В деловом обороте, судебной практике и складском учете ситуация, когда в полученном пакете документов не хватает позиций, заявленных в сопроводительных бумагах (описи вложения, накладной, заявке), — распространенное явление. Для фиксации этого факта и защиты своих прав составляется Акт о недостающих документах. В данной статье подробно разберем виды актов, обязательные реквизиты, пошаговую инструкцию по заполнению и предоставим актуальные образцы на .

Что такое акт о недостающих документах и зачем он нужен

Акт о недостающих документах — это первичный учетный документ (или процессуальный документ в суде), который фиксирует факт несоответствия фактического комплекта полученных бумаг заявленному в описи, накладной или ином сопроводительном документе.

Основные цели составления:

• Юридическое закрепление факта: подтверждение того, что отправитель не вложил заявленные документы (или они утеряны почтой/курьером).
• Основа для претензий к отправителю или перевозчику (Почте России, ТК).
• Основание для списания/учетной корректировки в складском и товарном учете (форма ТОРГ-2 и др.).
• Доказательство в суде (Арбитражный процесс, ГПК РФ, КАС РФ) при рассмотрении дел о восстановлении сроков, взыскании долгов и т.д.

Основные виды актов в зависимости от ситуации

Форма и содержание акта зависят от контекста возникновения проблемы. Выделяют три основных сценария:

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении (Почтовый акт)

Составляется сотрудниками почтовой связи (Почты России или иного оператора) при вскрытии заказного отправления (письма, бандероли, посылки) в присутствии адресата (или уполномоченного лица), если в нем нет описи вложения (ф. 107) или фактический состав не совпадает с описью.

• Нормативная база: Правила оказания почтовой связи (утв. Приказом Минкомсвязи РФ), Постановление Правительства РФ № 1173.
• Ключевой момент: Акт составляется в 2 экземплярах (один остается в почте, второй выдается адресату).

Акт о выявленных недостатках документов, поданных в суд (Судебный акт)

Составляется судебным секретарем или помощником судьи при вскрытии почтового отправления, поступившего в суд, или при осмотре бумажных носителей, поданных через Мой Арбитр / ГАС «Правосудие» (при печати из электронного вида).

• Указываются: исходящий номер и дата поступления корреспонденции, ответственный сотрудник суда, отсутствующие страницы/приложения/вложения.
• Является основанием для оставления заявления без движения или возвращения документа (ч. 1 ст. 128 ГПК РФ, ст. 129 АПК РФ).

Акт о недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) / товаров при приемке (Складской акт / ТОРГ-2)

Оформляется комиссией при приемке груза на складе, если фактическое количество мест/единиц товара меньше указанного в накладной (ТОРГ-12, УПД, накладная ф. ТОРГ-12).

• Форма: Унифицированная форма № ТОРГ-2 «Акт о выявленной недостаче (порче) ценностей, принятых на хранение или переданных на переработку» (утв. Постановлением Гостата РФ от № 132).
• Обязателен для бухгалтерского и налогового учета (основание для списания НДС, уменьшения затрат по налогу на прибыль).

Общие обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Независимо от вида, любой акт должен содержать:

1. Наименование документа (например, «Акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях»).
2. Дата составления (день, месяц, год) и место составления (населенный пункт).
3. Наименование организации (или ФИО ИП/физлица), составляющей акт.
4. Основание для составления (номер и дата приказа о создании комиссии, номер почтового отправления, номер дела в суде, номер накладной).
5. Состав комиссии / лиц, составивших акт (должности, ФИО — частично скрыты: *, подписи с расшифровкой).
6. Суть факта: перечень заявленных документов/товаров (по описи/накладной) и перечень фактически полученных. Четкое указание: «В отправлении не оказалось: [наименование документа, кол-во листов]».
7. Подписи всех членов комиссии и представителя отправителя/перевозчика (если присутствовал).
8. Печать организации (если имеется).

