Получение бесплатных образцов продукции, это стандартная деловая практика, позволяющая оценить качество товара перед заключением крупного контракта. Грамотно составленный запрос бесплатного образца ускоряет процесс принятия решения, минимизирует риски закупки некондиционной продукции и, в случае госзакупок (44-ФЗ, 223-ФЗ), служит обоснованием цены контракта. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить такое письмо, какие виды запросов существуют и как учитывать полученные образцы в учете.

Зачем нужен запрос бесплатного образца?

Основные цели направления официального запроса:

• Оценка качества: Физическая проверка свойств товара (материал, сборка, упаковка) перед закупкой партии.
• Обоснование цены (для 44-ФЗ и 223-ФЗ): Согласно методическим рекомендациям ФАС (в т.ч. письму ФАС от № 28/45511/24), использование образца снижает риск признания цены контракта необоснованной. Заказчик фиксирует рыночные цены на аналогичную продукцию.
• Тестирование и сертификация: Необходимость проведения лабораторных испытаний или получения сертификатов соответствия.
• Маркетинг и презентация: Демонстрация товара заинтересованным лицам (инвесторам, руководству, конечным покупателям).

Виды запросов и правовая природа

В деловом обороте выделяют несколько типов документов, связанных с получением образцов:

Коммерческое письмо-запрос (B2B)

Направляется от покупателя поставщику. Это инициатива заинтересованной стороны. Форма не устанавливается законом, разрабатывается самостоятельно или на основе типовых бланков.

Запрос коммерческого предложения (КП) с просьбой о направлении образца

Часто объединяются: компания просит прислать КП и приложить образцы. Поступление ответа на запрос КП с образцами ускоряет переговоры.

Запрос в рамках госзакупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)

Государственный заказчик запрашивает коммерческие предложения (в т.ч. с образцами) для определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК). Форма запроса не утверждена приказом, заказчик разрабатывает её самостоятельно.

Письмо-просьба (внутреннее или внешнее)

Может направляться во внутренние подразделения (на склад, в лабораторию) или в сторонние организации. Письмо-просьба не имеет стандартного образца, но является официальным документом, требующим соблюдения правил делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Структура и обязательные реквизиты запроса

Независимо от вида, любой официальный запрос должен содержать реквизиты, установленные ГОСТом:

1. Эмблема/Логотип (при наличии).
2. Код документа (по классификатору/нумератору организации).
3. Дата составления и Регистрационный номер (исходящий).
4. Адресат: Полное наименование организации, ФИО руководителя/ответственного лица (маскируем: ), адрес (маскируем: ).
5. Тема письма (четко: «Запрос бесплатного образца продукции…»).
6. Текстовая часть (вводная, основная, заключительная).
7. Подпись руководителя (ФИО, должность, маскируем: ) и печать (при наличии).
8. Исполнитель: ФИО, телефон (маскируем: ), e-mail (маскируем: *) для связи.
9. Приложения (перечень, если есть: ТЗ, чертежи, реквизиты для отправки).

Как правильно написать текст запроса (пошагово)

Шаг 1. Вводная часть

Укажите, от имени кого и зачем пишется письмо.

Пример: «ООО «Ромашка» (ИНН , КПП ) обращается к Вам с просьбой предоставить бесплатные образцы продукции для проведения качественной экспертизы и принятия решения о закупке партии товара в рамках закупки № * от ..2026 г.».

Шаг 2. Основная часть — детализация требований

Максимально точно опишите, что именно нужно, в каком количестве и каких характеристик.

• Наименование товара (по каталогу/артикулу).
• Технические требования (ГОСТ, ТУ, цвет, размер, материал).
• Количество образцов (обычно 1–3 шт., для тестов — больше).
• Требования к упаковке и маркировке образца.
• Сроки, в которые образец нужен на руках.

Шаг 3. Условия предоставления и возврата

Это критически важный пункт для избежания споров.

• Бесплатность: Прямо укажите: «Образцы предоставляются бесплатно».
• Доставка: Кто платит за пересылку? (Часто: «Доставка за счет получателя» или «За счет поставщика»). Укажите адрес доставки (маскируем: *) и контактное лицо на складе.
• Возврат/уничтожение: Нужно ли вернуть образец после экспертизы? В течение какого срока? Кто оплачивает возврат? Если образец уничтожается при тестировании — зафиксируйте это.

Шаг 4. Заключительная часть

Призыв к действию и контакты для согласования деталей.

«Просим направить образцы до ..2026 г. По вопросам доставки и комплектации просьба связаться с менеджером закупок Ивановым И.И. (тел.: , e-mail: ). В случае невозможности предоставления образцов просим уведомить в письменном виде с указанием причин».

