Передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение, это распространенная бизнес-практика, требующая строгого документального оформления. Основным документом, фиксирующим факт передачи и приема груза, является Акт приема-передачи на ответственное хранение. В данной статье подробно разберем, какие формы используются (в частности, унифицированная форма МХ-1), как правильно заполнить бланк в Word/Excel, где скачать актуальные образцы 2026 года и на какие нюансы обратить внимание.

Что такое акт приема-передачи на ответственное хранение?

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 901) и Федеральному закону «Об ответственном хранении», хранитель принимает от поклажедателя вещи с обязательством их сохранить и вернуть. Акт приема-передачи — это первичный учетный документ, который:

• Подтверждает факт передачи имущества;
• Фиксирует количество, наименование и состояние ТМЦ на момент сдачи;
• Является основанием для выставления счета за хранение;
• Служит доказательством в суде при возникновении споров о порче или недостаче.

Важно: Сам по себе акт не заменяет Договор ответственного хранения, но является его неотъемлемым приложением.

Форма МХ-1: унифицированный стандарт

Наиболее распространенной формой для оформления передачи ТМЦ на хранение является Форма МХ-1 («Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных на ответственное хранение»), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от № 88.

Особенности формы МХ-1:

• Применяется при передаче ТМЦ от одной организации (поклажедателя) другой (хранителю/складу).
• Составляется минимум в 2 экземплярах: один остается у поклажедателя, второй — у хранителя.
• Содержит табличную часть с подробной описью: наименование, единицы измерения, количество (мест/штук/кг), масса нетто/брутто, упаковка.
• Предусматривает раздел для отметок о внешнем осмотре и состоянии упаковки.

По данным сервисов (МойСклад, Контур.Норматив, Складолог), актуальные бланки формы МХ-1 на 2025–2026 годы не претерпели изменений по сравнению с утвержденным образцом 1998 года, поэтому можно смело использовать стандартный шаблон.

Структура акта: обязательные реквизиты

Независимо от того, используете вы форму МХ-1 или собственный бланк (разработанный в учетной политике), согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, документ должен содержать:

1. Наименование документа (Акт приема-передачи на ответственное хранение).
2. Дата составления и место составления (город).
3. Наименование сторон: Поклажедатель и Хранитель (полные наименования или ФИО ИП, ИНН/КПП). Пример: ООО «Ромашка», ИНН * / ИП Иванов И.И., ИНН .
4. Ссылку на основание: Номер и дату Договора ответственного хранения.
5. Табличную часть с описанием ТМЦ (код по номенклатуре, наименование, характеристики, ед. изм., кол-во по документам, кол-во фактическое, цена, сумма).
6. Результаты осмотра: «Упаковка целая», «Пломбы нет», «Обнаружены повреждения коробки № 3» и т.д.
7. Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой (должность, ФИО). Печати (при наличии).

Пример заполнения «Шапки» акта (маскированные данные):

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТМЦ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Форма МХ-1
№  от ..2026 г. г. Москва (или )

Поклажедатель: ООО «», ИНН , КПП , адрес: г. , ул. , д. 
Хранитель: ООО «СкладСервис» (или ), ИНН , КПП , адрес склада: г. , ш. , вл. 
По Договору ответственного хранения № * от ..2026 г.

Акт МХ-3: в чем разница?

В поисковой выдаче часто встречается Форма МХ-3 («Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение с пересортицей»).

• МХ-1, для стандартной приемки без пересортицы (приемка по документам/внешнему осмотру).
• МХ-3 — используется, если при приемке проводится пересортица (пересчет, взвешивание, проверка качества) и составляется отдельный акт пересортицы (МХ-2).

Для большинства стандартных логистических операций достаточно МХ-1.

Где скачать образец акта в Word (DOC/DOCX) и Excel (XLS/XLSX)?

Вы можете бесплатно получить бланки в удобных для редактирования форматах на профильных ресурсах:

• МойСклад (moysklad.ru) — онлайн-сервис, позволяет скачать МХ-1 в Word и Excel, а также заполнить онлайн и распечатать.
• Контур.Норматив / КонсультантПлюс — официальные тексты форм с комментариями (доступно по подписке или в демо-режиме).
• Складолог (skladolog.ru) — актуальные бланки 2026 года с примерами заполнения.
• Сайты бухгалтерских форумов (buh.ru, glvrd;ru и др.), часто выкладывают чистые шаблоны без вирусов.

