Справка о доходах физического лица (ранее известная как форма 2-НДФЛ) остается одним из самых востребуемых документов для работников. Она необходима для оформления кредитов‚ ипотеки‚ получения налоговых вычетов‚ виз и решения многих других вопросов. В данной статье подробно разберем‚ как правильно написать заявление на ее получение‚ какие существуют образцы в 2026 году и какие сроки установлены законом.
Нормативная база: обязан ли работодатель выдавать справку?
Согласно п. 4 ст. 230 Налогового кодекса РФ и разъяснениям ФНС России (в частности‚ Письмо ФНС от № БС-4-11/1443)‚ налоговый агент (работодатель) обязан предоставить справку о доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ по письменному заявлению работника. Это право распространяется как на действующих‚ так и на бывших сотрудников (увольнившихся в предыдущие годы).
Важно: с 2021 года утверждена новая форма справки — «Справка о доходах физического лица» (порядок заполнения утвержден Приказом ФНС от № ММВ-7-11/566@)‚ однако в обиходе и делопроизводстве она по инерции продолжает называться 2-НДФЛ.
Единой формы заявления не существует
Законодательно (НК РФ‚ Трудовой кодекс) унифицированной формы заявления на выдачу справки 2-НДФЛ не предусмотрено. Организации имеют право:
- Утвердить свой внутренний бланк в локальном нормативном акте (Положении о делопроизводстве или Положении о кадровом документообороте).
- Принимать заявления в произвольной форме‚ если внутренний регламент отсутствует.
Эксперты КонсультантПлюс и ГАРАНТ подтверждают: главное — соблюсти обязательные реквизиты документа (см. ниже). В системах «КонсультантПлюс»‚ «ГАРАНТ» (актуально на октябрь 2025 – 2026 год) приводятся примерные формы‚ которые можно использовать как основу.
Обязательные реквизиты заявления (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Даже в свободной форме документ должен содержать:
- Шапку: Наименование организации (ИП) — кому адресуется (ФИО директора/ИП‚ должность).
- Данные заявителя: ФИО полностью‚ должность‚ табельный номер (если есть)‚ структурное подразделение.
- Название документа: «Заявление на выдачу справки о доходах и суммах налога физического лица (формы 2-НДФЛ)».
- Суть просьбы: За какой период(ы) нужна справка (например‚ «за 2025 год»‚ «за 2024 и 2025 годы»‚ «за истекший период 2026 года»).
- Количество экземпляров: Сколько копий требуется (для банка‚ визового центра и т.д.).
- Цель получения (по желанию): «для представления в кредитную организацию»‚ «для получения налогового вычета» и т.д. — это ускоряет работу бухгалтерии.
- Способ получения: Лично на руки / через уполномоченного лица (требуется доверенность) / по почте (адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. ) / в электронном виде (на email: @.ru).
- Дата и подпись: Дата составления‚ расшифровка подписи.
Образец заявления на получение справки 2-НДФЛ (актуальный на 2026 год)
Ниже приведен универсальный образец‚ соответствующий требованиям систем «КонсультантПлюс» и «ГАРАНТ» на 2025–2026 годы.
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П. (таб. № *)
ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу справки о доходах и суммах налога физического лица
Прошу выдать мне справку о доходах и суммах удержанного налога на доходы физического лица
(ранее форма 2-НДФЛ) за 2025 год и истекший период 2026 года
в количестве 2 (двух) экземпляров для представления в ПАО Сбербанк (цель: оформление ипотечного кредита).
Справку прошу направить:
[ ] Выдать лично мне на руки
[ ] Выдать уполномоченному лицу по доверенности № от .*.202*
[ ] Направить почтой России на адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв.
[X] Направить в электронном виде на e-mail: *@mail.ru (подписанную ЭЦП/скан-копию) -9 апреля 2026 г. Подпись: _____________ /Петров П.П./
Важные нюансы заполнения:
- Период: Указывайте конкретные годы. Если вы уволились в 2024 году‚ а просите справку в 2026 году — пишите «за 2024 год». Справка за текущий год (2026) выдается только за истекшие периоды (кварталы/месяцы).
