Изменение местонахождения обособленного подразделения (ОП) — событие, о котором организация обязана уведомить налоговый орган. Порядок действий зависит от того, о каком подразделении идёт речь: филиале, представительстве или «простом» обособленном подразделении. Рассмотрим все нюансы подробно.
Какие подразделения бывают и чем отличается процедура
- Филиалы и представительства — сведения о них вносятся в ЕГРЮЛ, поэтому смена адреса оформляется через заявление по форме Р13014 с внесением изменений в устав (или в сведения ЕГРЮЛ).
- Иные обособленные подразделения (склады, офисы, торговые точки) — в ЕГРЮЛ не отражаются. О смене их адреса нужно подать уведомление по форме КНД 1150097 (форма № С-09-3-1).
Смена адреса филиала или представительства (форма Р13014)
Форма Р13014 утверждена приказом ФНС России от № ЕД-7-14/617 (с изменениями, внесёнными приказом от № ЕД-7-14/948).
Порядок действий
- Принять решение об изменении адреса филиала (решение единственного участника или протокол общего собрания, либо приказ генерального директора — в зависимости от устава).
- Заполнить форму Р13014: титульный лист, листы, посвящённые филиалу/представительству (лист Л), с указанием нового адреса, а также листы на заявителя.
- Подать документы в налоговую — не позднее 3 рабочих дней с момента принятия решения (по общему правилу для изменения сведений ЕГРЮЛ — 7 рабочих дней, однако для адресных изменений действуют сокращённые сроки; рекомендуется подавать в течение 3 дней).
- Получить лист записи ЕГРЮЛ с обновлёнными сведениями.
Способы подачи
- лично генеральным директором или представителем по нотариальной доверенности;
- через МФЦ;
- почтой заказным письмом с описью вложения (подпись на заявлении нотариально удостоверяется);
- в электронном виде — документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляются через сервисы ФНС или оператора ЭДО.
Смена адреса «простого» обособленного подразделения
Если подразделение не является филиалом или представительством, в ЕГРЮЛ изменения не вносятся. Вместо этого:
- Издаётся приказ об изменении сведений об обособленном подразделении. В нём указывается, какие сведения меняются: адрес, наименование, структура подразделения и т. д.
- В налоговый орган по месту учёта организации подаётся уведомление по форме КНД 1150097 с информацией о новом адресе ОП.
- Срок подачи уведомления — 3 рабочих дня с момента изменения;
Пример формулировки приказа
«Приказываю: внести изменения в сведения об обособленном подразделении ООО «Пример», изменить адрес с: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, оф. 3 на: г. Москва, ул. Гагарина, д. 2*, стр. ».
Документы, которые понадобятся
- заявление Р13014 (для филиалов/представительств) или уведомление КНД 1150097 (для иных ОП);
- решение/протокол или приказ о смене адреса;
- документы, подтверждающие новый адрес (договор аренды, гарантийное письмо, свидетельство о праве собственности), по запросу;
- доверенность, если документы подаёт представитель;
- паспорт заявителя.
Ответственность за нарушение сроков
Несвоевременное уведомление налогового органа грозит штрафом по ст. 15.6 и 15.7 КоАП РФ (предупреждение или штраф на должностное лицо), а также возможными претензиями при проверках. Кроме того, корреспонденция от контрагентов и госорганов будет направляться по старому адресу.
Полезные советы
- Не забудьте уведомить контрагентов о смене адреса подразделения, направьте им информационные письма.
- Проверьте, не требуется ли перерегистрация в ПФР/СФР и постановка на учёт по новому месту нахождения ОП.
- Обновите информацию на сайте компании, в договорах и внутренних документах.
- Бланки форм Р13014 и КНД 1150097 доступны на официальном сайте ФНС (nalog.gov.ru) в форматах PDF и XLS.