Совет: Скачивайте файлы именно в формате .docx (Word) или .xlsx (Excel), чтобы иметь возможность редактировать таблицы, подставлять реквизиты своей организации и сохранять как шаблон для повторного использования.

Пошаговая инструкция по заполнению в Word

1. Откройте скачанный шаблон. Сохраните его как новый файл: «Акт_МХ-1_Договор_№*_от_ДД.ММ.ГГГГ.docx».
2. Заполните шапку: номер акта (сквозная нумерация за год), дату, место.
3. Впишите реквизиты сторон. Удобно завести в Word «Быстрые части» (AutoText) для реквизитов своей компании, чтобы не вводить их каждый раз. Телефоны контактных лиц и адреса складов в рабочих копиях лучше маскировать: тел. +7 () —.
4. Табличная часть: Перенесите данные из ТОРГ-12, накладной или спецификации к договору.
   • Колонка «Количество по документам» — то, что написано в сопроводительных бумагах.
   • Колонка «Количество фактическое» — то, что реально принято на складе после осмотра.
5. Раздел «Результаты осмотра»: Обязательно укажите состояние упаковки, наличие/отсутствие пломб, соответствие маркировки. Если есть претензии — опишите их детально (вмяти, размокание, вскрытость).
6. Подписи: Подписывают уполномоченные представители (директор, логист, кладовщик) по доверенностям. Укажите номера и даты доверенностей. Фамилии представителей: Менеджер * / Кладовщик *.
7. Сохраните и распечатайте в 2 экз. (или 3, если нужно для бухгалтерии/перевозчика).

Электронный документооборот (ЭДО) и МХ-1

С 2026 года все больше компаний переходят на полный ЭДО. Акт МХ-1 может быть оформлен в виде УПД (Универсальный передаточный документ) или отдельного XML-файла по формату ФНС (например, формат «Акт приема-передачи» в системе Диадок, СБИС, Контур.Экстерн).

При ЭДО бумажный оригинал не требуется, если стороны используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Однако для передачи груза водителю часто все равно распечатывают «сопроводительный лист» на основе акта.

Типичные ошибки и риски

Особенности для Казахстана (РК)

Если вы работаете с контрагентами из Республики Казахстан, обратите внимание: там применяются свои формы первичного учета. В поиске встречается запрос: «Акт приема-передачи Имущества, передаваемого Поклажедателем Хранителю по Договору ответственного хранения (Приложение к Договору) — образец для РК». Формы РФ (МХ-1) в РК не являются обязательными, стороны могут утвердить свой бланк в учетной политике, но реквизиты должны соответствовать Налоговому кодексу РК.

Чек-лист перед подписанием акта (резюме)

• [ ] Номер и дата акта проставлены верно.
• [ ] Реквизиты Поклажедателя и Хранителя точны (ИНН, КПП, адреса).
• [ ] Есть ссылка на действующий Договор ответственного хранения.
• [ ] Товарная накладная (ТОРГ-12/УПД) на руках, номера совпадают.
• [ ] Фактическое количество и состояние ТМЦ проверены кладовщиком/логистом.
• [ ] Все расхождения зафиксированы в акте или в отдельном Акте расхождений.
• [ ] Подписали лица по действующим доверенностям (оригиналы доверенностей проверены).
• [ ] Экземпляры пронумерованы (Экз. 1 — Поклажедатель, Экз. 2, Хранитель).
• [ ] Сканы подписанных актов загружены в ЭДО/1С/CRM и переданы контрагенту.

Грамотно оформленный Акт приема-передачи на ответственное хранение (форма МХ-1), это ваша главная защита финансовых интересов при сдаче товаров на склад. Используйте актуальные шаблоны 2026 года в формате Word для удобства редактирования, заполняйте все реквизиты без пропусков, детально фиксируйте состояние груза при приемке и храните подписанные оригиналы (или их электронные аналоги с КЭП) в течение всего срока хранения и еще 5 лет после возврата имущества.

Данная статья носит информационный характер. Для решения специфических юридических вопросов рекомендуется консультироваться с юристом или ведущим бухгалтером вашей организации.