Запрос контактной информации — это разновидность делового письма-запроса, официальное обращение к физическому или юридическому лицу с целью получения сведений о способах связи: телефонах, адресах, электронной почте, данных ответственных лиц. Такие письма применяются как в деловой переписке между организациями, так и при обращении граждан в государственные органы, банки и иные учреждения.

Когда составляется запрос контактной информации

• при необходимости установить связь с контрагентом, партнёром или клиентом;
• при уточнении реквизитов организации перед заключением договора;
• при поиске ответственного лица для решения рабочих вопросов;
• при обращении в госорганы, банки, образовательные и медицинские учреждения;
• при восстановлении утраченных контактов в рамках деловых отношений.

Общие требования к оформлению

Оформление письма-запроса рекомендовано вести в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Удобно составлять запрос на фирменном бланке организации, где уже указаны основные реквизиты: название предприятия, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контактные данные.

Структура письма

1. Шапка (адресат). Указываются наименование организации, должность и ФИО руководителя либо данные физического лица.
2. Заголовок. Например: «Запрос о предоставлении контактной информации» или «Запрос сведений».
3. Основная часть. Формулируются конкретные вопросы с использованием клише: «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…». Допускается тактичное указание желаемого срока ответа.
4. Дата и подпись должностного лица, при необходимости — печать организации.

Образец запроса контактной информации

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1

от ООО «Партнёр»

ИНН 77*, ОГРН 11577
Адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 2*
Тел.: +7 (495) —
E-mail: info@partner-*.ru

Запрос о предоставлении контактной информации

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с подготовкой к заключению договора поставки просим предоставить контактные данные ответственных сотрудников Вашей организации: ФИО, должность, рабочий телефон и адрес электронной почты специалиста отдела продаж, а также уточнить актуальный юридический и фактический адреса компании.

Будем признательны за предоставление информации в срок до . Ответ просим направить по адресу электронной почты, указанному выше, либо по телефону: +7 (495) —* (ответственный — Петров П.П.).

С уважением,
Директор ООО «Партнёр» ____________ /Сидоров С.С./

Как составить ответ на запрос

Ответ на запрос о предоставлении контактной информации должен содержать:

• данные получателя письма (название и адрес компании);
• ссылку на входящий запрос (дата и номер письма);
• текст ответа с запрашиваемыми сведениями в том виде, в каком их просили предоставить;
• дату и подпись должностного лица, при необходимости — печать;
• контактные данные составителя ответа, чтобы получатель мог уточнить информацию.

Полезные рекомендации

• Определите цель запроса заранее — это сделает письмо ясным и конкретным.
• Формулируйте вопросы предельно точно, избегая двусмысленности.
• Обязательно указывайте свои контактные данные, чтобы ответ дошёл своевременно.
• Помните о требованиях законодательства о персональных данных: запрашивайте только те сведения, которые действительно необходимы, и получайте согласие субъекта данных, если это требуется.
• Закон не устанавливает унифицированную форму такого письма, каждый запрос уникален, поэтому адаптируйте образец под свою ситуацию.