Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её утеря или порча может стать серьёзной проблемой, однако законодательство предусматривает механизм восстановления, оформление дубликата. В этой статье мы подробно разберём, в каких случаях выдаётся дубликат, кто должен его оформлять, и приведём образец заявления на замену трудовой книжки.
В каких случаях выдаётся дубликат трудовой книжки
Согласно Правилам ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), дубликат оформляется в следующих ситуациях:
- утеря трудовой книжки — как по вине работника, так и по вине работодателя;
- порча документа — трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
- наличие недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу;
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и др.).
Кто оформляет дубликат
Важный нюанс: если работник устраивается на новое место работы и сообщает, что его трудовая книжка утеряна или испорчена, оформлением дубликата должен заниматься предыдущий работодатель. Новый работодатель в этом случае заводит работнику новую трудовую книжку только при отсутствии возможности восстановить дубликат.
Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
Как составить заявление
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки составляется в произвольной форме. Однако в нём обязательно должны быть указаны:
- реквизиты работодателя (наименование организации, Ф.И.О. руководителя);
- сведения о работнике (Ф.И.О., должность, паспортные данные при необходимости);
- причина, по которой запрашивается дубликат (утеря, порча и т. д.);
- перечень прилагаемых документов, подтверждающих трудовой стаж (если старая книжка не сохранилась);
- дата и подпись работника.
Образец заявления на замену трудовой книжки
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
паспорт: серия 45* № 456,
выдан ОВД района * г. Москвы
адрес регистрации: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв.
Заявление
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки (серия ТК-IV № 1*567) в связи с её утерей при обстоятельствах, не зависящих от меня (утеряна вместе с сумкой).
Для подтверждения трудового стажа прилагаю следующие документы:
- Справка с места работы от ООО «Ромашка» от № ;
- Копия приказа о приёме на работу от № -к;
- Справка из архива № * от .
Какие документы подтверждают стаж
Если старая трудовая книжка сохранилась (пусть и испорченной), записи в дубликат переносятся непосредственно из неё. Если же книжка утеряна, работнику потребуется предоставить:
- справки с предыдущих мест работы;
- копии приказов о приёме на работу и об увольнении;
- выписки и справки из архивов;
- иные документы, подтверждающие трудовую деятельность.
Важно: копии или выписки из самой трудовой книжки в качестве подтверждения стажа использовать нельзя. При этом работодатель обязан оказывать работнику содействие в получении необходимых документов (п. 32 Правил, утв. Постановлением Минтруда от № 69).
Оформление дубликата
После получения заявления работодатель оформляет дубликат следующим образом:
- в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат»;
- если прежняя книжка сохранилась, на её ьном листе пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа;
- ьный лист заполняется по общим правилам: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия или специальность;
- вносятся сведения о работе на основании предоставленных подтверждающих документов.
Замена трудовой книжки — процедура несложная, если правильно составить заявление и собрать подтверждающие документы. Главное — не затягивать с обращением к работодателю и помнить, что дубликат должен быть выдан в течение 15 дней. При возникновении спорных ситуаций работник вправе обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или суд.