Пошаговая инструкция: как заполнить акт правильно

Шаг 1. Подготовка и создание комиссии

Издайте приказ (распоряжение) о создании комиссии по вскрытию/приемке. В состав включают минимум 2-х человек (представитель получателя, бухгалтер, кладовщик, юрист). При вскрытии почты — присутствует почтовый сотрудник.

Шаг 2. Вскрытие и сверка (Фиксация факта)

• Почта: Вскрытие производится только в присутствии почтового работника. Не вскрывайте отправление самостоятельно до прихода сотрудника связи, акт не составят.
• Склад: Пересчет мест, взвешивание, осмотр упаковки на предмет вскрытия/повреждения.
• Суд: Вскрытие производит судебный секретарь по решению судьи.

Шаг 3. Заполнение бланка

Используйте утвержденную форму (ТОРГ-2 для склада, ф. 153/154 для почты, произвольную форму с обязательными реквизитами для внутренних нужд или суда).

Пример формулировки для почтового акта (из практики):

«При вскрытии почтового отправления № от г., адресованного *, в нем не оказалось: Договора аренды № от г. (3 экз., по 5 л. каждый), Акта приема-передачи от * г. (1 экз., 2 л.). В описи вложения ф. 107 данные документы указаны под №№ 2-3. Настоящий акт составлен в 2 экземплярах».

Шаг 4. Подписание и распределение экземпляров

• Все члены комиссии подписывают каждый экземпляр.
• Один экземпляр — получателю (вам), второй — в организацию-отправитель / на почту / в судебное дело.
• Если представитель отправителя/перевозчика отказывается подписывать — в акте делается отметка: «Представитель ООО «*» отказ(а/лся) от подписания акта, отказ зафиксирован членами комиссии».

Образцы заполнения для самых частых ситуаций

Образец: Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении (для Почты России)

Соответствует Приложению № 2 к Правилам оказания почтовой связи (утв. Приказом Минкомсвязи от № 213).

Образец: Акт о выявленных недостатках документов в суде (Арбитраж/Общий юрисдикции)

Образец: Акт о недостаче товара (ТМЦ) при приемке — Форма ТОРГ-2

Форма строго стандартизирована. Заполняется по строкам таблицы. Основные блоки:

• Шапка: Наименование организации (), ОКПО (), структурное подразделение (склад № ).
• Основание: Накладная № * от * г., Грузополучатель *, Перевозчик *.
• Табличная часть: Номер п/п, Код товара, Наименование, Ед. изм., По накладной (кол-во), Фактически принято, Недостача (кол-во), Цена за ед., Сумма недостачи, Причина (повреждение упаковки, недокомплектовка на отправителе и т.д.).
• Подписи: Председатель комиссии , Члены комиссии , Кладовщик , Представитель перевозчика (при наличии).

Важно: Форму ТОРГ-2 необходимо закрепить в Учетной политике организации на текущий год.

Особенности оформления в 2026 году: Электронный документооборот (ЭДО) и ФНС

С учетом перехода на обязательный ЭДО для многих категорий налогоплательщиков (ФЗ-374, ФЗ-402) и использования формата УПД/УКД:

• При получении УПД/УКД через оператора ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО и др.) «вскрытие» происходит виртуально при проверке файлов.
• Если в XML-пакете нет файлов-вложений, заявленных в структуре документа (тег Файл), составляется Акт в электронной форме (под ЭП ответственного лица) или протокол расхождений.
• Для налоговых целей (ст. 252 НК РФ, ст. 169 НК РФ) электронный акт, подписанный КЭП обеих сторон (или одной стороны с уведомлением другой), имеет полную юридическую силу. Печать не требуется.
• В судах общей юрисдикции и арбитраже акты, составленные в электронном виде и поданные через ГАС «Правосудие» / Мой Арбитр, приравниваются к бумажным (ст. 73 ГПК РФ, ст. 70 АПК РФ).

