На практике нередко возникает ситуация, когда сотрудник тратит на нужды компании больше денег, чем получил под отчет, либо вовсе оплачивает расходы из собственных средств. В таком случае работник имеет право на возмещение перерасхода. Для этого оформляется специальное заявление к авансовому отчету. Рассмотрим, как правильно его составить, какие документы приложить и какие сроки необходимо соблюдать.

Когда требуется заявление на возмещение

Заявление о возмещении расходов по авансовому отчету составляется в следующих случаях:

• сотрудник израсходовал больше денежных средств, чем получил авансом (перерасход);
• работник оплатил расходы в интересах компании из личных средств, не получая подотчетных сумм;
• возникли дополнительные командировочные расходы сверх выданного аванса;
• необходимо зачесть денежные средства на иные расходы в счет выданных под отчет сумм.

Нормативная база

Порядок выдачи подотчетных средств и отчетности по ним регулируется:

• Указанием Банка России № 3210-У (порядок ведения кассовых операций);
• Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ № 749);
• внутренними локальными актами организации (положение о подотчетных суммах, приказы руководителя).

Работник обязан отчитаться по авансовому отчету в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или в срок, установленный руководителем организации.

Структура заявления

Унифицированной формы заявления на возмещение перерасхода законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Документ должен содержать:

1. Шапку — наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя, должность и Ф.И.О. заявителя.
2. Наименование документа — «Заявление».
3. Основную часть, просьбу возместить перерасход с указанием суммы, номера и даты авансового отчета, цели расходов.
4. Перечень приложений — подтверждающие документы (чеки, БСО, билеты, квитанции).
5. Дату и подпись заявителя.

Образец заявления на возмещение перерасхода

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

Заявление

Прошу возместить перерасход денежных средств по авансовому отчету № 15 от в размере 4 350 (четыре тысячи триста пятьдесят) рублей 00 копеек, израсходованных на оплату проживания в гостинице в период служебной командировки в г. Казань с по .

Приложения:

1. Авансовый отчет № 15 от — на 1 л.
2. Счет и кассовый чек гостиницы — на 2 л.
3. Проездные билеты — на 2 л.

    Петров    ____________ / Петров П.П. /

Образец заявления при расходах из личных средств

Если сотрудник не получал аванс, а оплатил расходы сам, формулировка будет иной:

«Прошу возместить расходы, произведенные мною из личных денежных средств в интересах организации, в размере 2 800 (две тысячи восемьсот) рублей 00 копеек на приобретение канцелярских товаров для офиса. Подтверждающие документы прилагаю».

Порядок возмещения перерасхода

1. Сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы.
2. Оформляется заявление на возмещение перерасхода.
3. Бухгалтерия проверяет документы и целевое расходование средств.
4. Руководитель утверждает авансовый отчет и заявление.
5. Оформляется расходный кассовый ордер (РКО). В строке «Основание» указывается: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету № ___ от ______».
6. Денежные средства выдаются из кассы либо перечисляются на карту работника.

Рекомендации для работодателя

• Утвердите приказом список сотрудников, которым разрешено производить расходы в интересах компании без получения денег под отчет;
• Разработайте и утвердите единую форму заявления на возмещение расходов.
• Установите сроки рассмотрения заявлений и выплаты компенсации.
• Требуйте обязательного приложения первичных документов (чеков, БСО).

Контакты для консультаций (пример оформления)

По вопросам оформления авансовых отчетов можно обратиться в бухгалтерию организации: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 2, телефон: +7 (4) —, e-mail: buh*@example.ru. Ответственный специалист, главный бухгалтер Сидорова А.А.

Заявление на возмещение расходов по авансовому отчету, простой, но важный документ, позволяющий сотруднику вернуть деньги, потраченные на нужды компании; Главное — правильно оформить заявление, приложить все подтверждающие документы и соблюсти установленные сроки отчетности. Это защитит интересы как работника, так и работодателя при возможных проверках.