Персональные данные сегодня обрабатываются повсеместно: работодателями, банками, медицинскими учреждениями, интернет-магазинами, образовательными организациями. В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» оператор обязан получить согласие субъекта на обработку и хранение его данных. Одним из ключевых документов в этой сфере являеться заявление (согласие) на хранение персональных данных. В этой статье разберём, что это за документ, когда он нужен и как его правильно составить.
Что такое заявление на хранение персональных данных
Заявление на хранение персональных данных, это письменное волеизъявление гражданина, в котором он даёт разрешение конкретной организации (оператору) хранить сведения, относящиеся к его личности. К персональным данным относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- номера телефонов, адреса электронной почты;
- СНИЛС, ИНН;
- сведения о состоянии здоровья (специальная категория данных);
- биометрические данные (фото, отпечатки пальцев).
Когда требуется такое заявление
Согласие на хранение персональных данных обычно требуется в следующих ситуациях:
- При трудоустройстве — работодатель хранит личное дело сотрудника, в т.ч. после увольнения (в архиве).
- При обращении в медицинские учреждения — клиники хранят медицинские карты пациентов.
- При регистрации на сайтах и в сервисах, операторы обязаны хранить данные россиян на серверах, расположенных на территории РФ;
- При заключении договоров — с банками, страховыми компаниями, операторами связи.
- В образовательных учреждениях — школы и вузы хранят данные учащихся и их родителей.
Важно помнить: за хранение персональных данных на зарубежных серверах предусмотрены серьёзные штрафы — для юридических лиц они могут достигать 6 000 000 рублей, а за повторную утечку санкции ещё строже. Кроме того, все операторы персональных данных (работодатели, предприниматели, владельцы сайтов) обязаны подавать уведомление в Роскомнадзор.
Структура и правила оформления заявления
Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4 в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа — наименование организации-оператора, ФИО её руководителя, а также данные заявителя (ФИО, паспорт, адрес).
- Название документа — «Заявление» или «Согласие на обработку и хранение персональных данных».
- Основная часть — перечень данных, цель обработки и хранения, срок хранения, перечень действий с данными (сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, использование, уничтожение).
- Срок действия согласия и порядок его отзыва.
- Дата и подпись заявителя.
Образец заявления на хранение персональных данных
Ниже приведён примерный образец документа:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
паспорт: серия 45* № 456,
выдан ОВД района * г. Москвы 12.03.20* г.,
зарегистрированного по адресу:
г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. ,
тел.: +7 (9) -*-*
ЗАЯВЛЕНИЕ
о согласии на обработку и хранение персональных данных
Я, Петров Пётр Петрович, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие ООО «Пример» (ИНН 77, адрес: г. Москва, ул. *, д. ) на обработку и хранение моих персональных данных: фамилии, имени, отчества, даты рождения, паспортных данных, адреса регистрации, номера телефона, адреса электронной почты.
Цель обработки: заключение и исполнение трудового договора, ведение кадрового учёта.
Согласие действует в течение срока, установленного законодательством РФ для хранения соответствующих документов, и может быть отозвано мною путём направления письменного заявления по адресу оператора.
Как отозвать согласие
Субъект персональных данных вправе в любой момент отозвать своё согласие. Для этого необходимо:
- Составить заявление об отзыве согласия в двух экземплярах.
- Передать его оператору лично (с отметкой о принятии на своём экземпляре) либо направить заказным письмом с уведомлением.
- Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, не превышающий 30 дней, если иное не предусмотрено законом.
Полезные советы
- Всегда внимательно читайте текст согласия перед подписанием — обращайте внимание на цели обработки и срок хранения.
- Не указывайте лишние данные, не относящиеся к цели обращения.
- Сохраняйте копию подписанного заявления у себя.
- Проверяйте, подал ли оператор уведомление в Роскомнадзор, это можно сделать на официальном сайте ведомства.
Заявление на хранение персональных данных — простой, но юридически значимый документ, защищающий права граждан и определяющий обязанности операторов. Грамотно составленное согласие позволяет контролировать, какая информация о вас хранится, где и как долго. При возникновении спорных ситуаций вы всегда можете обратиться с жалобой в Роскомнадзор или в суд.