в нормативных правовых актах Министерства обороны РФ, системе каталогизации предметов снабжения и установленных нормах расходования. В статье подробно разберем, что входит в состав канцелярии для военных, какие документы регулируют этот процесс и как происходит формирование заявок на 2026 год.

Нормативная база: на чем держится снабжение

Главным документом, определяющим порядок обеспечения вещевым имуществом (в т.ч. канцелярскими товарами) в мирное время, является Постановление Правительства РФ от 22 июня 2006 г. № 390 (в ред. от 16 декабря 2010 г. № 1033). Именно в приложениях к данному постановлению закреплены нормы снабжения (расхода) специальным и санитарно-хозяйственным имуществом.

Отдельное внимание заслуживает Приложение № 4 к актам Минобороны, которое детально перечисляет нормы расходования на:

• специальное и санитарно-хозяйственное имущество;
• палатки, брезенты, мягкие контейнеры;
• спортивное, альпинистское и обозное имущество;
• банный инвентарь, моющие и ремонтные материалы;
• средства ухода за обувью;
• оборудование и материалы для офисной работы (канцелярия).

Также базовым документом для логистики является Приказ Минобороны РФ (Руководство по продовольственному и материальному обеспечению), где в перечень расходных материалов входят: «писчая бумага, книги, конверты, ручки, карандаши и другие канцелярские принадлежности, настольные игры» (наряду с мылом, табачными изделиями и спичками).

Система каталогизации (СК ПС ВС РФ): как заказывать правильно

Современное материально-техническое обеспечение ВС РФ строится на Единой системе каталогизации предметов снабжения. Каждая позиция канцелярии имеет свой Федеральный номенклатурный номер (ФНН).

Принцип работы каталога:

1. Каталогизация — работа по единообразному описанию образцов продукции (товаров, запчастей, материалов).
2. Каталожный лист продукции (КЛП) — машинно-ориентированный документ, заполняемый по строгому шаблону для автоматизации ввода данных.
3. Присвоение ФНН — уникальный идентификатор, без которого поставка в воинскую часть невозможна.

Важно: При формировании заявки командир части (или ответственное лицо — начальник материально-технического обеспечения / начальник склада) обязан указывать точные ФНН. Использование «гражданских» наименований без привязки к каталогу ВС РФ ведет к отказу в поставке.

Базовый перечень канцелярских принадлежностей для подразделения

Исходя из норм расходования и типовых штатов штабов/роты/батальона, минимальный набор можно разделить на категории:

Бумажные носители и печатная продукция

• Бумага офисная А4 (белая, цветная) — по норме на 1 сотрудника/принтер в расчетном периоде.
• Бумага А3, А5 (для журналов учета, рапортов).
• Бланки строгой отчетности (журналы учета личного состава, боевой документации, материальных ценностей) — часто печатаются в типографиях ВС РФ по ГОСТу.
• Конверты почтовые (разных форматов: С5, С4, Е65) — для служебной переписки и рассылки повесток/рапортов.
• Блокноты тактические / полевые (влагозащищенные) и офисные (в клетку/линейку).

Письменные принадлежности

• Ручки шариковые (синие, основной цвет для документов, черные, красные — для редакторов/начальников).
• Карандаши графитные (обычные и механические) + стержни.
• Маркеры перманентные (для разметки имущества, ящиков, техники).
• Маркеры для белых досок (флипчартов).
• Подсветки (маркеры-текстовыделители) — для работы с приказами и инструкциями.

Оборудование для обработки документов

• Степлеры (столовые, мощные для сшивки толстых дел) + скобы (№ 10, № 23/6, № 23/8, № 23/10, № 23/13, № 23/15, № 23/17, № 23/20, № 23/23).
• Дыроколы (двухдырочные, четырехдырочные).
• Ножницы канцелярские.
• Линейки, треугольники, транспортеры (для штабов/роты РХБЗ/связи).
• Ножи канцелярские / лезвие сменные.

Средства крепления и упаковки

• Скрепки канцелярские (металлические, цветные, виндовые).
• Биндеры (пружинные зажимы) разного размера, для сшивки дел без степлера.
• Скотч канцелярский (прозрачный, цветной, двухсторонний).
• Клей ПВА / клей-карандаш / корректор (жидкий, ленточный).

Системы хранения и архивации (критично для воинских частей)

• Папки-регистраторы (на резинках/шнурах) — для текущих дел.
• Папки-скоросшиватели / файлы (угловые, на кнопке).
• Архивные коробки (гофрокартон), для сдачи дел в архив части.
• Расширяющиеся папки / портфели для переноски документов.
• Ящики для картотеки (если ведется картотечный учет).