Особенности оформления для Электронного документооборота (ЭДО) и Email

Современные запросы чаще всего уходят по электронной почте или через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн).

• Тема письма: Обязательно четкая: «Запрос бесплатного образца | ООО «Ромашка» | Закупка № *». Это гарантирует, что письмо не попадет в спам и будет открыто сразу.
• Формат вложений: Официальное письмо — в PDF (с ЭЦП/печатью/подписью). Реестр запрашиваемых образцов — удобно в Excel (.xlsx);
• Подпись: Для юридической силы используйте усиленную неквалифицированную (УНЭП) или квалифицированную (КЭП) электронную подпись.

Образцы и шаблоны (что скачать и как использовать)

В интернете доступно множество бланков. Основные типы файлов, которые стоит иметь под рукой:

• Пустой бланк письма-просьбы (.doc / .docx) — для ручного заполнения под ваш логотип.
• Образец заполнения письма-просьбы (.doc / .pdf) — эталон правильного заполнения реквизитов и формулировок.
• Образец запроса коммерческого предложения с приложением образцов (.doc) — комбинированный вариант.
• Шаблон реестра образцов (.xlsx) — таблица: Наименование | Артикул | Кол-во | Требования | Статус (отправлен/получен/возвращен).

Важно: Использование чужого образца не исключает необходимости адаптации под вашу ситуацию (реквизиты, специфика товара, условия возврата). Всегда проверяйте актуальность реквизитов организации-адресата.

Бухгалтерский и налоговый учет бесплатных образцов

Получение образцов — это не просто логистика, это хозяйственная операция.

У получателя (покупателя):

• Налог на прибыль (ст. 251 НК РФ): Бесплатно полученные имущество (образцы) признаются доходом в виде материальной выгоды (стоимость по рыночным ценам), если они не возвращены. Если образцы возвращены или уничтожены при тестировании — дохода нет.
• НДС (ст. 170 НК РФ): Объектом налогообложения является передача имущества безвозмездно. Налоговый агент — поставщик. Покупатель НДС не исчисляет, но должен получить от поставщика счет-фактуру (если поставщик выставил) для подтверждения стоимости.
• Бухучет (ПБУ 9/2022, ФСБУ 5/2019): Отражаются на счете 002 «Запасы, принятые на ответственное хранение» или 08/98 (если используются в НИОКР), в зависимости от цели. При возврате — списание со сч. 002.

У поставщика (отправителя):

• НДС: Обязательно исчислять НДС от рыночной стоимости образцов (ст. 154, 170 НК РФ), даже если они бесплатные. Выставить счет-фактуру.
• Налог на прибыль: Расходы на изготовление и отправку образцов учитываются в составе расходов на производство и реализацию (п. 1 ст. 264 НК РФ), если это связано с получением дохода (продвижением товара).
• Бухучет: Дт 44/26, Кт 10/20/41 (списание стоимости), Дт 19 — Кт 60/76 (НДС).

Типичные ошибки и чек-лист перед отправкой

Работа с системой «КонсультантПлюс» и правовыми базами

Для профессиональной работы с запросами, особенно в сфере госзакупок и налогообложения, рекомендуется использовать правовые справочные системы. Например, в КонсультантПлюс доступны:

• Готовые формы: «Запрос (заявление) в налоговый орган о выдаче информационного письма…», «Образец запроса коммерческого предложения».
• Комментарии к 44-ФЗ, 223-ФЗ по обоснованию НМЦК через запрос КП.
• Актуальные письма ФАС и Минфина (в т.ч. упомянутое письмо ФАС от № 28/45511/24).
• Судебную практику по спорам о возврате образцов и налогообложении материальной выгоды.

На дату доступен пробный доступ к системе бесплатно на 2 дня для проверки актуальности форм.

Резюме: алгоритм успешного получения образца

1. Определите цель (тест, закупка, НМЦК).
2. Подготовьте ТЗ/список с артикулами и характеристиками.
3. Составьте официальное письмо на бланке организации (реквизиты ГОСТ).
4. Согласуйте условия доставки/возврата с логистом и юристом.
5. Отправьте через ЭДО/Email с четкой темой и контактами исполнителя (тел.: , e-mail: ).
6. Зарегистрируйте исходящий номер, поставьте контрольный срок ответа.
7. При получении — оформите акт приема-передачи / ТОРГ-12 / УПД (в зависимости от условий).
8. Обеспечьте бухгалтерский и налоговый учет по правилам.

Грамотный запрос бесплатного образца — это не просто формальность, а инструмент управления рисками и затрат. Используйте проверенные шаблоны, учитывайте актуальные разъяснения ФАС и Минфина, и процесс закупок станет прозрачнее и эффективнее.