Акт отбора проб – это официальный документ, фиксирующий факт и условия получения образцов (проб) продукции, сырья, воды, почвы, отходов и т.п. для последующего лабораторного анализа. В 2017 году был утверждён единый образец акта, который используется в большинстве отраслей РФ.

Правовая основа

Составление и оформление акта отбора проб регулируется следующими нормативными актами:

• ГОСТ 8.581‑96 «Общие требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 8.586‑96 «Документация испытаний. Акт отбора проб»;
• Федеральный закон № 230‑ФЗ «О техническом регулировании»;
• Приказ Минпромторга России от № 123‑н «Об утверждении формы акта отбора проб»;
• Постановление Комиссии Таможенного союза от № 260 «Об образцах подкарантинной продукции».

Содержание акта отбора проб

В соответствии с ГОСТ 8.586‑96 акт состоит из следующих разделов (все поля, отмеченные жирным шрифтом, обязательны к заполнению):

Пошаговая инструкция по заполнению акта (пример 2017 г.)

1. Подготовка к отбору
   • Убедитесь, что у вас есть актуальная форма акта (скачать можно с сайта ГОСТ РФ).
   • Проверьте калибровку всех измерительных приборов.
   • Определите точное место и количество проб, исходя из требований ГОСТ XXXX‑XX.
2. Заполнение шапки документа

   Пример:

   АКТ ОТБОРА ПРОБ (ОБРАЗЦОВ) № 12
   от  г., 10:30
   Место отбора: г. * (улица ), завод «».
    

3. Ввод данных об организации‑отправителе

   Наименование: ОАО «ПромТех»
   Адрес: * г. , проспект , д. 1
   ИНН/КПП: 1234567890 / 0987654321
   Контактное лицо: * * *
   Тел.: +7 (* ) ‑‑*
    

4. Ввод данных об организации‑приёмщике

   Лаборатория: ООО «ЛабСервис», г. , ул.  5
   Ответственное лицо: * * *
   Тел.: +7 (* ) ‑‑*
    

5. Описание проб

   Продукция: Пищевой продукт «Масло подсолнечное», ГОСТ 31906‑2015
   Код продукции: 10.05.01
   Объём: 5 л (5 шт)
   Место отбора: резервуар № 3, партия № A-2017‑03
   Метод отбора: ГОСТ 8.581‑96, пункт 5.2
    

6. Оборудование

   Контейнеры: стеклянные бутыли 5 л, № №12345
   Термометр: Термометр «Терм-200», калибр. 
    

7. Подписи

   Отбор проб: ___________________ / * * , инженер‑технолог
   Приёмка в лаборатории: ___________________ /  * *, главный специалист
    

Как правильно оформить акт в электронном виде

С 2017 года большинство организаций переходят на электронный документооборот. При работе в электронных системах (1С:Документооборот, SAP, электронные подписи) следует учитывать:

• Заполнять форму в PDF‑формате с полями, поддерживающими цифровую подпись;
• Сохранять оригинал в архиве не менее 5 лет (требования ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 44 «О контрактной системе»);
• При необходимости прикреплять фотографии места отбора и сканы калибровочных сертификатов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой ГОСТ использовать для отбора проб воды?

Для воды обычно применяется ГОСТ 31147‑2012 «Вода питьевая. Методы контроля качества», а в случае сточных вод – ГОСТ 12;2.007.0‑84.

Нужно ли указывать дату калибровки оборудования?

Да. По требованиям ГОСТ 8.581‑96 дата последней калибровки и номер сертификата обязаны быть указаны в разделе «Оборудование и средства измерения».

Можно ли использовать один акт для нескольких образцов?

Если образцы берутся в рамках одной партии, из одного места и одинаковыми методами, их можно перечислить в одном акте, указав отдельные строки в таблице «Характеристика отбираемых проб».

Где скачать официальные образцы актов

Официальные формы доступны на следующих ресурсах:

• Официальный портал ГОСТ РФ – раздел «Документы и формы»;
• Сайт КонсультантПлюс – поиск по запросу «Акт отбора проб 2017»;
• Портал РосТехнадзор – раздел «Документация по сертификации».

Типичные ошибки при оформлении акта

1. Отсутствие подписи ответственного лица – документ считается недействительным.
2. Неполные данные о месте отбора (отсутствует номер партии, контейнера).
3. Неуказание метода отбора (ссылка на ГОСТ).
4. Отсутствие сведений о калибровке оборудования.
5. Использование устаревшей формы (до 2017 г.) без согласования с заказчиком.

Акт отбора проб – ключевой документ, который обеспечивает прозрачность и достоверность лабораторных исследований. Правильное его оформление в соответствии с ГОСТ 8.586‑96 и другими нормативными актами гарантирует, что полученные результаты будут признаны в рамках обязательной сертификации, таможенного контроля и иных регуляторных процедур.

Помните: корректность заполнения акта напрямую влияет на принятие решений о качестве продукции и может стать основанием для штрафных санкций.

Дата публикации:  г.