С 7 июля 2024 года вступил в силу новый единый бланк заявления о замене календарных лет в расчетном периоде, утвержденный Приказом Социального фонда России (СФР) от № 643. Данный документ актуален для сотрудников, которые планируют получить пособие по временной нетрудоспособности (больничный), декретное пособие или пособие по уходу за ребенком в 2026 году и последующие периоды. Ниже представлена подробная статья о том, кто имеет право на замену, как правильно составить заявление и какие нюансы учитывать.

Правовая основа и суть механизма

Согласно ст. 14 Федерального закона от № 255-ФЗ, расчетный период для определения среднего заработка составляет два календарных года, предшествующих страховому случаю (например, 2024 и 2025 годы для больничного в 2026 году).

Если в эти годы работник находился в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, его заработок за этот период может отсутствовать или быть незначительным. Пособия по Беременности и родам (БиР) и по уходу за ребенком до 1,5 лет не включаются в суммарный заработок расчетного периода. В результате бухгалтер вынужден рассчитывать пособие «от МРОТ», что сильно снижает выплату.

Механизм замены лет позволяет исключить из расчета «нулевые» или низкооплачиваемые годы декрета/ухода и заменить их на два календарных года, предшествующих этим отпускам, при условии, что это увеличит размер пособия.

Кто имеет право на замену расчетного периода?

Право на подачу заявления не ограничено только биологическими матерями. Замену лет могут запросить:

• Женщины, находившиеся в декретном отпуске (по БиР).
• Родители (мать или отец) и другие родственники (бабушка, дедушка и т.д.), фактически осуществлявшие уход за ребенком и находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.
• Сотрудники, бравшие декрет или отпуск по уходу у другого работодателя (не у текущего).

Какие годы можно заменить и на какие?

Правила выбора заменяемых периодов строго регламентированы:

1. Что заменяем: Календарные годы расчетного периода (два года перед больничным), в которых сотрудник полностью или частично находился в:
   • Декретном отпуске (по БиР);
   • Отпуске по уходу за ребенком.
2. На что заменяем: На один или два календарных года, предшествующие указанным отпускам (декрету или уходу).
3. Главное условие: Замена должна привести к увеличению размера пособия. Если заработок в предшествующих годах был ниже или равен МРОТ, заменять нет смысла, СФР/работодатель откажет или оставит исходный период.

Пример для 2026 года:

• Страховой случай (больничный) — 2026 год.
• Стандартный расчетный период: 2024 и 2025 годы.
• В 2024–2025 гг. сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком (заработок 0 руб.).
• Декрет/уход начался в 2023 году.
• Можно запросить замену 2024 и 2025 гг. на 2022 и 2023 годы (года перед декретом/уходом).

Порядок оформления заявления

Куда и когда подавать

• Куда: Работодателю (в кадровую службу/бухгалтерию) или напрямую в клиентскую службу СФР (если работодатель ликвидирован или через личный кабинет на Госуслугах/СФР).
• Срок: Заявление можно подать в любое время до назначения пособия. Лучше сделать это заранее (например, вместе с больничным листом или заявлением на декрет), чтобы бухгалтер успел пересчитать заработок. Подача после начисления возможна, но потребует перерасчета и доплаты.
• Форма: Письменная (на бумаге) или электронная (ЭДО, личный кабинет СФР/Госуслуг). Бланк утвержден Приказом СФР № 643.

Структура заявления (по утвержденному бланку)

В заявлении должны быть заполнены следующие блоки:

1. Реквизиты получателя пособия: ФИО, СНИЛС, дата рождения, гражданство, контакты (телефон, email).
2. Реквизиты страхователя (работодателя): Наименование, ОГРН/ИНН, регистрационный номер в СФР.
3. Информация о страховом случае: Вид пособия (ВН, БиР, уход), дата возникновения.
4. Сведения о заменяемых и замещающих периодах: Табличная часть, где указываются:
   • Годы расчетного периода, подлежащие замене (например, 2024, 2025).
   • Годы, на которые производтся замена (например, 2022, 2023).
   • Основание для замены (реквизиты приказа о декрете/уходе).
5. Подпись заявителя и дата.

