Автоматизированные информационные системы (АИС) архивов стали незаменимым инструментом для граждан, исследователей и организаций, которым необходимо получить сведения из архивных документов. В Екатеринбурге и Свердловской области архивная отрасль активно развивается, а электронные сервисы позволяют значительно упростить поиск нужной информации. В этой статье мы подробно расскажем, что такое АИС Архив, какие архивы работают в Екатеринбурге и как правильно составить запрос.
Что такое АИС Архив
АИС Архив — это автоматизированная информационная система, предназначенная для учета, описания и поиска архивных документов. Подобные системы используются федеральными, государственными, муниципальными и ведомственными архивами по всей России.
Основные функции АИС Архив:
- ведение учета документов по личному составу граждан и организаций;
- описание мест хранения архивных дел;
- оперативный поиск документов для исполнения запросов социально-правового характера (подтверждение трудового стажа, заработной платы, наград и т.д.);
- обработка тематических и генеалогических запросов;
- предоставление доступа к образам документов в электронном виде.
Например, система АИС «Архив документов граждан и организаций по личному составу» (разработка ИНСОФТ) обеспечивает деятельность архивов по учету и поиску документов личного состава, а АИС ЭЛАР-Архив применяется для комплексной автоматизации архивных процессов.
Государственные архивы Екатеринбурга
В Екатеринбурге действует несколько крупных государственных архивных учреждений, подчиненных Управлению архивами Свердловской области:
Государственный архив Свердловской области (ГАСО)
Крупнейшее архивное хранилище региона. Здесь хранятся, в частности, документы Екатеринбургской епархии, метрические книги церквей — ценнейший источник генеалогической информации и сведений по истории населенных пунктов Урала.
Государственный архив административных органов Свердловской области
Адрес: г. Екатеринбург, ул. Октябрьская, д. 3
Телефон: 8 (343) -12—
Сайт: uprarchives.midural.ru
Официальная страница ВКонтакте: vk;com/uralarchives
Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГКУСО ГАДЛССО)
Индекс: 620
Именно этот архив хранит документы по личному составу — трудовые книжки, личные карточки, приказы о приеме и увольнении работников ликвидированных предприятий. Сюда чаще всего обращаются граждане за справками для назначения пенсии.
Как пользоваться АИС Архив
Работа с автоматизированной информационной системой архива обычно проходит по следующему алгоритму:
- Определите, какой архив хранит нужные документы. Для документов по личному составу — это ГАДЛССО, для исторических и генеалогических сведений, ГАСО.
- Ознакомьтесь с порядком оказания услуг на официальном сайте архива или портале электронных услуг.
- Подайте запрос. Это можно сделать лично, по почте или в электронном виде. Для электронного взаимодействия может потребоваться действующий сертификат открытого ключа, изданный удостоверяющим центром.
- Дождитесь ответа. Архивная справка или копии документов направляются заявителю в установленный срок (обычно до 30 дней).
Как составить запрос в архив
Чтобы запрос был выполнен быстро и качественно, укажите в нем:
- ФИО лица, о котором запрашиваются сведения (для женщин — также девичью фамилию);
- дату и место рождения;
- наименование организации, где работал человек, и примерные годы работы;
- цель запроса (подтверждение стажа, генеалогическое исследование и т.д.);
- свои контактные данные и адрес для ответа.
Если вы затрудняетесь с формулировкой запроса, помочь могут специалисты читального зала архива, а также тематические форумы, например, генеалогический форум ВГД, где есть отдельный раздел, посвященный работе с АИС Архив.
Полезные советы
- Перед визитом уточните режим работы архива по телефону или на сайте — многие учреждения принимают посетителей по предварительной записи.
- Актуальные адреса и телефоны государственных архивов Екатеринбурга можно найти на картах 2ГИС и на портале «Архивы России».
- Часть сведений доступна дистанционно, проверьте электронные сервисы, прежде чем ехать в архив лично.
АИС Архив существенно упрощает взаимодействие граждан с архивными учреждениями Екатеринбурга и Свердловской области. Благодаря автоматизации поиск документов по личному составу, метрических книг и других источников стал быстрее и удобнее. Главное — правильно определить нужный архив, корректно составить запрос и воспользоваться доступными электронными сервисами.