Каждый работник вправе получить у работодателя копию своей трудовой книжки. Это право закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ‚ согласно которой работодатель обязан по письменному заявлению работника выдавать копии документов‚ связанных с работой. В этой статье разберём‚ как правильно составить заявление‚ какие реквизиты в нём должны быть‚ и приведём образцы документа.
Когда требуется заявление на копию трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться работнику в самых разных ситуациях:
- при оформлении кредита или ипотеки в банке;
- для подтверждения стажа при назначении пенсии;
- при устройстве на новую работу по совместительству;
- для предъявления в государственные органы‚ визовые центры и иные инстанции;
- для участия в конкурсах‚ тендерах‚ получения льгот.
Обязанность работодателя оформить работнику копию или дубликат трудовой книжки закреплена Порядком ведения и хранения трудовых книжек.
Обязательные реквизиты заявления
Заявление на выдачу копии трудовой книжки — это официальный документ‚ и к его оформлению предъявляются определённые требования. В документе должны быть указаны:
- Адресат — руководитель организации (должность‚ наименование компании‚ Ф.И.О.);
- Сведения о заявителе — Ф.И.О.‚ должность‚ структурное подразделение;
- Наименование документа, «Заявление»;
- Суть просьбы — выдать копию трудовой книжки;
- Способ получения — лично в отделе кадров или по почте (в этом случае указывается адрес);
- Дата составления документа;
- Личная подпись работника.
Закон не обязывает работника указывать причину‚ по которой ему понадобилась копия‚ а также инстанцию‚ куда будет предъявлен документ. Допустимо написать‚ что копия нужна «по месту требования». Отказать работнику в выдаче копии из-за того‚ что он не назвал причину‚ нельзя.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Заявление можно написать от руки или распечатать на компьютере‚ но в любом случае на нём должна стоять личная подпись работника.
Пример заполнения:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
тел.: +7 () —
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предъявления по месту требования. Копию прошу выдать лично в отделе кадров.
«___» __________ 20___ г. Петров П.П. /подпись/
Если работник хочет получить копию по почте‚ в заявлении указывается адрес‚ например: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. ‚ кв. *.
Особенности для удалённых работников
Дистанционный сотрудник может подать электронное заявление или выбрать иной способ‚ позволяющий зафиксировать получение документа в электронном виде. Важно‚ чтобы выбранный способ коммуникации был предусмотрен коллективным договором‚ трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
Чем копия отличается от дубликата
Копия и дубликат трудовой книжки — это разные документы:
- Копия воспроизводит информацию подлинника‚ но сама по себе юридической силы не имеет — она появляется только после заверения подписью уполномоченного лица и печатью (при её наличии);
- Дубликат, это повторный оригинал документа‚ который выдаётся взамен утраченного и обладает полной юридической силой.
Если работник потерял бумажную трудовую книжку‚ ему нужно подать заявление о выдаче дубликата на имя работодателя по последнему месту работы. Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Образец заявления на выдачу дубликата
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Сидоровой Анны Сергеевны
адрес: 456‚ г. Екатеринбург‚ ул. Образцовая‚ д. ‚ кв. *
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утратой. Документы‚ подтверждающие стаж работы у предыдущих работодателей‚ прилагаю.
Приложения:
Справка о периодах работы, на __ л.
Копия приказа о приёме на работу — на __ л.
«___» __________ 20___ г. Сидорова А.С. /подпись/
Сроки выдачи и ответственность работодателя
По статье 62 ТК РФ копия трудовой книжки должна быть выдана работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копия заверяется подписью кадрового специалиста или иного уполномоченного лица с указанием даты и надписью «Верно». За нарушение сроков работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
- Заявление на копию трудовой книжки составляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты;
- Указывать причину запроса копии работник не обязан;
- Копия выдаётся в течение 3 рабочих дней‚ дубликат — в течение 15 рабочих дней;
- Копия требует заверения‚ дубликат полностью заменяет оригинал;
- Работодателю рекомендуется регистрировать входящие заявления и фиксировать дату их получения.