Типичные ошибки, из-за которых акт признают недействительным

1. Отсутствие основания: нет ссылки на приказ о комиссии, номер накладной/почтового отправления/номер дела.
2. Неполный состав комиссии: акт подписан одним лицом (минимум 2 для склада/внутренних нужд; для почты — обязательно сотрудник связи + адресат).
3. Расхождения в данных: в акте указаны документы, которых нет в описи вложения (ф. 107), или наоборот.
4. Составление «позже»: акт составлен не в момент вскрытия/приемки, а через день/неделю без объяснения причин (суд может не принять).
5. Отсутствие подписи представителя перевозчика/отправителя без отметки об отказе (для ТОРГ-2 и почты критично).
6. Использование неутвержденной формы для ТОРГ-2 (если в учетной политике закреплена строго ф. ТОРГ-2, свой бланк «Акт приемки» для налоговых целей не подойдет).

Что делать после составления акта? (Алгоритм действий)

1. Направить претензию отправителю (если вина на его стороне — недоклал) или перевозчику/Почте России (если утеря в пути). Срок: разумный, обычно 10-30 дней.
2. К претензии приложить: копию акта, копию описи вложения/накладной, копию конверта/упаковки (фото), расчет ущерба.
3. В суде: на основании акта подать ходатайство о предоставлении недостающих документов (ст. 57 ГПК РФ) или о восстановлении пропущенного срока (если акт подтверждает, что документы отправлены вовремя, но не дошли).
4. В бухгалтерии (ТОРГ-2): Оформить счет-фактуру на полученное (если приемка частичная), списать НДС с недостачи (если вина перевозчика — требование к перевозчику), отразить убытки (Дт 91.2 / Кт 10/41).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли составить акт в свободной форме?

Для почты и ТОРГ-2, НЕТ. Существуют строгие утвержденные формы (Приложение к Приказу Минкомсвязи, Постановление Гостата № 132). Использование свободной формы приведет к отказу в удовлетворении претензии почте или проблемам с налоговой при проверке учета недостач. Для внутренних нужд организации или суда — ДА, но с соблюдением реквизитов ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что делать, если отправление пришло без описи вложения (ф. 107)?

Сразу составляйте акт о неполном комплекте (образец выше). В акте указывайте: «Описи вложения ф. 107 в отправлении отсутствует». Это перекладывает бремя доказывания на отправителя/почту. Ссылка на интернет-источник: «Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте…».

Нужно ли нотариальное заверение акта?

Для подачи в суд или налоговую — нет, достаточно подписей комиссии/почтового сотрудника. Нотариальное заверение может потребоваться, если вы хотите зафиксировать факт утери документов для последующего восстановления через нотариуса (например, утеря права подписи, уставных документов), но это отдельная процедура (Акт об утрате документов для нотариата).

Как скрыть персональные данные при публикации образца?

В данной статье все чувствительные данные (ФИО конкретных сотрудников, адреса регистрации, номера телефонов, конкретные номера договоров/делов, трек-номера почты) заменены на маску * в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности (152-ФЗ). При заполнении реального документа вы подставляете актуальные данные.

Грамотно составленный Акт о недостающих документах — это ваш главный инструмент защиты финансовых и процессуальных интересов. Главные правила: действуйте сразу при вскрытии/приемке, используйте утвержденные формы (ТОРГ-2, Почтовые формы), собираете полный состав комиссии и четко фиксируете расхождения по позициям.

Скачать готовые бланки (Word / PDF) для заполнения:

• Бланк Акта об отсутствии вложений в почтовых отправлениях (Форма Почты России / Приложение № 2) — .docx
• Бланк Акта о выявленной недостаче товаров (Форма ТОРГ-2) — .xlsx / .docx
• Образец Акта о выявленных недостатках документов в суде (произвольная форма) — .docx
• Образец Акта об утрате документов (для нотариата/восстановления) — .docx

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база актуальна на . Перед применением документов в конкретной ситуации рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером вашей организации.