В деловой переписке и повседневной жизни часто возникает необходимость составить официальный документ — заявление или уведомление. Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать заявление? Однако и тут есть свои нюансы. Разберёмся, чем отличаются эти документы и как их правильно оформить.
Чем заявление отличается от уведомления
Заявление — это всегда официальный письменный документ, адресованный конкретному органу или должностному лицу с просьбой, требованием, уведомлением или объяснением. Его основные характеристики:
- Письменная форма, заявление оформляется в виде документа, обычно с подписью, датой и реквизитами (шапка, получатель);
- Инициатива заявителя, по своему смыслу заявление связано с инициативой того, кто его подаёт (например, работника);
- Просьба или требование — документ содержит обращение с целью получить что-либо или добиться определённого действия.
Уведомление — это документ, которым организация, орган власти или гражданин ставит в известность другую сторону о каком-либо факте, решении или намерении. Бизнес использует уведомления, чтобы информировать органы власти, сотрудников и контрагентов в разных ситуациях.
Если инициатива исходит от работодателя или организации, то документ, оформленный в виде заявления, выглядит нелогично — в таком случае правильнее составить именно уведомление.
Юридическое значение документов
С 1 сентября 2013 года порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьёй 165.1 ГК РФ. Юридически значимый документ может называться по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Главное — правильно его оформить и обеспечить доказательство вручения адресату.
Структура заявления
Классическое заявление состоит из следующих элементов:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается получатель (должность, организация, Ф.И.О., например: «Директору ООО «» Иванову И.И.») и заявитель (Ф.И.О., адрес, телефон +7 () —);
- Название документа — слово «Заявление»;
- Основная часть, изложение сути просьбы или требования;
- Приложения — перечень прилагаемых документов (если есть);
- Дата и подпись с расшифровкой.
С большой или маленькой буквы писать слово «заявление»?
Самый частый вопрос при оформлении. Существует три допустимых варианта:
- Традиционный способ — слово «Заявление» с большой буквы, по центру строки, без точки в конце;
- С маленькой буквы, если оно является частью заголовка к тексту (например: «Заявление о предоставлении отпуска» — здесь первая буква заглавная, остальные строчные);
- Полностью прописными буквами «ЗАЯВЛЕНИЕ» — допустимо в строгом деловом стиле.
Структура уведомления
Уведомление обычно состоит из двух смысловых частей:
- В первой части указывают причину обращения к гражданину или организации;
- Во второй части приводят факты, аргументы, решения, доказательства и предложения.
При подготовке документа на компьютере отметку об исполнителе печатают шрифтом размера 9 пт. Уведомления, адресованные работникам, составляют, как правило, в 2 экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чём в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «С уведомлением ознакомлен» или «Экземпляр уведомления получил», которая включает наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку и дату.
Способы направления уведомления
Уведомление может быть направлено несколькими способами:
- Лично под расписку — на основании заявления о выдаче документа, в т.ч. через МФЦ;
- По почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
- В электронной форме — например, через личный кабинет налогоплательщика для физических лиц, имеющих к нему доступ.
Особые случаи: уведомления в госорганы
Уведомление в Роскомнадзор
При подаче уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных в электронном виде без использования электронной подписи порядок следующий: после заполнения формы уведомления и отправки её в информационную систему уполномоченного органа необходимо распечатать заполненную форму, подписать её и направить в соответствующий территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора.
Уведомление в налоговый орган
При заполнении уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов в поле «Представляется в налоговый орган (код)» указывается код налогового органа, в который одновременно с декларацией представляется уведомление; Подробные памятки по заполнению публикуются на официальном сайте ФНС России.
Практические рекомендации
- Формулируйте требования конкретно. Например, при обращении в комиссию по трудовым спорам недостаточно просто написать, что работодатель не выплатил зарплату, укажите период, суммы и ссылки на документы;
- Всегда сохраняйте копию документа с отметкой о вручении;
- Указывайте актуальные контактные данные: адрес (г. , ул. , д. **), телефон +7 () —;
- Соблюдайте официально-деловой стиль, избегайте эмоциональных выражений;
- Проверяйте реквизиты получателя — ошибка в наименовании органа может привести к возврату документа.
Заявление и уведомление — разные по цели документы: первое выражает просьбу или требование инициатора, второе — информирует адресата о фактах и решениях. Правильный выбор вида документа, грамотное оформление структуры и подтверждение вручения обеспечат юридическую силу вашего обращения и помогут добиться нужного результата.