Письмо-запрос о предоставлении информации — это официальный документ‚ с помощью которого организация или гражданин обращаются к контрагенту‚ госоргану или учреждению за нужными сведениями. Грамотно составленный запрос имеет юридическую значимость и обязывает получателя дать мотивированный ответ.

Когда составляется запрос

• получение сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о контрагенте;
• запрос в налоговую о счетах должника или разъяснении законодательства;
• обращение в больницу о подлинности документа (листка нетрудоспособности);
• запрос в Роспотребнадзор‚ администрацию‚ архив;
• истребование дубликатов документов у поставщика для восстановления учёта;
• запрос коммерческого предложения и цен у потенциальных поставщиков;
• запрос работника об обработке его персональных данных.

Общие правила оформления

По общему правилу запрос составляют на фирменном бланке организации с указанием реквизитов получателя‚ даты и исходящего номера. Документ должен содержать:

1. Шапку, наименование и адрес получателя‚ данные отправителя (ФИО или название организации‚ адрес‚ телефон‚ e-mail).
2. Заголовок — «Запрос о предоставлении информации».
3. Основную часть — суть обращения: какие именно сведения или документы требуются‚ на основании чего (ссылка на договор‚ закон).
4. Просьбу о сроках, например: «Настоятельно просим дать ответ в течение пяти рабочих дней».
5. Подпись руководителя или уполномоченного лица‚ дата‚ печать (при наличии).

Образец запроса

ООО «Пример»
ИНН 77* 01‚ ОГРН 11577
Адрес: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. ‚ оф.
Тел.: +7 (495) -*-‚ e-mail: info@*.ru

Исх. № * от «» ________ 20__ г.

Руководителю ООО «Партнёр»
Иванову И.И.
Адрес: 190‚ г. Санкт-Петербург‚ наб. Реки ‚ д.

Запрос о предоставлении информации

Уважаемый Иван Иванович!

В рамках исполнения договора поставки № * от «» ________ 20__ г. просим предоставить следующую информацию:

• сведения о текущем статусе отгрузки товара по спецификации № ;
• дубликаты утраченных документов: накладной № * от «» ________ 20__ г. и счёта-фактуры № .

Ответ просим направить в срок до «» ________ 20__ г. по адресу: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. ‚ либо на электронную почту: info@*.ru.

С уважением‚
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./
М.П.

Особенности запросов в госорганы

Обращения в ФНС‚ Роспотребнадзор‚ администрацию и иные органы регулируються специальными нормами (например‚ ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»). В таком запросе обязательно указываются:

• наименование органа и ФИО должностного лица;
• ФИО заявителя‚ адрес места жительства (для юрлица, название и местонахождение);
• суть обращения и ссылка на правовое основание;
• способ получения ответа (почтой‚ электронно).

Стандартный срок ответа на обращение гражданина — 30 дней с момента регистрации.

Ответ на запрос

Получатель запроса обязан подготовить ответное письмо — положительное (с предоставлением сведений) либо мотивированный отказ (например‚ если информация составляет коммерческую или государственную тайну). Ответ также оформляется на бланке‚ со ссылкой на номер и дату входящего запроса.

Полезные советы

• Формулируйте вопросы конкретно — получатель должен ясно понимать‚ какие данные нужны.
• Регистрируйте запрос в журнале исходящей корреспонденции и сохраняйте подтверждение отправки.
• При первом обращении к новой компании укажите источник информации о ней.
• Если сведения нужны срочно — прямо укажите желаемый срок ответа.