Обращение в архивные учреждения, это часто единственный способ подтвердить трудовой стаж, получить сведения о награждениях, восстановить утерянные документы или узнать историю организации․ Наибольшим архивным хранилищем на севере европейской части России является Государственный архив Мурманской области (ГОКУ ГАМО)․ Именно сюда направляются большинство запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, льготами и реабилитацией․

Важно: Существует также Муниципальный архив администрации города Мурманска (городской архив), который хранит документы органов местного самоуправления и городских предприятий․ Данная статья основана на актуальной информации с официального сайта Государственного архива Мурманской области (источник: murmanarchiv․ru, данные на )․

Какие запросы принимаются (Виды социально-правовых справок)

Архив исполняет запросы, связанные с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами․ Основные виды запросов:

• Подтверждение стажа работы (общий, непрерывный);
• Льготный стаж (вредные/опасные условия, высокие температуры и т․д․);
• Стаж в районах Крайнего Севера (РКС) и приравненных к ним местностях;
• Сведения о награждении орденами, медалями (в т․ч․ «За доблестный труд», юбилейными медалями);
• Прописка по флоту (морской/речной флот, рыбопромыслы);
• Направление в УКК (управление кадрового учета) — подтверждение работы в организациях, переданных в учет;
• Применение репрессий (реабилитация, сведения о реабилитированных лицах);
• История учреждения / Местонахождение организации в РКС (справки для судов, нотариусов, самих организаций)․

Способы подачи обращения

Граждане могут выбрать один из удобных способов обращения․ Критически важно: по электронной почте запросы не принимаются!

1. Лично — в приемной по графику работы (см․ раздел «Режим работы»)․
2. Почтовым отправлением — заказным письмом с вложением (на адрес архива);
3. Через Госуслуги (ЕПГУ) — через ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (сервис «Предоставление архивной справки»)․
4. Через АИС ДАФ МО — Автоматизированная информационная система Дела Архивного Фонда Мурманской области на официальном сайте архива (murmanarchiv․ru)․
5. Ящик для письменных обращений — установлен при входе в здание архива (доступен в рабочие дни с 09:00 до 18:00)․

Необходимый пакет документов (Что приложить к заявлению)

Для качественного и быстрого поиска документов в фондах архива к заявлению-анкете обязательно прикладываются копии документов, уточняющих информацию:

• Копия документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ, развороты с фото, пропиской, данными о детях);
• Копия трудовой книжки (ьный лист + разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» за запрашиваемый период);
• Копия удостоверения к награде (если запрос касается награждений);
• Иные документы, подтверждающие факты биографии (свидетельства о браке/разводе/смене имени, военные билеты, справки с предыдущих мест работы и т․д․)․

Особые случаи:

• Доверенное лицо: Если заявление подает не сам заинтересованный человек, а представитель, требуется нотариальная доверенность (или иная, оформленная в установленном законом порядке), подтверждающая полномочия на получение информации․
• Конфиденциальная информация / Персональные данные третьих лиц: Заявитель должен представить документы, подтверждающие его полномочия на получение таких сведений (свидетельство о родстве, решение суда, свидетельство о праве на наследство и т․п․, согласно Закону РФ «Об архивном деле в РФ» и ФЗ-152)․

Структура и содержание заявления-анкеты

Заявление оформляется по установленному образцу (анкете), который можно получить в приемной архива, скачать на сайте в разделе «Сервисы» -> «Социально-правовые запросы» или заполнить онлайн в АИС ДАФ МО / Госуслугах․

Обязательные сведения для заполнения:

• Объект запроса (человек, о котором делается запрос): Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения․ Если фамилия менялась — обязательно указать фамилию в запрашиваемый период и год изменения․
• Заявитель: Фамилия, Имя, Отчество (если запрашивает справку о другом лице, указать степень родства или реквизиты доверенности: номер, дата выдачи)․
• Контакты для связи: Телефоны (—), адрес электронной почты (для уведомлений)․
• Почтовый адрес для отправки ответа (с индексом, областью/краем, районом, населенным пунктом, улицей, домом, квартирой)․ Адрес получателя маскируется: г․ , ул․ , д․ , кв․ ․
• Вид запроса (выбрать из перечня в п․1)․
• Место работы (Критически важно!): Точное и полное наименование учреждения/организации (на момент работы), структурные подразделения, должность (должности), период работы (с по)․ Желательно указывать ссылки на приказы (номер, дата) о приеме, переводе, увольнении․
• Согласие на обработку персональных данных — заполняется на оборотной стороне анкеты (обязательный реквизит)․

Совет архивистов: Перед подачей заявления желательно проконсультироваться с инспектором Социального фонда России (СФР) по месту жительства․ Специалист СФР поможет точно сформулировать запрос и определить, какие именно периоды или организации требуют подтверждения, что существенно ускорит поиск․

Сроки исполнения и стоимость

• Стоимость: Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется безвозмездно (бесплатно для граждан)․
• Стандартный срок: 1 месяц со дня регистрации обращения в архиве․
• Продление срока: В сложных случаях (объемный поиск, плохое состояние дел, необходимость межархивных запросов) срок может быть продлен руководителем архива не более чем на 30 дней․ Об этом заявитель обязательно уведомляется в письменном виде․
• Отсутствие документов: Если в фондах ГАМО документы не найдены, обращение направляется по принадлежности (в другой архив) или дается рекомендация о местонахождении документов не позднее 7 дней со дня регистрации․
• Льготные категории (ускоренное обслуживание): Для ветеранов ВОВ, участников СВО и членов их семей, лиц, оформляющих пенсию по инвалидности или потере кормильца, срок исполнения запроса составляет 15 календарных дней (в соответствии с приказом Минкультуры РФ и внутренними регламентами)․

Режим работы приемной и контакты ГОКУ ГАМО

Для личного обращения или сдачи запроса в ящик (пн-пт 09:00–18:00):

Особенности поиска документов: нюансы, о которых стоит знать

1. Переименование предприятий: Многие мурманские предприятия (рыбопромыслы, заводы, военные части, советские органы управления) многократно меняли названия, подчиненность (Министерство рыбного хозяйства, Мурманский облисполком, Военно-морской флот) и реквизиты․ Указание в заявлении точного названия на период работы — ключ к успеху․
2. Ликвидация и передача дел: При ликвидации организации дела должны были быть переданы в архив․ Однако часть фондов могла быть утеряна, уничтожена по актам (если истекли сроки хранения и ценность не подтвердилась) или передана в иные архивы (РГАЭ, РГВМА, архивы МО РФ, архивы соседних регионов)․
3. Флот и военные части: Документы по «прописке по флоту» и службе на кораблях/базах часто хранятся в Российском государственном архиве военно-морского флота (РГВМА) в Санкт-Петербурге или в архивах МО РФ․ ГАМО хранит делазированных организаций и управлений (Мурманское УРП, Мурманский базовый рыбопромысл и т․д․)․
4. Цифровизация (АИС ДАФ МО): Архив активно вводит электронный поиск․ Подача через АИС ДАФ МО на сайте позволяет отслеживать статус запроса в личном кабинете и получать ответ в электронном виде (под ЭЦП) или по почте․

Алгоритм действий: пошаговая инструкция

1. Определите цель: Какая именно справка нужна СФР, работодателю, суду или нотариусу?
2. Соберите входные данные: Сфотографируйте/скопируйте паспорт, трудовую книжку, удостоверения к наградам, приказы (если есть)․
3. Проконсультируйтесь в СФР (рекомендуется): Уточните формулировку запроса․
4. Выберите способ подачи:
   • Онлайн (быстрее): Госуслуги -> Сервисы -> Архивы -> «Получение архивной справки» или сайт murmanarchiv․ru -> АИС ДАФ МО․
   • Почта: Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес архива․
   • Лично/Ящик: Принесите оригиналы для сверки и копии для оставления в архиве․
5. Заполните анкету: Внимательно пропишите все названия организаций, даты, должности․
6. Подпишите согласие на ОПД: Без этого запрос не будет зарегистрирован․
7. Сохраните регистрационный номер: При личной сдаче — возьмите талон/копию с входящим номером․ По почте/Госуслугам — номер придет по СМС/в личном кабинете․
8. Ожидайте ответа: В течение 1 месяца (или 15 дней для льготников)․ Ответ придет Почтой России на указанный адрес или в личный кабинет Госуслуг/АИС ДАФ МО․

Частые ошибки, приводящие к отказу или задержке

• Заявление подано на имя другого архива (например, в Городской архив Мурманска, если нужны дела областного значения, или в РГВМА, если дела в ГАМО)․
• Не указано точное название организации («работал на заводе», «служил на флоте» — так искать невозможно)․
• Отсутствуют копии трудовой книжки (архивисту не на чем опираться при поиске личного дела или табелей)․
• Не заполнено согласие на обработку персональных данных․
• Указан несуществующий или неполный адрес для ответа (ответ вернется в архив как «невостребованное»)․
• Попытка отправить запрос на e-mail архива (такие письма не регистрируются и не исполняются)․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт ГОКУ ГАМО: https://www․murmanarchiv․ru (Разделы: «Сервисы» -> «Социально-правовые запросы», «Фонды», «АИС ДАФ МО»)․
• Портал Госуслуг (ЕПГУ): https://www․gosuslugi․ru (Поиск услуги: «Предоставление архивной справки» -> Выбор региона: Мурманская область -> ГОКУ ГАМО)․
• Сайт СФР Мурманской области: для предварительной консультации․
• Навигатор по архивам (Росархив): rosarchiv․ru — для поиска, в каком архиве хранятся дела конкретной организации․

Дата актуализации информации: 09 марта 2026 г․ Нормативная база и реквизиты архива могут меняться․ Перед подачей документов обязательно сверьте актуальные требования на официальном сайте murmanarchiv․ru или по телефону приемной․