Заявление на аванс на оплату проезда — это документ, с помощью которого работник (или иное лицо, имеющее право на компенсацию) просит работодателя либо уполномоченный орган выдать денежные средства до совершения поездки — на покупку билетов к месту отдыха, командировки, лечения и обратно. Ниже разберём, в каких случаях оно подаётся, как правильно его составить, и приведём готовый образец.
Когда подаётся заявление на аванс на проезд
- Командировка — работник просит выдать аванс на командировочные расходы, включая стоимость билетов.
- Оплата проезда к месту отдыха, для работников Крайнего Севера и приравненных местностей (ст. 325 ТК РФ), а также по локальным актам организации;
- Компенсация через СФР — заявление о компенсации в виде предоставления проездных документов или возмещения фактических расходов.
- Студенты и обучающиеся — возмещение стоимости проезда при нахождении на полном государственном обеспечении.
- Муниципальные служащие — например, заявление о выдаче аванса на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно (по формам, утверждённым местными администрациями).
Обязательные элементы заявления
- Шапка — адресуется руководителю организации (наименование организации, должность, Ф.И.О. руководителя) и указывается, от кого подано (Ф.И.О., должность, структурное подразделение).
- Название документа — «Заявление».
- Просительная часть — просьба выдать аванс с указанием:
- цели поездки (командировка, отпуск, лечение);
- маршрута следования (пункт отправления, пункт назначения);
- предполагаемой суммы аванса;
- способа получения денег (наличными через кассу или перечислением на карту с реквизитами).
- Приложения, перечень подтверждающих документов (приказ о командировке, расчёт стоимости билетов и т;п.).
- Дата и подпись заявителя.
Образец заявления на аванс на оплату проезда
Генеральному директору
ООО «Северный путь»
Иванову И;И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
(табельный № 0*)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне аванс в размере 25 000 (двадцати пяти тысяч) рублей на оплату стоимости проезда по маршруту: г. Москва — г. Сочи — г. Москва в связи с направлением меня в командировку с по (приказ от № 1-к).
Денежные средства прошу перечислить на мою банковскую карту по следующим реквизитам:
- Банк: ПАО «Сбербанк»;
- Номер карты: 4276 * * 12*;
- Номер счёта: 40817 * 56*.
Обязуюсь в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки представить авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов (билетов, посадочных талонов, чеков).
Подпись: ____________ / Петров П.П. /
Особенности для отдельных категорий
Работники Крайнего Севера
Заявление на оплату проезда к месту отдыха подаётся на имя работодателя с указанием места отдыха, маршрута, состава семьи (если оплачивается проезд членов семьи) и суммы расходов. К заявлению прикладываются билеты либо расчёт их стоимости.
Компенсация через СФР
Подаётся заявление по рекомендуемой форме (Приложение № 2) о возмещении фактически произведённых расходов либо о предоставлении проездных документов. Адресат, территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования РФ.
Студенты
Заявление адресуется ректору учебного заведения с указанием маршрута и основания (нахождение на полном государственном обеспечении).
Практические рекомендации
- Проверьте локальные акты организации — во многих компаниях утверждена собственная форма заявления.
- Указывайте сумму аванса с небольшим запасом, но в разумных пределах — перерасход придётся обосновывать.
- Сохраняйте все билеты, посадочные талоны и чеки — без них аванс не закроется.
- Помните о сроках отчёта: по общему правилу авансовый отчёт подаётся в течение 3 рабочих дней после поездки.
- Заявление составляется в двух экземплярах: один — работодателю, второй (с отметкой о принятии) — заявителю.