Образец заполнения заявления (с маскировкой персональных данных)

Ниже приведен пример заполнения утвержденной формы. Все персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, СНИЛС, номера приказов) заменены на маску (*).

Ключевые нюансы и частые ошибки

Частичная замена

Можно заменить не обязательно оба года. Если, например, в 2024 году сотрудник работал (есть заработок), а в 2025 был в уходе, заменяют только 2025 год на 2023 год. В бланке просто заполняется одна строка таблицы.

Документы-основания

В графе «Основание» обязательно указываются реквизиты приказа (распоряжения) о предоставлении декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком, которые дали право на замену. Если приказов нет (утеряны), работодатель обязан восстановить данные из личной карточки сотрудника (Т-2) или архива.

Работа у разных работодателей

Если декрет/уход был у другого работодателя, текущий работодатель все равно обязан произвести замену по заявлению сотрудника. Сотрудник должен предоставить копии приказов прошлого работодателя или справку о заработке (форма 182н) за замещающие годы. Отказ в приеме заявления из-за отсутствия приказов у текущего работодателя — незаконен.

Электронное взаимодействие

С 2024 года СФР активно переводит процессы в электронный вид. Если организация работает по ЭДО с СФР, заявление направляется через оператора ЭДО в формате XML (схемы обмена утверждены СФР). Для сотрудников доступно подача через Личный кабинет СФР или Госуслуги (сервис «Назначение пособия по временной нетрудоспособности» — там есть пункт про замену периода).

Алгоритм действий бухгалтера/Кадровца при получении заявления

1. Проверить полномочия заявителя (является ли лицом, имевшим декрет/уход).
2. Сверить годы: подлежат ли замене именно те годы, где был декрет/уход, и предшествуют ли замещающие годы именно им.
3. Рассчитать средний заработок за стандартный период (2024–2025) и за замещающий (2022–2023).
4. Сравнить полученные суммы пособия. Если за замещающий период пособие больше — производить замену. Если меньше или равно — оставить стандартный период (в заявлении можно написать отказ от замены, но обычно просто не применяют её).
5. Оформить расчетный листок/ведомость с отметкой о примененной замене.
6. Передать данные в СФР (при необходимости) в установленном формате.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли заменить годы, если декретный отпуск пришелся на один из расчетных лет только частично?

Да. Если в расчетном году (например, 2024) сотрудник работал 3 месяца, а 9 месяцев был в декрете/уходе, этот год подлежит замене целиком на предшествующий год. Частичная замена внутри одного года не предусмотрена.

Что делать, если замещающие годы (перед декретом) также были с низким заработком?

Сравните расчеты. Если за замещающий период пособие не увеличивается (или увеличивается незначительно, но ниже МРОТ-расчета), заменять невыгодно. Заявление пишут только при выгоде.

Нужно ли приложять копии приказов о декрете к заявлению?

По правилам заполнения бланка (Приказ № 643) в таблице указываются реквизиты приказов. Копии приказов работодатель может запросить для проверки, но в само заявление в СФР копии не прикладываются (данные передаются в структурированном виде).

Может ли отец ребенка написать заявление на замену лет, если был в отпуске по уходу?

Да, безусловно. Закон (ст. 14 255-ФЗ) предоставляет это право «иному члену семьи», фактически осуществляющему уход. Пол не важен.

Заявление на замену лет, это законный инструмент защиты дохода сотрудников с детьми. В 2026 году используется бланк Приказа СФР № 643. Главное — вовремя подать его работодателю (или в СФР), четко указать годы замены и основания (приказы о декрете/уходе) и убедиться, что замена действительно увеличивает пособие. Грамотное заполнение гарантирует, что больничный или декретное пособие будут рассчитаны по справедливому заработку, а не по МРОТ.

Статья подготовлена на основе информации из КонсультантПлюс (Приказ СФР № 643) и материалов профильных порталов (Зарплата-Онлайн) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому правоведу или бухгалтеру вашей организации.