- Электронный вид: С 2023 года работодатели могут выдавать справки в электронном виде (XML/PDF с ЭЦП) через личный кабинет налогоплательщика или на email. Уточните у бухгалтерии‚ какой способ предпочтителен.
- Бывшие работники: Образец идентичен‚ но в шапке вместо должности пишут «бывшему работнику» или просто указывают ФИО и паспортные данные (серия/номер: ) для идентификации в архиве.
Порядок и сроки подачи заявления
Как подать:
- Лично в кадры/бухгалтерию: В двух экземплярах (один с отметкой о принятии остается у вас).
- Через внутреннюю систему (ЭДО/1С/Корп. портал): Во многих компаниях (крупных) запрос оформляется в пару кликов.
- Почтой (заказным письмом с вложением): Актуально для удаленщиков и бывших сотрудников. Адрес отправки: юр. адрес компании (г. ‚ ул. ‚ д. *).
- Через налоговую (ЛК физлица): Самый быстрый способ для справок за 2021–2025 гг. — скачать прямо из Личного кабинета ФНС (не требует заявления работодателю).
Сроки выдачи (ст; 62 ТК РФ‚ п. 4 ст. 230 НК РФ):
Работодатель обязан выдать справку не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
- День подачи заявления, день 1 (если подано в рабочее время).
- Если подано после обеда или в нерабочий день, отсчет идет со следующего рабочего дня.
Ответственность: За нарушение сроков — штраф на должностное лицо до 20 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ)‚ за отказ, до 50 000 руб.
Особенности получения бывшими работниками в 2026 году
Если вы уволились давно (например‚ в 2022–2024 годах):
- Подайте заявление (образец выше) по почте или через представителя с доверенностью.
- В заявлении укажите паспортные данные (серия/номер: ) и адрес для отправки готовой справки.
- Работодатель хранит документы 50–75 лет (в зависимости от типа)‚ справку формирует из архивных данных.
- Если организация ликвидирована, обращайтесь в архив (государственный или некоммерческий)‚ куда передано дело. Заявление пишется уже в название архива.
Частые ошибки и советы
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Не указали количество экземпляров | Выдадут 1 шт.‚ придется писать новое заявление | Всегда пишите: «в 2 (двух) экземплярах» (или 3‚ 4…) |
| Не указали период / написали «за все время» | Бухгалтерия вернет заявление на доработку | Четко перечислите годы: «за 2024‚ 2025 гг.» |
| Не указали способ получения | Справка будет лежать в бухгалтерии до личного визита | Поставьте галочку: «на email» или «по почте» с адресом |
| Просили старую форму «2-НДФЛ» (до 2021 г.) | Могут выдать справку в новом формате (что законно)‚ но банк может запросить старый бланк | Пишите: «Справку о доходах… (ранее форма 2-НДФЛ)». Банки обязаны принимать новый формат. |
Альтернатива: Получение справки без заявления работодателю
На самый простой способ получить справку за 2021–2025 годы — зайти в Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (lkfl2.nalog.ru) или приложении «Налоги ФНС».
- Раздел «Справки» → «Справка о доходах (2-НДФЛ)».
- Выбрать год‚ нажать «Получить».
- Файл (XML/PDF с ЭЦП) скачивается мгновенно. Подпись ФНС эквивалентна подписи работодателя.
Минус: В ЛК нет данных за текущий 2026 год (они появятся после сдачи работодателем отчетности за 1 квартал — примерно после 25 апреля 2026 г.) и за годы до 2021. В этих случаях, только через работодателя/архив.
Написание заявления на справку 2-НДФЛ, процедура простая‚ но требующая внимательности к деталям (период‚ количество копий‚ способ доставки). Используйте приведенный выше образец 2026 года‚ адаптируйте его под свою ситуацию (действующий/бывший сотрудник‚ цели получения) и подавайте удобным способом. Помните о праве получить документ в течение 3 рабочих дней и возможности скачать исторические данные через Личный кабинет ФНС без бюрократии.
Статья подготовлена на основе актуальных данных систем КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ‚ разъяснений ФНС России (Письмо от № БС-4-11/1443) и Трудового кодекса РФ. Актуальность проверена на .