Акт приема-передачи материальных ценностей (ТМЦ) — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи имущества от одного лица к другому․ Он является основным доказательством смены ответственного лица и основанием для списания или оприходования активов в бухгалтерском и налоговом учете․ В 2025–2026 годах единой обязательной формы не существует, поэтому организации вправе разрабатывать свои бланки самостоятельно или использовать рекомендационные формы (например, МХ-1)․

Зачем нужен акт и когда он составляется

Документ необходим в следующих ситуациях:

• Внутреннее перемещение ТМЦ между подразделениями, складами или материально ответственными лицами (МОЛ)․
• Выдача ценностей работнику под отчет, на выполнение работы или под полную материальную ответственность․
• Приемка товаров от поставщика, если товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД не отражают все характеристики (дефекты, комплектация, внешний вид)․
• Безвозмездная передача (дарение, пожертвование), требуется предварительный договор дарения․
• Передача на ответственное хранение или в аренду․

Согласно ст․ 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», факт хозяйственной операции должен быть зафиксирован первичным документом в момент ее совершения․ Акт передачи ТМЦ — и есть такой документ․

Правовая основа и формы бланков (2025–2026)

Важный момент: с 2013 года (Постановление Госкомстата № 132) унифицированные формы (МХ-1, МХ-3 и др․) не являются обязательными для коммерческих организаций․ Компания должна утвердить свой бланк учетной политикой или локальным нормативным актом (приказом директора)․

Тем не менее, формы МХ-1 «Акт приема-передачи материальных ценностей» и МХ-3 «Акт приема-передачи материальных ценностей при смене материально ответственных лиц» остаются де-факто стандартом делового оборота и принимаются проверяющими органами без вопросов․

Разновидности актов:

1. Акт приема-передачи ТМЦ (универсальный), для любых перемещений внутри компании или с контрагентами․
2. Акт приема-передачи ТМЦ работнику (под ответственность) — обязательно с указанием договора полной материальной ответственности (ПМО)․
3. Акт безвозмездной передачи — оформляется на основании договора дарения/пожертвования․
4. Акт при смене МОЛ (форма МХ-3) — составляеться комиссией при инвентаризации․

Обязательные реквизиты акта (по ст․ 9 Закона № 402-ФЗ)

Любой самописный бланк в Word должен содержать:

• Наименование документа («Акт приема-передачи материальных ценностей»)․
• Дата составления (должна соответствовать моменту фактической передачи)․
• Наименование организации (или ФИО ИП)․
• Содержание операции (что, от кого, кому передается)․
• Единицы измерения и количество (в натуральном и/или стоимостном выражении)․
• Должности и ФИО лиц, составивших документ, и ответственных за операцию (передавшего и принявшего)․
• Подписи сторон с расшифровкой․
• Печать организации (если она используется, ст․ 6 Закона № 402-ФЗ)․

Рекомендуемые дополнительные колонки для табличной части:

• Наименование ТМЦ (полное, по номенклатуре)․
• Номенклатурный номер / артикул․
• Единица измерения (шт․, кг, м, компл․)․
• Количество (факт переданное / факт принятое)․
• Цена (учетная / договорная / остаточная для ОС)․
• Сумма․
• Состояние (новое, б/у, дефекты, комплектация, серийные номера)․
• Основание передачи (накладная №, приказ №, договор №)․

Пошаговая инструкция: как заполнить акт в Word

Шаг 1․ Подготовка бланка

Скачайте типовой шаблон (формат ․docx для редактирования в Word)․ В «шапке» укажите полное наименование организации (* ООО «Ромашка» ), ОКПО, адрес ( г․ Москва, ул․ Примерная, д․ *)․

Шаг 2․ Заполнение шапки документа

• Номер акта: сквозная нумерация за год (например, № 15 от )․
• Место составления: город/населенный пункт․

Шаг 3․ Стороны передачи (Таблица «Передал / Принял»)

Укажите должности и ФИО полностью․ Если передача идет по доверенности — укажите ее номер и дату․

Шаг 4․ Табличная часть: перечень ТМЦ

Заполняйте каждую позицию в отдельной строке․ Для основных средств (ОС) обязательно укажите инвентарный номер․ Для товаров — штрих-код/артикул․

Пример строки:

• Наименование: Ноутбук HP ProBook 450 G9
• Инв․ номер: * 004521
• Серийный номер: 5CD345XYZ *
• Ед․ изм․: шт․
• Кол-во: 1
• Состояние: Новое, без дефектов, комплект полный (зарядка, сумка)
• Цена учетная: 75 000,00 руб․
• Сумма: 75 000,00 руб․

Шаг 5․ Дополнительные условия

В тексте акта или в примечаниях укажите:

• Основание передачи: «На основании накладной № 445 от » или «На основании приказа директора № 12 от »․
• Условие ответственности: «Принимающая сторона подтверждает, что ТМЦ приняты в надлежащем состоянии, претензий по комплектации и внешнему виду нет․ Ответственность за сохранность переходит к принявшему лицу с момента подписания акта»․
• Если передача под ПМО: ссылку на договор полной материальной ответственности (номер, дата)․

Шаг 6․ Подписание

Акт подписывается в момент передачи․ Подписи ставит передавшее лицо, принявшее лицо и (при необходимости) члены комиссии / свидетели․ При смене МОЛ (форма МХ-3) подписывают все члены инвентаризационной комиссии․