Офисная техника и расходники к ней (часто в отдельной статье бюджета, но связаны с канцелярией)

• Картриджи для принтеров/МФУ (оригинальные или совместимые, прошитые под ВС РФ).
• Бумага для факсов (тепловая) — если используется старая техника.
• Дискеты / флеш-накопители (защищенные, сертифицированные ФСТЭК/ФСБ для гостайны).

Нормы расходования: как рассчитать потребность на 2026 год

Нормы потребления канцелярских товаров в организации (в т.ч. воинской части) устанавливаются внутренним локальным актом (приказом командира части) на основе:

1. Штатной численности личного состава (офицеры, прапорщики, мичманы, сержанты, матросы/солдаты срочной службы/по контракту).
2. Количества штатных единиц офисной техники (принтеры, МФУ, копиры).
3. Специфики задач (штаб требует больше бумаги и папок-регистраторов, ремонтная рота — больше маркеров для разметки и скотча).

Принцип расчета: Норма устанавливается с таким расчетом, чтобы к концу расчетного периода (квартал/полугодие/год) запасы не исчерпались, но и не создавались излишние залеи. В 2026 году актуальны нормы, утвержденные актами Минобороны на текущий финансовый год (обычно утверждаются ежегодно к 1 января).

Пример расчета на отдел (штаб роты/батальона):
Бумага А4: 2 пачки в месяц на 1 МФУ × 12 мес = 24 пачки в год.
Ручки синие: 1 шт. в квартал на 1 офицера/прапорщика + 10% запас.
Папки-регистраторы: по 1 шт. на каждое текущее дело (по журналу учета дел).

Особенности полевых и боевых условий

В полевых условиях (учения, ЧВК, пункты временной dislocation) состав канцелярии меняется:

• Бумага влагозащищенная (для ведения боевых журналов, карт в дождь).
• Ручки-газовые / тактические (пишут перевернутыми, в мороз, на мокрой бумаге).
• Карандаши копирующие / химические (для копирования через копирку).
• Папки тактические / планшеты бронированные (для защиты документов от осколков/влаги).
• Минимизация скрепок/степлеров (замена на резинки, шнуры, биндеры, не ржавеют, не застревают от песка/грязи).

Порядок оформления заявки и получения имущества

Процесс выглядит следующим образом:

1. Инициирование: Начальник отделения/службы/роты готовит «Ведомость потребности в канцелярских принадлежностях» с указанием ФНН, наименования, единицы измерения, количества.
2. Согласование: Ведомость подписывается начальником службы (штаба), начальником МТО части, утверждается командиром части (приказом).
3. Направление: Заявка уходит в вышестоящий орган логистики (база снабжения, склад МТО округа/объединения) через АСУ «Материально-техническое обеспечение» или по защищенным каналам связи.
4. Поставка: Имущество поступает на склад части по накладной (Товарно-транспортная накладная / Приходный ордер). Ответственное лицо (кладовщик/начальник склада) проверяет соответствие ФНН, комплектность, сроки годности (для клея, корректоров, картриджей).
5. Выдача: Выдача по подписи в «Книге учета выдачи канцелярских принадлежностей» или через АРМ кладовщика.

Частые ошибки и рекомендации

Контроль и отчетность

За сохранность и расходование канцелярии отвечает материально ответственное лицо (МОЛ), обычно начальник склада МТО или кладовщик канцелярии. Основные документы контроля:

• Инвентаризационные акты (проводится ежеквартально/раз в год по приказу командира).
• Акты списания (на брак, утерю, износ, комиссией).
• Журналы выдачи (учет по лицам/подразделениям).
• Отчетность в АСУ МТО (форматированные отчеты о движении МЦ).

Канцелярия для военных — это элемент боевой готовности. Без надлежащего оформления приказов, боевых журналов, рапортов и карт управление подразделением невозможно. Ключевые принципы снабжения 2026 года: жесткая привязка к ФНН (Каталог СК ПС ВС РФ), соблюдение норм расходования (Постановление № 390, Приложение № 4) и беспрекословное выполнение процедур каталогизации (КЛП). Грамотное планирование потребностей на этапе составления годовой заявки сэкономит время командиров и снабженцев, а также исключит претензии контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов РФ (Постановление Правительства РФ № 390, приказы Минобороны РФ), информации о системе каталогизации предметов снабжения ВС РФ и типовых штатах воинских частей. Конкретные ФНН, номера приказов и нормативы на текущий финансовый год уточняйте в управлении материально-технического обеспечения вашего соединения/войсковой части.

Дата актуализации информации: .