Нередко сотрудники используют в работе собственные вещи: ноутбук, телефон, автомобиль, инструменты, принтер и другое имущество․ Чтобы такое использование было законным, а работник мог рассчитывать на компенсацию износа (амортизации), необходимо правильно оформить договорённость с работодателем․ Одним из ключевых документов является заявление на использование личного имущества в служебных целях․
Правовая основа
Основным нормативным актом здесь выступает статья 188 Трудового кодекса РФ․ Она устанавливает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается:
- компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества (например, бензин, ремонт, связь)․
Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме․
Когда нужно заявление
Заявление подаётся, если работник:
- использует личный автомобиль для служебных поездок;
- работает на собственном ноутбуке или компьютере;
- применяет личный инструмент (например, электродрель, шуруповёрт);
- использует личный телефон для рабочих переговоров;
- применяет иное имущество в интересах работодателя․
Структура заявления
Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать:
- Шапку — кому адресовано (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО работника)․
- Название документа, «Заявление»․
- Основную часть — просьба разрешить использование личного имущества в служебных целях с указанием характеристик имущества и размера компенсации․
- Приложения — копии документов на имущество (ПТС, чек, паспорт изделия)․
- Дату и подпись․
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «СтройМонтаж»
Иванову И․И․
от мастера участка
Петрова П․П․
(адрес: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ , кв․ )
Заявление
Прошу разрешить мне использование в служебных целях личного имущества — автомобиля марки Kia Rio, государственный регистрационный знак А*АА 777, 2020 года выпуска, — для выполнения служебных поездок по заданиям руководства․
Прошу установить компенсацию за использование и износ автомобиля в размере 5 000 (пять тысяч) рублей в месяц, а также возмещение расходов на горюче-смазочные материалы по фактическим затратам на основании путевых листов и чеков․
Приложения:
- Копия паспорта транспортного средства, на 2 л․
- Копия свидетельства о регистрации ТС, на 1 л․
Что делать дальше
После подачи заявления работодатель:
- ставит резолюцию о согласии;
- заключает с работником соглашение об использовании личного имущества (может быть приложением к трудовому договору);
- издаёт приказ о назначении компенсации․
Важные нюансы
- Компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами (для легковых автомобилей нормы установлены Постановлением Правительства РФ № 92)․
- Без письменного соглашения взыскать компенсацию через суд будет сложно․
- В соглашении стоит прописать порядок возмещения ущерба при поломке имущества․
- Заявление составляется в двух экземплярах: один — работодателю, второй (с отметкой о принятии) — работнику․