Особенности оформления в 2025–2026 годах

• Электронный документооборот (ЭДО): Акт можно оформить в электронном виде с ЭЦП (квалифицированной электронной подписью) в соответствии с ФЗ-63․ Это равносильно бумажному оригиналу․
• УПД (Универсальный передаточный документ): При покупке/продаже ТМЦ между организациями часто используется УПД (функция счета-фактуры + первички)․ Но для внутренних перемещений или передачи под ответственность УПД не подходит — нужен именно Акт․
• Квалифицированный электронный документ: Если вы работаете через СБИС, Диадок, Контур — используйте их шаблоны «Акт приема-передачи», они уже соответствуют требованиям ФНС․
• Маркировка «Честный ЗНАК»: Если ТМЦ подлежит маркировке (обувь, одежда, лекарства, шины и др․), в акте (или приложении) обязательно указывайте коды маркировки (DataMatrix) для каждой единицы․

Сроки хранения актов

Согласно ч․ 1 ст․ 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», срок хранения первичных учетных документов (в т․ч․ актов приема-передачи) составляет не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они составлены․

Пример: Акт от хранить до года включительно․

Типичные ошибки и риски

1. Расхождение данных с накладной/УПД․ Количество и наименование в акте должны строго соответствовать сопроводительным документам․
2. Отсутствие состояния ТМЦ․ Если не написано «дефектов не обнаружено», принявшее лицо может позже заявить о браке, а передавшее, не сможет доказать обратное․
3. Подпись не уполномоченного лица․ Проверяйте доверенности и приказы о назначении МОЛ․
4. Пропуск инвентарных номеров для ОС․ Без них невозможно корректно оприховать основное средство на новом МОЛ․
5. Дата акта не совпадает с датой фактической передачи․ Это грубое нарушение ст․ 9 Закона № 402-ФЗ, чревато отказом в расходах по налогу на прибыль․

Где скачать образец акта (Word / Excel)

Вы можете использовать проверенные шаблоны из авторитетных правовых систем или профильных сайтов бухгалтеров․ Основные варианты файлов:

• Пустой бланк акта приема-передачи ТМЦ (․docx) — для ручного заполнения или почтовой рассылки․
• Образец заполненного акта (․docx / ․pdf) — для понимания логики заполнения колонок․
• Форма МХ-1 и МХ-3 (․xlsx / ․docx) — классические унифицированные формы․
• Акт передачи ТМЦ работнику под ПМО (․docx), с блоком ссылки на договор полной материальной ответственности․
• Акт безвозмездной передачи (․docx) — с реквизитами договора дарения․

Совет: Лучше скачивать шаблоны с сайтов «КонсультантПлюс», «Гарант», «Время бухгалтера», «Клеверенс» или официальных порталов (ФНС, Минфин), чтобы быть уверенным в актуальности реквизитов на 2026 год․

Пример структуры файла Word для автоматического заполнения (Mail Merge)

Если в компании большой документооборот, настройте Слияние почты (Mail Merge) в Word на основе Excel-реестра ТМЦ․

1. Подготовьте Excel-таблицу: колонки = реквизиты акта (Номенклатура, Кол-во, Цена, Инв․№, Серийник, МОЛ_Принял, МОЛ_Передал)․
2. В Word: вкладка «Рассылки» → «Начать слияние» → «Письма» (или «Каталог» для реестра)․
3. Вставьте поля слияния в таблицу акта: «Наименование», «Количество», «Сумма»․
4. Просмотрите результаты и завершите слияние → «Изменить отдельные документы»․

Это исключит ошибки ручного ввода и ускорит процесс в 10 раз․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли акт, если есть товарная накладная ТОРГ-12 или УПД?

Для внутренних перемещений, да, обязательно, ТОРГ-12/УПД не применяются внутри одной юрлицо․ Для внешних операций (покупка/продажа) — УПД заменяет и накладную, и акт, и счет-фактуру․ Но если при приемке выявились расхождения (борт, брак, некомплект), составляется отдельный Акт расхождений (претензий) или Акт приема-передачи с пометками о дефектах․

Можно ли не ставить печать на акте в 2026 году?

Да, можно․ Согласно ст․ 6 Закона № 402-ФЗ, печать ставится «в случаях, предусмотренных законодательством»․ Для большинства коммерческих организаций печать не обязательна (ФЗ-82 от )․ Достаточно подписей уполномоченных лиц․ Исключение — если в Уставе/Уч․ политике компании прописана обязательность печати․

Сколько экземпляров акта составлять?

Минимум 2 экземпляра: один у передавшего (для списания с его учета), второй у принявшего (для оприходования)․ При смене МОЛ (МХ-3) — в 3 экземпляра (передавшему, принявшему, бухгалтерии/архиву)․ При передаче третьим лицам (перевозчику) — по экземпляру для каждой заинтересованной стороны․

Что делать, если принявшее лицо отказывается подписывать?

Составьте Акт об отказе от подписания (свидетели фиксируют факт передачи и отказа)․ Направьте претензию/уведомление заказным письмом с описью вложения․ Для внутренних передач — оформите служебную записку руководителю с приказом о передаче (приказ имеет силу документа основания даже без подписи работника в акте, но лучше иметь оба документа)․

Грамотно оформленный акт приема-передачи материальных ценностей в Word — это гарантия сохранности имущества компании и защита интересов сторон в споре․ В 2025–2026 годах ключевыми трендами являются: отказ от обязательных унифицированных форм в пользу собственных бланков, переход на ЭДО с ЭЦП и жесткий контроль за соответствием данных акта данным маркировки «Честный ЗНАК» (если применимо)․ Используйте проверенные шаблоны, заполняйте все реквизиты ст․ 9 Закона № 402-ФЗ и храните документы не менее 5 лет․

Статья подготовлена на основе актуальной информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант, Время бухгалтера, Клеверенс) на ․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу․