В 2026 году кадровое оформление замещения временно отсутствующего сотрудника сохраняет свою актуальность‚ несмотря на тотальную цифровизацию расчетов с Социальным фондом России (СФР). Если для выплаты пособия по временной нетрудоспособности работнику больше не нужно писать заявление (СФР присылает предзаполненные данные через ЭДО‚ а работодатель лишь дополняет сведения‚ а застрахованное лицо заполняет «Анкету сведений о застрахованном лице» по форме Приказа СФР № 643 от )‚ то для приема на работу замещающего сотрудника классический пакет документов‚ включая заявление кандидата‚ остается обязательным.
Данная статья подробно разбирает‚ как правильно составить заявление о приеме на срочный трудовой договор с целью замещения основного работника‚ находящегося на больничном листе‚ и какие сопутствующие документы необходимо подготовить в актуальном на редакции.
Правовая основа: срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ)
Согласно ч. 1 ст. 59 ТК РФ‚ срочный трудовой договор может быть заключен в случаях‚ когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера выполняемой работы или условий ее исполнения. Конкретно п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ прямо указывает на возможность заключения такого договора на время временного отсутствия основного работника (в т.ч. по болезни)‚ место работы (должность) которого сохраняется за ним.
- Срок действия договора: не фиксированная календарная дата‚ а событие — «до выхода на работу основного работника».
- Особенность: в договоре и приказе обязательно указываются ФИО и должность замещаемого сотрудника.
- Испытательный срок: при заключении срочного договора на срок до 2 месяцев (ч. 4 ст. 70 ТК РФ) испытательный срок не устанавливается. Если больничный долгий (более 2 мес.)‚ испытательный срок возможен‚ но не более 2 недель (для неруководящих должностей).
Два сценария замещения: внешний найм vs внутреннее совмещение
Перед подготовкой заявления определите сценарий‚ так как от этого зависит пакет документов:
- Прием нового сотрудника (внешний найм). Заключается срочный трудовой договор. Требуется полный пакет: заявление‚ приказ о приеме (ф. Т-1/Т-1а)‚ трудовой договор‚ личная карточка (Т-2)‚ запись в трудовой книжке/СТР.
- Возложение обязанностей на существующего сотрудника (внутреннее замещение). Оформляется дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (ст. 60.2‚ 151 ТК РФ) и приказ о возложении обязанностей (ф. Т-5/Т-5а). Заявление на прием на работу здесь не пишется‚ пишется заявление-согласие на выполнение дополнительных обязанностей.
Дальнейшая статья фокусируется на Сценарии №1 (внешний найм)‚ так как именно он требует «Заявления о приеме на работу».
Пакет документов для приема замещающего работника (чек-лист 2026)
| № | Документ | Кто готовит | Особенности 2026 |
|---|---|---|---|
| 1 | Заявление о приеме на работу (от кандидата) | Кандидат | Своеручное или печатное‚ с указанием цели — замещение ФИО основного работника |
| 2 | Срочный трудовой договор (в 2-х экземплярах) | Кадры/Руководитель | Обязательное условие: «на время отсутствия основного работника * * (ФИО)‚ должности » |
| 3 | Приказ о приеме на работу (ф. Т-1 или Т-1а / свой бланк) | Кадры/Руководитель | Основание: заявление + договор. Указать срок: «до выхода на работу основного работника» |
| 4 | Приказ о замещении (возложении обязанностей) (ф. Т-5/Т-5а или свой) | Кадры/Руководитель | Если замещающий получает доплату или выполняет функции полностью. Указать размер доплаты. |
| 5 | Личная карточка работника (ф. Т-2) | Кадры | Заполняется на основании документов кандидата. |
| 6 | Уведомление в СФР о приеме (СЗВ-ТД) | Кадры/Бухгалтерия | Сдается в течение дня приема. Важно: код основания «2» (срочный договор)‚ указание замещаемого. |
| 7 | Документы кандидата (паспорт‚ СНИЛС‚ военный билет‚ диплом‚ медкнижка при необходимости) | Кандидат | Оригиналы для проверки‚ копии в личное дело. СНИЛС: —* * |
Образец заявления о приеме на работу на время больничного (2026)
Единой утвержденной формы заявления на прием на работу не существует (форма Т-1 — это приказ). Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации. Ниже приведен рекомендуемый образец‚ учитывающий судебную практику и требования ст. 64 ТК РФ.
Генеральному директору
ООО «»
Иванову И.И.
от Петрова П.П.
проживающего по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв.
тел.: +7 () —
e-mail: @.ru
Прошу принять меня на работу в ООО «» на должность менеджера по продажам (название должности) в отдел продаж (структурное подразделение) по срочному трудовому договору в соответствии со ст. 59 ТК РФ на время временного отсутствия основного работника — Сидорова С.С.* (ФИО основного работника)‚ занимающего указанную должность‚ в связи с нахождением его на листе нетрудоспособности (больничном листе).
С условиями труда‚ внутренним трудовым распорядком‚ должностной инструкцией и политикой конфиденциальности ознакомлен(а)‚ согласен(на).
Прошу рассмотреть мою кандидатуру и в случае положительного решения известить меня о времени начала работы.
Приложения:
Копия паспорта РФ (стр. с фото и пропиской).
Копия СНИЛС (—* *).
Копия трудовой книжки / СТР (если есть).
Копия документа об образовании / квалификации.
Копия воинского учета (для мужчин);
Медицинская книжка / справка (при необходимости).
Ключевые обязательные реквизиты в тексте заявления:
- Форма договора: явное указание «срочный трудовой договор» (ст. 59 ТК РФ).
- Основание срочности: ссылка на п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ — «на время временного отсутствия основного работника».
- Идентификация замещаемого: ФИО и должность основного работника (маскированы как * в образце выше). Без этого риск признания договора бессрочным возрастает.
- Срок действия: не дата‚ а событие, «до выхода на работу основного работника».
Образец срочного трудового договора (ключевые условия)
Договор составляется в 2-х экземплярах. Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ) + специфические для замещения:
Предмет договора: Работник обязуется лично выполнять работу по должности менеджера по продажам в отделе продаж ООО «*»‚ выполнять трудовые функции согласно должностной инструкции…
Срок действия договора (СТАТЬЯ КЛЮЧЕВАЯ):
«Настоящий срочный трудовой договор заключается на период временного отсутствия основного работника Сидорова Сергея Сергеевича (ФИО)‚ занимающего должность менеджера по продажам‚ в связи с нахождением его на листе нетрудоспособности (больничном листе).
Договор вступает в силу с «___» _____________ 202_ г. и действует до дня выхода на работу основного работника Сидорова С.С. (включительно).»
Оплата труда: Оклад 000 руб. в месяц. При полной замещении обязанностей — доплата до оклада основного работника / процентная ставка (указать конкретную сумму или %).
Испытательный срок: В связи со сроком договора менее 2 месяцев (или по соглашению сторон) испытательный срок не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ).
Расторжение: Основания, общие (ст. 77‚ 81 ТК РФ) + ст. 79 ТК РФ (истечение срока / выход основного работника). Предупреждение за 3 дня не требуется при истечении срока‚ но рекомендуется уведомить заранее.
Приказ о приеме на работу (Форма Т-1 / Т-1а или свой бланк)
Приказ изготавливается на основании заявления и подписанного договора. В 2026 году допускается использование единых форм (Постановление Госстата № 1) или собственных бланков‚ утвержденных локальным нормативным актом (ЛНА).
Пример заполнения раздела «Сведения о приеме» (Табличная часть Т-1):
| Н/п | Фамилия‚ имя‚ отчество | Подразделение | Должность | Срок действия договора | Основание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Петров Петр Петрович | Отдел продаж | Менеджер по продажам | С по день выхода на работу осн. работника Сидорова С.С. | Заявление от ‚ срочный ТД № */2026 от (п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ) |
Важно: В основании приказа обязательно сослаться на пункт 3 части 1 статьи 59 ТК РФ и указать ФИО замещаемого.
Приказ о замещении (возложении обязанностей) — Форма Т-5 / Т-5а
Этот документ часто путают с приказом о приеме. Приказ о приеме (Т-1) создает трудовые отношения. Приказ о замещении (Т-5) фиксирует факт передачи функций и назначение доплаты.
Если замещающий выполняет работу полностью (вместо ушедшего на больничный), оформляется «Временное выполнение обязанностей отсутствующего работника» (ИО/ВРИО). Если частично — «Возложение части обязанностей».
Образец текста приказа (свой бланк):
ООО «»
ПРИКАЗ № /ОД
г. ‚ «10» марта 2026 г.
О ВОЗЛОЖЕНИИ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВРЕМЕННО ОТСУТСТВУЮЩЕГО РАБОТНИКА
В связи с временным отсутствием менеджера по продажам отдела продаж Сидорова Сергея Сергеевича (на листе нетрудоспособности с по ___)‚ руководствуясь ст. 60.2‚ 151 ТК РФ‚ ПРИКАЗЫВАЮ:
- Возложить выполнение обязанностей менеджера по продажам отдела продаж на Петрова Петра Петровича‚ принятого по срочному трудовому договору № /2026 от на период отсутствия основного работника.
- Установить Петрову П.П. доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 000 руб. в месяц (или: в размере разницы между окладом замещаемого и окладом замещающего / 50% от оклада замещаемого) на весь период замещения.
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела продаж Козлова К.К.
Директор Иванов И.И. / Иванов
С приказом ознакомлен(а): Петров П.П. / Петров* «10» марта 2026 г.
Особенности оформления в 2026 году: взаимодействие с СФР
Многие HR-специалисты путают процедуру приема на работу и процедуру начисления пособия по ВН. Разграничим:
| Процесс | Документ от работника | Действия работодателя в СФР (ЭДО) |
|---|---|---|
| Прием замещающего на работу | Заявление о приеме (образец выше) + пакет для ТД | Сдача СЗВ-ТД (прием)‚ СЗВ-СТАЖ. В СЗВ-ТД: код основания «2» (срочный)‚ в примечании — «Замещение Иванова И.И.*». |
| Оплата больничного основному работнику | НЕТ заявления на выплату. Работник заполняет Анкету сведений о застрахованном лице (Приказ СФР № 643‚ Прил. 1) — 1 раз при первом обращении или при смене данных. | Получение предзаполненных сведений от СФР через ЭДО. Заполнение/проверка недостающих сведений (заработок‚ стаж) в ЛК СФР / ЭДО. Подписание и отправка в СФР. |
| Увольнение замещающего (выход осн. работника) | Заявление не требуется (истечение срока). Рекомендуется уведомление. | Приказ об увольнении (ст. 79 ТК РФ). Сдача СЗВ-ТД (увольнение). Выдача СТР / трудовой книжки. |
Внимание! Если основной работник вышел на работу раньше срока больничного (закрыл лист нетрудоспособности досрочно)‚ срочный договор с замещающим прекращается в этот же день (день выхода основного). Приказ об увольнении датируется днем выхода основного работника.
Типичные ошибки и риски (судебная практика)
- Отсутствие в заявлении/договоре ФИО замещаемого. Риск: суд признает договор бессрочным (Постановление Пленума ВС РФ № 2). Решение: Всегда пишите: «на время отсутствия Иванова Ивана Ивановича*».
- Указание конкретной даты окончания договора (например‚ «до »). Риск: если основной работник выйдет 15.04, лишние 2 недели оплаты/простоев; если заболеть до 30.04 — пробел в замещении. Решение: Только событие — «до выхода на работу».
- Неоформление доплаты приказом Т-5. Если замещающий делает работу за двоих‚ а доплата не зафиксирована — нарушение ст; 151 ТК РФ‚ штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Установка испытательного срока при договоре до 2 месяцев. Незаконно (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Договор может быть расторгнут только по общим основаниям (пропуски‚ несоответствие — но без ИС).
- Пропуск СЗВ-ТД при приеме. Штраф 500 руб. за каждого (ст. 14.25 КоАП РФ)‚ плюс проблемы со стажем у работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли принять замещающего с даты‚ более ранней‚ чем начало больничного основного работника?
Ответ: Да‚ если это необходимо для ввода в курс дела (передача дел). Но в договоре и приказе срок начинается с фактического дня приема‚ а основание срочности все равно — отсутствие основного. Оплата за дни до начала больничного — как обычная зарплата‚ это не «замещение» в строгом смысле‚ а обучение/передача дел.
Вопрос: Что если основной работник ушел в декретный отпуск сразу после больничного?
Ответ: Срочный договор с замещающим не прекращается автоматически. Основание срочности меняется: было «болезнь»‚ стало «декретный отпуск» (тоже п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ); Необходимо заключить дополнительное соглашение к срочному ТД о продлении срока действия до окончания декретного отпуска (с указанием новой даты/события) и издать новый приказ о замещении.
Вопрос: Нужно ли оформлять медосмотр при приеме на срочный договор на 2 недели?
Ответ: Да‚ если работа относится к перечню вредных/опасных факторов (Постановление ГосТруда № 13) или требует медкнижки (питание‚ торговля‚ медицина‚ образование). Срок договора не освобождает от обязательных медосмотров (ст. 212‚ 213 ТК РФ).
Вопрос: Как маскировать данные в образцах для публикации/обучения?
Ответ: Используйте замену: ФИО — Иванов И.И. или * *; Адрес — г. *‚ ул. ‚ д. ; Телефон — +7 () —; СНИЛС — —* *; ИНН, ; Номер договора/приказа — */2026.
Резюме: алгоритм действий HR за 15 минут
- Получить от кандидата заявление (образец выше) с указанием ФИО больного сотрудника.
- Подготовить срочный ТД (2 экз.) с условием «до выхода на работу ФИО осн. работника*».
- Подготовить Приказ о приеме (Т-1/свой) с основанием «п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ».
- Подготовить Приказ о замещении/доплате (Т-5/свой), обязательно‚ если есть доплата.
- Подписать документы руководителем‚ ознакомить работника под роспись.
- Сдать СЗВ-ТД в СФР в день приема (код 2).
- В день выхода основного работника: издать Приказ об увольнении (ст. 79 ТК РФ)‚ сдать СЗВ-ТД (увольнение)‚ выдать документы.
Грамотное оформление замещения на время больничного в 2026 году — это не только соблюдение ТК РФ‚ но и защита от штрафов‚ судов и ошибок в индивидуальном учете в СФР. Главное правило: в заявлении‚ договоре и приказах всегда четко прописывайте ФИО и должность замещаемого основного работника. Используйте приведенные выше образцы как базу‚ адаптируя их под ЛНА вашей организации (свои бланки приказов‚ формы заявлений).
Помните‚ что с 2026 года ответственность за своевременное и корректное заполнение сведений для пособия по ВН лежит на работодателе в ЭДО СФР‚ а заявление от больного работника на выплату больше не требуется. Но заявление замещающего на прием к работе, это база трудового права‚ которая не отменялась и не упростилась.
Статья подготовлена на основе актуального на Трудового кодекса РФ‚ Приказа СФР № 643 от ‚ Постановления Госстата № 1 и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.