Списание испорченных или непригодных к использованию материалов — обязательная процедура для любого предприятия‚ ведущего хозяйственную деятельность. Главный документ‚ подтверждающий факт выявления порчи и право на списание затрат‚ — это Акт на списание материалов. Ниже представлено подробное руководство по оформлению данного документа с учетом актуальных требований законодательства на 2026 год.
Правовые основания и нормативные формы
Согласно ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»‚ каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом. Для списания ТМЦ‚ пришедших в негодность‚ используются две основные формы:
- Форма № ТОРГ-16 («Акт о списании товаров») — утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 132. Применяется для списания товаров (готовой продукции‚ закупленных товаров) при порче‚ потере качества‚ истечении сроков годности.
- Форма по ОКУД 0504230 («Акт о списании материалов в связи с непригодностью для использования») — применяется для списания материалов‚ сырья‚ расходников‚ полуфабрикатов на производстве.
Важно: С 2013 года организации имеют право разрабатывать свои собственные формы первичных документов (ст; 9 № 402-ФЗ)‚ закрепив их в Учетной политике. Однако использование унифицированных форм (ТОРГ-16‚ ОКУД 0504230) остается «золотым стандартом»‚ минимизирующим риски при проверках ФНС.
Порядок действий перед составлением акта
Нельзя просто сесть и написать акт. Процедура требует соблюдения строгой последовательности:
- Выявление порчи. Ответственное лицо (кладовщик‚ мастер участка) обнаруживает брак‚ порчу‚ истечение сроков годности.
- Приказ о создании комиссии. Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по инвентаризации/списанию. В комиссию должны войти: председатель (обычно зам. директора или главный бухгалтер)‚ члены (бухгалтер‚ кладовщик‚ технолог‚ представитель ОТ/профсоюза). ФИО членов комиссии в приказах и актах маскируются: Иванов И.И. → И* И.И.
- Проведение инвентаризации (ревизии). Комиссия проводит фактический подсчет испорченных и качественных единиц‚ сверяет с учетными данными.
- Определение причины и виновных. Устанавливается причина (срок годности‚ нарушение хранения‚ производственный брак‚ стихийное бедствие) и наличие/отсутствие виновных лиц.
- Решение о списании/взыскании. На основании акта директор принимает решение: списать на издержки производства или взыскать ущерб с виновного лица.
Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 № 402-ФЗ)
Любой акт (будь то ТОРГ-16‚ форма ОКУД 0504230 или собственная форма) должен содержать:
- Наименование документа («Акт о списании материалов…»);
- Дата составления (день‚ месяц‚ год);
- Наименование организации (ИП);
- Содержание факта хозяйственной жизни (списание конкретных ТМЦ);
- Количественные и стоимостные показатели (в натуральном и денежном выражении);
- Должности лиц‚ составивших документ;
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой (ФИО);
- Причина списания (подробно: «истечение срока годности»‚ «механическое повреждение при транспортировке»‚ «заражение вредителями» и т.д.).
Образец заполнения Акта (на основе формы ТОРГ-16 / ОКУД 0504230)
Ниже приведен пример заполнения унифицированной формы. Чувствительные данные (адреса‚ телефоны‚ ИНН‚ ФИО‚ номера счетов) скрыты маской *.
Форма по ОКУД 0504230
Наименование организации: ООО «» (ИНН /КПП )
Структурное подразделение: Цех № / Склад № (адрес: г. ‚ ул. ‚ д. )
Номер акта: от «___» _____________ 2026 г.
КОМИССИЯ в составе:
Председатель: Петров П.П. → П П.П. (должность: Зам. генерального директора)
Члены:
Сидоров С.С. → С С.С. (Главный бухгалтер)
Козлов К.К. → К К.К. (Начальник ОТК)
Смирнов С.С. → С С.С. (Кладовщик склада № )
Волков В.В. → В В.В. (Технолог цеха № )
ПРИЧИНА СПИСАНИЯ: Истечение срока годности партии сырья (партия № от «___» ________ 202_ г.)‚ непригодность для пищевых/производственных целей. Акт отбора проб лаборатории № * от «___» ________ 202_ г. прилагается.
ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ:
| № п/п | Наименование материала | Ед. изм. | Кол-во | Цена учетная (руб.) | Сумма (руб.) | Номенклатурный номер / Партия | Примечание (причина) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Мука пшеничная высший сорт | кг | Партия № | Истек срок годности | |||
| 2 | Масло растительное рафинированное | л | Партия № | Порча тары (разгерметизация) | |||
| 3 | Детали станка мод. * (брак) | шт | Номенклатура № | Производственный брак (обнаружено при ОТК) | |||
| ИТОГО: | |||||||
Стоимость списанных материалов в сумме: * (*) рублей 00 копеек.
РЕШЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ:
Материалы списать на издержки производства (Дебет 20/23/25/26 — Кредит 10).
Взыскание ущерба с виновных лиц не производить (виновные не установлены / срок давности упущен / форс-мажор).
ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:
Председатель: _______________ / П П.П. /
Член: _______________ / С С.С. /
Член: _______________ / К К.К. /
Член: _______________ / С С.С. /
Член: _______________ / В* В.В. /
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «»
_______________ / И И.И. /
«___» _____________ 2026 г.
М.П.
Бухгалтерские проводки при списании
Проводки зависят от вида материала и причины порчи:
| Ситуация | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Списание на издержки производства (нормативные потери‚ брак в пределах норм) | 20‚ 23‚ 25‚ 26 (в зависимости от вида производства) | 10 «Материалы» | Сумма списывается в полной величине учетной стоимости |
| Списание сверхнормативных потерь (виновные не установлены) | 91.2 «Прочие расходы» | 10 «Материалы» | Отражается в составе издержек производства (п. 11 ст. 254 НК РФ) при условии документального подтверждения |
| Взыскание ущерба с виновного лица (материальная ответственность) | 73.2 «Расчеты за материальный ущерб» | 10 «Материалы» | Оформляется приказом о взыскании. Если взыскание через зарплату: Дт 73.2 — Кт 70 |
| Списание товаров (ТОРГ-16) — нормативные потери | 44 «Расходы на продажу» | 41 «Товары» | Для торговых организаций |
| Списание товаров, сверхнормативные потери | 91.2 | 41 «Товары» | Если виновные не найдены |
НДС: При списании материалов/товаров‚ по которым НДС вычетен ранее‚ «обратного» восстановления НДС не производится (п. 3 ст. 170 НК РФ)‚ так как списание не является реализацией. Однако если материалы использовались для нужд‚ не связанных с облагаемой деятельностью‚ может потребоваться восстановление НДС (п. 2 ст. 170 НК РФ).
Сроки хранения документов
Согласно перечню типовых документов управления‚ утвержденному Росархивом (Приказ от № 236):
- Акты о списании материалов (ТОРГ-16‚ ОКУД 0504230 и др.) — хранятся 5 лет после окончания года составления.
- Приказы о создании комиссий — хранятся 5 лет.
- Инвентаризационные описи‚ сверки — хранятся 5 лет.
Рекомендация: Храните акты списания вместе с первичными документами по приобретению данных ТМЦ (накладные‚ УПД‚ приходные ордера) для обоснования первоначальной стоимости при налоговых проверках.
Особенности списания в 2026 году: актуальные нюансы
Электронный документооборот (ЭДО)
В 2026 году акты списания могут составляться исключительно в электронном виде (с ЭЦП) без бумажного дубликата‚ если это закреплено в Учетной политике и согласовано с контрагентами/инспекциями (ст. 9 № 402-ФЗ‚ ст. 169 НК РФ). Подписи членов комиссии ставятся усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Маркировка «Честный ЗНАК»
Если списываемые товары подлежат обязательной маркировке (обувь‚ одежда‚ лекарства‚ шины‚ фотоаппараты‚ молочка‚ вода и др.)‚ необходимо сформировать Уведомление о выводе из оборота (тип 311) в системе «Честный ЗНАК» до или одновременно с составлением акта списания. Код маркировки (КМ) должен быть выведен из оборота по причине «Уничтожение» или «Порча».
ЕГАИС (для алкоголя)
При списании алкогольной продукции обязательно оформление акта списания в ЕГАИС (форма «Акт списания» или «Акт порчи») с указанием причины. Бумажный акт ТОРГ-16/своей формы подписывается комиссией и хранится.
Списание просроченных товаров (продовольственная безопасность)
При списании продуктов с истекшим сроком годности‚ помимо акта на списание‚ необходимо иметь документы‚ подтверждающие факт уничтожения (ликвидации): акт уничтожения‚ заключение ветеринарного врача/Роспотребнадзора (если требуется)‚ договор с лицензированной организацией по утилизации отходов. Без акта уничтожения ФНС может отказать в учете убытков по НДФЛ/Налогу на прибыль.
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие приказа о комиссии. Акт‚ подписанный лицами‚ не уполномоченными приказом‚ не имеет юридической силы.
- Общая формулировка причины. Написание просто «порча» или «брак» без деталей (кто виноват‚ какое именно качество не соответствует ГОСТ/ТУ‚ номер протокола ОТК/лаборатории) — риск откаса расходов по налогу на прибыль.
- Несовпадение данных с учетом. Количество/стоимость в акте не совпадает с карточками складского учета (ф. М-17) или данными 1С.
- Отсутствие решения руководителя. Акт — это констатация факта. Правовые последствия (проводки) наступают только после приказа/распоряжения директора «УТВЕРЖДАЮ / СПИСАТЬ».
- Игнорирование маркировки/ЕГАИС. Штрафы за несвоевременный вывод КМ из оборота могут превысить стоимость самого товара.
Резюме: чек-лист для бухгалтера и кладовщика
- [ ] Есть приказ о создании комиссии (с датой‚ составом‚ сроком действия).
- [ ] Проведена инвентаризация/ревизия (есть опись/сверка).
- [ ] Причина списания обоснована документами (протокол ОТК‚ заключение лаборатории‚ акт осмотра‚ фото/видео фиксация).
- [ ] Акт заполнен по утвержденной форме (ТОРГ-16 / ОКУД 0504230 / своя форма в Учетной политике).
- [ ] Все реквизиты ст. 9 № 402-ФЗ заполнены (даты‚ суммы‚ подписи с расшифровкой).
- [ ] Акт подписан всеми членами комиссии.
- [ ] Акт утвержден руководителем (виза «УТВЕРЖДАЮ» + подпись + дата + М.П.).
- [ ] Сделаны бухгалтерские проводки в день составления акта (или в день обнаружения‚ но не позднее отчетной даты).
- [ ] Для маркируемых товаров — Уведомление в «Честный ЗНАК» отправлено.
- [ ] Для алкоголя — акт в ЕГАИС оформлен.
- [ ] Документы сшиты/сканы сохранены в архиве на 5+ лет.
Где скачать бланки (шаблоны) на 2026 год
Официальные бланки форм можно бесплатно скачать на сайтах нормативных баз или профильных порталов в форматах Excel (.xlsx)‚ Word (.docx)‚ PDF:
- Форма ТОРГ-16 (Постановление Госкомстата № 132) — для товаров.
- Форма ОКУД 0504230 — для материалов/сырья.
- Типовые формы в системах 1С:Бухгалтерия 8.3‚ 1С:ЗУП‚ 1С:Управление торговлей (раздел «Склад» → «Акты списания»).
Совет: Используйте шаблоны прямо из вашей информационной базы (1С‚ МойСклад‚ Контур.Эльба и др.) — они уже настроены под ваш план счетов и автоматически формируют проводки‚ исключая арифметические ошибки.
Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных операций рекомендуется консультироваться с главным бухгалтером организации и юристом с учетом отраслевой специфики и Учетной политики компании.